今週は、改ページする位置を指定したり、段落と段落の間隔を調整したりする方法について紹介する。改行を入力して配置を調整する方法もあるが、Wordに用意されている書式を利用した方が効率よく作業を進められる。ぜひ使い方を覚えておくとよいだろう。

ページ区切りの挿入

見出しなどの段落を必ずページの先頭から始めたい場合は、その直前に「ページ区切り」を挿入する。前回の連載でも紹介しているので、簡単におさらいしておこう。

まずは「ページ区切り」を挿入する位置にカーソルを移動する。見出し番号を自動入力している場合は、見出し番号の直後が実質的な「段落の先頭」になるので、ここにカーソルを移動すればよい。

カーソルの移動

続いて「挿入」タブを選択し、「ページ区切り」をクリックする。

「ページ区切り」の挿入

すると、カーソルがあった位置で改ページが行われ、以降の段落を必ずページの先頭に配置できるようになる。見出しを「ページの先頭」に配置する時の操作手順として覚えておくとよいだろう。

以降の段落が「ページの先頭」に配置される

そのほか「段落」の書式を使って「ページの先頭」に見出しを配置する方法も用意されている。これについては後ほど詳しく説明していこう。

念のため、文書に挿入した「ページ区切り」を削除する方法も紹介しておく。この場合は、「ホーム」タブにある「編集記号の表示/非表示」をONにし、「改ページ」の編集記号を選択した状態で「Delete」キーを押せばよい。

「ページ区切り」の削除(この状態で「Delete」キーを押す)

空白行の操作

続いては、段落と段落の間隔を調整する方法について紹介する。見出しの前に適当な間隔を設けたい場合は、「Enter」キーを押して改行を挿入するのが最も簡単な方法となる。

改行により間隔を調整した文書

ただし、ページ数の多い文書では、この方法はあまりお勧めできない。というのも、間隔調整用の改行がちょうど「ページの先頭」に配置されてしまう可能性があるからだ。

間隔調整用の改行が「ページの先頭」に配置された場合

この場合、間隔調整用の改行は不要になるので、改行を削除する必要がある。さらに、その後の修正により行数が変化した場合は、再び改行の挿入が必要になる場合もあり、何かと手間がかかる。よって、「段落」の書式で間隔を調整する方法を覚えておくとよい。

まずは、間隔調整用に挿入した改行を削除する。続いて、見出しの段落を選択し、「段落」の書式設定を呼び出す。

改行を削除し、「段落」の書式設定を呼び出す

見出しの前に適当な間隔を設けたい場合は、「段落前」に適当な数値を指定すればよい。今回の例では「2行」の間隔を「段落前」に指定した。

「段落前」の間隔の指定

すると、改行を挿入しなくても、自動的に2行分の間隔が確保されるようになる。もちろん、見出しが「ページの先頭」に配置された場合は、この間隔は「なし」として処理される。つまり、その都度改行の挿入/削除を行わなくても、自動的に間隔を調整できるようになる。

段落の前に指定した間隔が確保される

なお、スタイルを使って書式を指定している場合は、この書式も見出しのスタイルに登録しておくのが基本だ。すると、その都度「段落前」の書式を指定しなくても、自動的に適切な間隔を確保できるようになる。スタイルの書式を変更する方法は、本連載の第17回で紹介しているので、合わせて参照しておくとよいだろう。

改ページ位置の自動調整

何ページにも及ぶ長い文書では、文章が改ページされる位置にも気を配る必要がある。例えば、以下の図のように「ページの末尾」に見出しが配置された状態は、お世辞にも見やすいレイアウトとはいえない。

「見出し」と「本文」の泣き別れ

このような状態を回避するには、見出しの前に改行を挿入して、見出し以降を「次のページ」へ送ってやる必要がある。とはいえ、文書全体にわたって配置を確認していくのは大変な作業になるし、配置を調整した後に文章を修正すると、本文の行数が変化していしまい、同様の問題が違う場所で発生する恐れもある。よって、これらの配置調整を自動化する方法を覚えておくとよい。

長い文書ではスタイルを使って書式を指定するのが一般的なので、ここではスタイルの書式を変更する場合を例に操作手順を紹介していこう。まずは書式を変更するスタイルを右クリックし、「変更」を選択する。

スタイルの書式変更

続いて、「スタイルの変更」の左下にある「書式 ▼」ボタンをクリックして「段落」を選択する。

「段落」の書式設定の呼び出し

すると、「段落」の書式設定が表示される(スタイルを利用しない場合は、ここから作業を進めていけばよい)。この設定画面で「改ページと改行」タブを選択し、「次の段落と分離しない」をONにすると、「見出し」と「本文」がわかれてしまう問題を自動的に回避できるようになる。

改ページ位置を自動調整する書式

このようにスタイルの書式を指定しておくと、仮に見出しが「ページの末尾」に配置される状況になっても、見出し以降を自動的に「次のページ」へ送る処理が行われる。つまり、自分で配置を調整しなくても、常に最適なレイアウトを保つことが可能になるわけだ。

配置が自動調整された段落(見出し)

なお、似たような機能として、段落の前で自動的に改ページを行う書式も用意されている。この書式をONにすると、その都度「ページ区切り」を挿入しなくても、見出しを必ず「ページの先頭」から開始できるようになる。

段落の前で自動的に改ページする書式

例えば、章見出しを必ず「ページの先頭」に配置したい場合は、章見出しのスタイルに上記の書式を指定しておくとよい。これで「ページ区切り」を挿入する手間を省くことが可能となる。

このように、Wordには見出し(段落)の配置を調整する書式が用意されている。ささいな問題かもしれないが、作業効率の向上に意外と貢献してくれるので、一度使い方を確認しておくとよいだろう。