テレワークでの社内コミュニケーション

新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、テレワークが急速に普及してから、早1年以上が経ちます。現在テレワークを実施している企業で、コロナ収束後もテレワークを継続するという企業は7割という調査データもあります。一方で、マネジメントの観点から部下とのコミュニケーション、人材育成に関して悩みを抱える管理職も増えています。

本連載では、テレワークでの部下とのコミュニケーション、チームマネージメント、人材育成について取り上げます。また、アドビが実施している女性リーダーの育成の取り組みについても紹介する予定です。

テレワークによる人材育成の課題

最初に簡単に、筆者である私の自己紹介をします。新卒で教育系出版社に入社し20年以上、商品開発系の部門でさまざまな商品やサービスの開発・企画制作や、新規事業の立ち上げ、ブランド事業の責任者などを務めました。その後、ニューヨーク発EdTech（教育関係のテクノロジー）のスタートアップ企業の日本事業立ち上げ期に参画、さらに、2017年にアドビの日本法人に入社し、現在はデジタライゼーションマーケティング本部（Document Cloudマーケティング部と教育市場部）の本部長をしています。私が初めて管理職になったのは2005年のこと。それから16年、さまざまな失敗も経験しながら、自分なりのリーダー像を模索し続けています。

さて、アドビのテレワークの状況についてお話ししますと、アドビでは2020年3月から2021年7月の現在に至るまで、全社的なテレワークを実施しています。筆者の部署ではこの期間に2名の新規採用を行いました。一次面接の段階からすべてオンラインで対応しており、一度も直接会わずに採用が決まりましたが、入社書類関係や研修なども含めてすべてオンラインで、その後も順調にチームに加わって成果を出しています。

実はアドビでは、他の部署でもテレワークによる人事管理において、特段ネガティブな課題を聞く印象はあまりないですが、他の企業の方とお話すると、次のようなお悩みを聞くことがあります。

●オフィスにいれば、部下の様子から、元気がない、疲れているといった状態を把握できたので、その都度フォローできていたが、テレワークで様子がわからなくなった
●オフィスでは、電話でのクライアントとのやり取りや同僚との会話を小耳にはさんで、トラブルが発生していないかどうか把握しフォローできたが、それができなくなった
●仕事の進捗が悪い時、トラブルがあるのか、本人のスキルの問題なのかといった状況が把握しにくく、フォローが後手にまわってしまう
●会議の合間やランチなどで、気軽に相談、声掛けできる時間があったが、テレワークでそうした時間がとれなくなった
●チーム内での人間関係は構築できているが、他の部署のメンバーとのネットワークを作れない

会社の状況やチームの状況は千差万別だと思いますので、もし少しでも参考になることがあればという意味で、筆者がどのようにテレワークでのコミュニケーションの課題を解決しているかを紹介してみます。

何でも相談できるオフィスアワーを毎日設ける

私がテレワークを開始してからすぐに実施したのが「リモートオフィスアワー」を毎日1時間設けることです。オフィスアワーは、もともと大学などで一般的な制度で、その時間は必ず教員が研究室にいるので、学生は自由に質問や相談に立ち寄れるというものです。

オフィスであれば、上司が会議の合間などに席に戻っていれば部下は話しにくることができますが、テレワークでは、お互いの状況が見えないので「ちょっと声をかける」「ちょっと気軽に話して済ませる」というのが難しくなります。オンライン会議を設定して日程を予約するほどでもないが、確認したいという用件は仕事のなかに意外とたくさんあるもの。そこで、「ドロップ・イン・オフィスアワー」として、1日1時間は必ずオンライン会議を私からチームメンバー宛に設定しておき、この時間の中なら自由に出入りできるようにしました。バーチャルにオフィスのドアが空いている状態、オフィスの席に座っているのが見える状態を作ったのです。（画像：ピンクの「Drop-in Office Hour」部分を参照）

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  ピンクの部分が「Drop-in Office Hour」

