ITの黎明期にその存在を世に広めたグループウェア「Lotus Notes」(以下、Notes)。2000年代にはNo.1シェアともいわれるほど流行したプロダクトであった。しかし運用期間が長期化することによって、データベースが乱立・肥大化するなどの課題を抱えるようになり、10年ほど前から移行の需要が高まっている。

Notesが抱えるおもな課題には、自由に作られたデータベースを管理することによる負荷の増加と業務の複雑化、そして膨大なデータを保持するための維持コストがある。そのような中、乱立したデータを独自ツールにより整理しスムーズな移行を支援するのが、NTTデータビジネスシステムズが提供する「imforce Notesマイグレーションサービス」だ。

本稿では、乱立する膨大なデータベースという課題に注目しながら、同サービスの強みを紹介していきたい。

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Notes移行事例集
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難しいNotes移行をスムーズに実行

Notesでは知識があれば誰でも自由にデータベースを作成できるため、データベースの数が増えやすく、IT管理者も把握できていない “野良データベース” が氾濫しがちだ。移行しようにもデータベースの仕様がわからない、個別業務に特化したものが多く標準化を進めにくい……などの背景から、移行に膨大なコストがかかったり移行作業がうまく行えなかったりという問題が往々にして発生する。

NTTデータビジネスシステムズが提供する「imforce Notesマイグレーションサービス」は、Notes移行に精通したエンジニアがアセスメントを行うことで、ブラックボックス化しているNotesの状態をわかりやすく可視化。移行の成否を決める方針計画の段階で、適切な方向性や必要なプロセス、期間を提示してくれる。

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Notesを使い続ける際に有効な「Notes支援サービス」も用意

Notes移行にあたってのポイントに、「いかにして必要なデータベースを取捨選択するか」がある。独自仕様のデータベースがあると、特定の人に依存した業務がどうしても発生してしまう。こうした属人的な要素は組織全体の効率を引き下げるボトルネックになり得るため、可能な限りシンプルなデータベースへと移すことが求められる。このため、移行に際しては不要なデータベースをなくし、できる限り業務を標準化する必要があるのだ。

ただ、業務によっては情報として残しておきたいデータベースもあるだろう。同サービスに含まれる「NotesDB HTML変換サービス」では、移行を行わなかったデータベースについて、今後も参照可能な形式で保管しておくことができる。

また、環境を移行するのではなく今あるNotesの課題を解消しながらこれを使い続けたいというケースも見受けられる。「imforce Notesマイグレーションサービス」にはNotesの活用を支援する「Notes支援サービス」もラインナップ。10年以上にわたり顧客へNotesの技術提供を行ってきた経験に基づきながら、Notesに関する課題をサポートしてくれる。

*　　*　　*

以下でダウンロードできる資料では、「imforce Notesマイグレーションサービス」を利用した数多くのＮｏｔｅｓ移行事例が紹介されている。製造業、情報通信業、金融業など、業種別にさまざまなケースを解説しているので、Notesの運用や移行に課題を感じている企業は、ぜひ参考にしてほしい。

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