システムの乱立とは、例えば総務部はサービスA、人事部はサービスB、経理部はサービスCのように、業務特化型のシステムを部署・業務ごとに導入した状態のことを指す。
この弊害は2つあり、1つ目は「人事情報の管理工数が増え、更新漏れが起きやすくなる」ことである。
部署・業務ごとに別々のサービスを導入していると、システムごとに人事マスタを持つことになるため、従業員の身上変更や昇給・昇格などがあった際、全てのシステムのマスタに対して更新作業を行わなければならない。
特に給与、手当、保険料は役職や住所などによって金額が変わるので、更新漏れが発生すると大きなトラブルにつながる。
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システムを導入する際は全体最適の視点が重要
2つ目は「経営に必要な人事情報をすぐに出せない」ことである。
近年、人的資本経営の重要性がクローズアップされているように、過去の人事情報（給与情報や評価情報）などを基にした適切な経営が企業には求められる。
人事情報が散らばっており、部署連携がなされていないと、経営層や上層部からの依頼にスピーディな対応が行えないのだ。
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以上、システムの乱立がもたらす弊害について解説してきたが、そもそもこれらの要因はデータが標準化されていないことにある。そのため、システム間の連携を手作業で対応せざるを得なくなる。やはりシステムを導入する際は、業務特化型システムによる目先の課題解決だけでなく、全体最適の視点が重要だろう。
リンク先から入手できる資料では、システムの乱立がもたらす課題を解消する手段について確認できる。人事労務・勤怠管理・給与計算といった定型業務をまとめて管理できるクラウド型人事労務システムのメリットや、人事システムの保守期限切れへの対応で失敗しないための方法についても解説しているので、担当者の方はぜひ参考にしていただきたい。
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