紙による書類の管理は手間がかかる上、紛失してしまうリスクが常にあり、中でも手渡しや郵送中に失われるケースは珍しくない。
また、手入力を行う際にミスが起こりやすく、それによる差し戻しの手間も労力の無駄といってよいだろう。
火災・洪水・地震といった災害時においても、紙の書類が一気に失われる恐れがあるほか、出社が困難になった場合は書類へのアクセスが困難になる。
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ペーパーレス化の恩恵を最大限に享受するには
ペーパーレス化を進めれば紙の書類を管理する手間を減らせるが、実はこの取り組みはそれ以上の恩恵をもたらしてくれる。
例えば印刷費や郵便料金など紙の郵送にかかる費用がゼロになるほか、システム上で書類を管理することになるため物理的な保管スペース費用も必要なくなる。
また、経理担当者は紙の書類の原本回収、ファイリング、保管といった一連の業務から解放されるため、業務の効率アップ、生産性の向上といった効果も期待できるだろう。
さらに、システム上でタイムスタンプを付与することで電子帳簿保存法への対応が可能になる上、申請・承認プロセスも可視化されるのでガバナンスも強化される。
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以下のリンク先から入手できる資料では、経理担当者が向き合いがちな課題と、ペーパーレス化によって得られる効果を整理している。ペーパーレス化を実現するためのITツールを選定する際のポイントも解説しているので、経理担当者の方にはぜひ参考にしていただきたい。
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