電気・電子材料系商社の東和電気では、毎月の営業実績報告書をスピーディに作成するためにBIツールを導入。EAIツールを利用することで、基幹系システムに手を加えることなくデータ集計・分析を行えるように。従来は2人が毎月7営業日を費やしていた手作業でのデータ集計・分析作業の負担を一気に軽減すると同時に、エンドユーザーである営業部への提供を約1週間短縮した。

実績管理のExcel帳票作成に、多大な時間を要していた

東和電気は1946年に設立された、電気・電子材料および部品等を広く扱う商社だ。家電、自動車、通信機器、エネルギー関連など幅広い顧客に対し、単なる卸売りとしてだけでなく、顧客のソリューションパートナーとしてトータルにサポートするのが大きな特徴だ。また、国内各地はもちろん、海外にもアジアを中心に多くの事業拠点を展開、総勢約100名の営業担当者が各地の顧客をサポートする体制を敷いている。

そうした中で課題となっていたのが、営業会議で使う売上や粗利の予算・実績管理のためのデータ収集と分析に多大な工数と時間がかかっていたことだ。同社では、毎月の営業会議で営業担当一人ひとりに対して予算と実績を突き合わせて集計・分析したExcel帳票を使っているが、この帳票の作成作業に多大な時間を要していたのだ。作業を担当するシステムグループ 係長の櫻井裕也氏は、次のように説明している。

東和電気株式会社 システムグループ 係長 櫻井 裕也 氏

「当社の場合、営業部の予算は一人ひとりがExcelの帳票として管理し、その数字を積み上げる形で支店や地区、全社の数字を算出しています。一方、実績は基幹系の販売管理システムで管理されており、それらを集計・分析して営業会議向けの帳票を作成する作業を、我々システムグループが担当しています」

これまで、集計・分析作業にはExcelやAccessが用いられていたが、作成する帳票の数は拠点や地区単位も含め百数十種類にのぼり、手作業が多かったことから2人がかりで約7営業日を要していたという。販売管理システムの仕様上、前月の実績データが得られるようになるのは締日から3営業日ほど後となるため、各営業担当者に集計済み帳票が届くのは約10営業日後、すなわち2週間も待たされていた。

「当社の事業を支える重要な資料なので、早く集計し迅速にアクションにつなげられるようにしたかったのです。また、我々システムグループとしても、この作業を効率化して負担を軽減したいと考えていました。手作業で集計しているため、人的なミスもありましたので、自動化することで迅速かつ確実な情報提供の仕組みを求めていたのです」（櫻井氏）

基幹系に手を加えずにBIツールで自動レポーティング
データの橋渡しにEAIツールを採用

こうした状況を打開すべく、櫻井氏が具体的な検討を開始したのは、2013年12月頃のことだ。まず情報収集を始めたのはBIツールについてだった。営業担当者一人ひとりの帳票を自動的に作成・配布するためのレポーティング機能を特に重視し、多彩な選択肢の中から最終的にジャストシステムの「Actionista!」を選択した。一方、販売管理システムからActionista!へのデータ連携については、アプレッソのEAIツール「DataSpider Servista」が採用された。EAIツールを活用したのは、基幹系システムに手を加えたくないという理由からだった。

「BIツールで使える形に集計したデータを出力できるよう販売管理システムを改修する、という方法も考えられますが、当社の基幹系は十数年前に構築したもので、数年の間には更新する計画もあり、手を加えたくなかったのです。EAIツールを使えば、この基幹系を改修することなくBIへデータをつなげることを知り、BIとEAIを組み合わせた形を検討することにしたのです。集計に関しては、組織体制や予算の立て方など、年度により変更があるものですが、そうしたちょっとしたカスタマイズは自身の手で行いたかったですし、基幹系を更新する際にも、集計をEAIツールに任せておけば対応が容易になるという考えもありました」（櫻井氏）

システム連携イメージ

5営業日の作業短縮と1週間早いアクションが可能に

これらの製品は2014年1月に契約し、2月から3月にかけてテストした上で構築を進め、4月にはカットオーバーを迎えた。

「Actionista!もDataSpider Servistaも導入のサポート体制がしっかりしていて、デモ環境を使っていままでと同じ結果がだせるように協力してくれたので、そこに我々が少し手を加えて完成させています。DataSpider Servistaを使いこなすため、トレーニングを1～2日受講しましたが、操作が簡単な上にフローの描き方やアイコンの使い方などはヘルプで確認できるので、誰でもできそうな印象を受けました。フロー図を描く感覚でアイコンを配置していくことで処理の流れを作成できるため、ユーザー企業の立場でも多少の変更は容易にできる、という感触です」（櫻井氏）

こうして、基幹システムを改修することなくEAIツールでデータ収集作業を効率化し、BIツールで分析作業を迅速化する形ができあがった。予算・実績データの集計から各営業担当者への提供までの作業が自動化されたわけだ。基幹システムの都合で若干の手作業は残っているものの、2人がかりで約7営業日を要していたシステムグループの負担は、2日にまで軽減されている。帳票が提供されるまでの期間も約5営業日ほど早まり、営業部は約1週間早くアクションを開始できるようになった。

「システムグループ長を兼務する管理本部長も、今回の導入で営業の取り組みが変化し、スピーディな対応が可能になった点を高く評価しています。また、より早い段階に実績を見通せるよう、月末だけでなく20日時点での集計なども検討しています」（櫻井氏）

様々な用途にツールの活用を拡大

集計・分析のスピードアップ以外にも多様な効果が生まれている。システムグループでは、これまで集計作業に費やしていた時間の多くを、別のコア業務に使えるようになった。それに加え、開発しやすいツールを得たことで、エンドユーザーからの多様な要望に迅速に応えられるようになった。例えば営業部から新しい集計・分析軸などの要望を受けた際も、自身の手で迅速にできたという。

「Actionista! はエンドユーザーの目に触れるツールなので、多くのユーザーが導入効果を実感しています。一方のDataSpider Servistaは、エンドユーザーに見えない部分で働いているものの、システムグループにとって大きなメリットをもたらしています」（櫻井氏）

もともと営業部門の集計・分析ニーズのスピード化がきっかけで導入されたActionista!とDataSpider Servistaだが、他にも様々な用途に活用が広がりつつある。2015年中を目処に財務諸表の集計・分析を可能にする計画で、経営層をはじめ営業部も見ることができるようにする予定だ。

また、EDIで受注したデータを販売管理システムに取り込む際にも、DataSpider Servistaを一部で利用し始めている。具体的には、WebでのEDIにおいて、社内ポータルとして使っているサイボウズのGaroon上にDataSpider Servistaの処理を開始するボタンを設置し、これまでダウンロードしてきたデータを受注担当者が販売管理システムに手入力していたのを、ボタン一つで取り込めるようにした。この処理は櫻井氏が開発したもので、2015年度から開始、現状5～6社の書式に対応させているという。

「次期基幹系システムの計画にも、今回構築したシステムは良い影響を与えています。集計や分析、帳票といった部分はDataSpider ServistaとActionista! に任せることができるからです。それらを意識しないで済むため、販売管理システムなどはできるだけシンプルにする方針です」（櫻井氏）

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