その1時間には、メンバーが入れ替わり立ち替わりやってきて、相談事や確認、報告などをしていきます。一日の中でどの時間がオフィスアワーになるかは全員が先にわかっているので、最初に私がチームのチャットで「オフィスアワーを始めます」と入れると、「入りたいです！」「●●さんの次に」「長くなりそうなので最後に」など、メンバーから次々と反応が入ります。短い場合は、1分くらいで済むときもありますし、平均では5分～15分くらいの話が多く、もっと落ち着いて話したほうがよい内容と判断すれば、別途会議設定とすることもあります。

オフィスアワーを設定すると、部下は上司に気軽に相談しやすくなり、相談できていないことで仕事が止まったり、考えすぎてしまったりすることがなくなるので、おすすめです。

毎朝、スタンドアップミーティングをチャットで

テレワークになってから、チャットツールをより頻繁に使うようになりました。「スタンドアップミーティング（通称スタンドアップ）」もその一つです。スタンドアップは、筆者がニューヨーク発のスタートアップで働いていたときに知ったミーティング方式で、毎朝、プロジェクトチームなどで進捗や作業予定を共有するために行うものです。10分程度の短時間で行うものなので、もともとは立ったまま、さっと行うという意味で「スタンドアップミーティング」といいます。日本でも、朝会などの言い方で実施していることも多いのではないでしょうか。

さて、チャットの「スタンドアップ」ですが、これは「朝の最初に」ということ以外は、厳密に時間を決めていません。テレワーク環境下で、家庭の状況や業務の都合により仕事開始時間が人によって異なるからです。米国との会議で早朝から仕事を始める人もいれば、お子さんのお世話や保育園の送迎をしてから仕事を始める人もいるので、各自のリズムに合わせつつ、でもチームとして仕事の始まりの区切り付けとメンバー同士の業務状況の見える化ができるようにという目的で実施しています。

チームに今日一日の予定やタスクを共有するので、そこでアドバイスを得られたり、連携がはかれたりすることもあります。単なる報告だけではなく、「今日は、XX時からオンラインセミナーです。緊張しますが、応援してください！」というコメントに、他のメンバーから「がんばってください！」「ぜひ参加したいので社内用のリンクをください。楽しみです」

というように、励まし合いやカジュアルなコミュニケーションも進みます。こうしたやり取りがしやすくなるように、筆者もチャットは常にワイワイとしたムードを出すようにこころがけています。

スタンドアップを実施すると、もちろん今誰が何をやっているのかが把握できますが、上司としてそれよりも重要なのが、部下の「行間にある調子」を把握できることです。「なんとなくいつもと様子が違うな」「元気がないな」「XXの案件がつまって困っているのかな」「△△のメッセージの意図が誤って伝わっているな」などということが、やり取りの返事や反応からわかるようになってきます。毎日習慣的に実施しているということと、他のチームメンバーとのやり取りとあわせてみるからこそ分かることだと思います。私の場合は、実はタスクの内容よりも、この「行間にある調子」を見ている側面のほうが大きいです。

チームミーティングは週に1回。雑談を最初に行う構成に

もう一つの取り組みとして、チームミーティングを週に1回行っています。デジタライゼーションマーケティング部は、Document Cloudマーケティング部と教育市場部の、2つの異なる部門で構成されていますが、チームミーティングは担当者全員が参加します。目的としては、双方が取り組んでいる内容を共有し、お互いにアイデア、知恵を出し合うことです。

チームミーティングは、全員がそろう週1回の機会なので、最初に最近のトピックとして、プライベートな話も含めて順番に話してもらいます。オフィスにいれば、休憩スポットなどで会ったときに雑談することがあると思いますが、テレワークではそれができないため、あえてこの時間をとっています。例えば、お子さんの学校の話で盛り上がったり、調理家電の話からチーム内で料理が流行ったり、話題はなんでもかまいません。1時間のうち20分くらいをこの時間に充て、チームミーティングの場をあたためてから、業務の話を集中して行います。

コミュニケーション機会を増やして、話しやすい雰囲気を作る

今回は、テレワークでのコミュニケーション方法を中心に紹介しました。もしご自身の環境にも合いそうな施策があれば、ぜひ試してみていただけたらと思います。

さて次回は、テレワーク環境での人材育成や働き方について紹介していきます。