例えば請求書の印刷・封入・郵送という業務を紐解くと、請求書を印刷し、印刷した請求書を正しく振り分け、取引先と請求書を間違えないよう注意しながら三つ折りにして封入し、郵送のために外出することになる。こうした細かな作業の積み重ねが担当者の負担につながるわけだ。
中でも郵送の作業は企業及び担当者にとって大きな重荷となる。このような業務の工数・コストを削減するには、何が求められるのだろうか?
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請求書発行サービスを選定する際のポイントとは
実は請求書発行サービスを導入することで、郵送の必要がある取引先への郵送代行が可能になる。これは業務負荷の軽減に大きく寄与するはずだ。
また、2024年の秋ごろには25グラム以下の定型郵便の封書について、料金の上限額が84円から110円に引き上がる見通しとなっている。こうした郵送代金の値上げも企業にとっては負担だろう。電子化をより進めることでコスト削減に結び付けることが可能だ。
実際に請求書発行サービスを導入する際は、請求書の「郵送」だけでなく前工程の「作成」も踏まえて選定したい。また、将来的に請求書以外の発行書類へと拡張することを見据え、「管理」も含めた検討を行うべきだ。
そこで求められるのは柔軟な帳票発行が可能なサービスである。あらゆる帳票の一括作成・個別作成に対応していたり、帳票の作成・稟議・送付・保存といったプロセスをデジタルで一本化できたり、帳票のレイアウトや項目を柔軟にカスタマイズできたりすることが望ましい。
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以下のリンク先から入手できる資料では、請求書発行業務における課題、請求書発行サービスを導入するメリット、請求書発行サービスに求められる項目について詳しく解説している。ぜひ参照いただき、組織の業務効率化を鋭意推進してほしく思う。
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