H社内でのナレッジ (知識) 共有は、難しいこともあります。複数の部署や場所に散在した社員らが、異なるプロジェクトに取り組み、孤立したムラ固有のナレッジを絶えず作り出していることがよくあります。

質問が生じた場合、誰に質問すればいいのか、必要な回答の見つけ方が分かりません。多くの場合、メールやインスタント・メッセージ内容を検索し、近くにいる人へ直接質問し、回答を探し出そうとします。答えが見つかるかもしれませんが、その場合も通常、数名の同僚を煩わせ、何度か手詰まり状態に陥った後のことです。さらに本当の問題点は、答えを見つけた後、その答えがメールスレッドにしか留まらず、次に同じ質問を持った人の役には立たないという点です。

本日、この問題に解決策を提供する、Confluence の 新しいアドオン、Q&A プラットフォームの Confluence Questions 1.0 をご紹介します。チーム内や組織全体でナレッジを共有する最良の方法です。

調査、検索、質問

アトラシアンでは、Confluence と Confluence Questions を広範囲に使用し、必要な情報の発見に関する体系を確立しました。それが、『調査、検索、質問』です。

トピックでナレッジを整理する

この体系を実現するために、Confluence Questions は非常に重要なものとなってきました。何かを知る必要がある時に、アトラシアン社員がまず考えるのは、Confluence で探し出すことです。Confluence Questions ではナレッジはトピックス別に整理されており、情報を見つけやすく、新しいナレッジを発見しやすくなっています。

1 回の検索ですべてを検索する

閲覧だけでは探しているものが見つからない場合、おそらく次に実行しようと思うことは検索です。Confluence 検索結果に、質問と回答と共に、ページ、ブログ投稿、添付ファイルが表示されますので、フォーマットに関係なく探しているものが簡単に見つかります。また、検索を Confluence Questions 内でのみに限定することも可能です。検索中に動的レコメンドを使用すれば、質問と回答の重複を避けることができます。

「同じ質問を 5 回受けて 5 回答える代わりに、1 回答えるだけですみます」
Vodori 共同創始者 Grant Gochnauer

Confluence Questions では、Confluence の検索結果ページから、または、Confluence Questions 内で直接質問しやすくなっています。

ベスト アンサーを得る

ベストアンサーを入手するには、質問内容を完璧に伝える必要があります。これは、メールやチャットでは難しいことがあります。Confluence Questions では、便利な画像、ビデオ、ツイート、コードスニペット、テキストフォーマット、その他多数を使用でき、質問内容を伝えるのが簡単です。

誰でも回答に投票できるので、ベストアンサーがトップになります。10 年前のフォーラムで行われたような長々と要領を得ないやり取りは必要ありません。質問をした人に、ベストアンサーの承認権があります。したがって、必要な情報がすばやく見つかるようになります。「承認された回答は、真の回答であり、正当であることが保証されます」と、Gochnauer 氏は述べています。 「その他すべての情報に目を通す必要はありません」

組織頭脳の構築

隠れたエキスパートを発見する

あらゆる企業において、多様なテーマの専門知識を持つエキスパートが存在しますが、彼らのナレッジは気付かれないままのことがよくあります。Confluence Questions は、これらのエキスパートと専門分野を表面化するのに役立ちます。質問、回答、回答への投票を行うたびに、エキスパート・リーダーボードでポイントと地位を獲得します。各種トピックスのホームページにあるエキスパート・リーダーボードで第一人者を確認すれば、チーム内や社内で、特定テーマのエキスパートを簡単に見つけることができます。

動的な FAQ で、ギャップを埋める

コラボレーションやドキュメンテーション使用のために、すでに Confluence をお使いならば、プロジェクト計画、会議メモ、製品要件、その他考えつくことのほぼすべてのためにページを簡単に作成できることをご存知だと思います。Vodori 社では、チームが無駄な情報の収集に時間を無駄にしてないことを確認するのに Confluence Questions が役立っています。「質問により、この件に関する資料がまったくない、というギャップを見つけることが多々あります」とGochnauer 氏は述べています。「優先度の高いものから、社員はギャップを埋めていくことになります。この先誰も関心を持たない多くの情報を追加するといったことはなくなります」

Confluence ページに質問を追加し、動的な FAQ を作りましょう。同僚に質問・回答させ、ナレッジのギャップを埋め、フィードバックを提供し、提案を出してもらいましょう。

自分のナレッジを仕事に役立てる

Confluence Questions を使えば、作業を完了するために必要なナレッジを誰でも簡単にすばやく見つけ、自分の持つ専門知識を他者と共有することができます。Vodori 社では、わずか数ヶ月で大きな効果に気付きました。「ナレッジを入手しやすくなります」と、Gochnauer 氏は述べています。「今まで情報入手に抵抗を感じていた場合は、抵抗を感じる必要がなくなります」

本稿は、Atlassian Blogs 日本語版の転載です。本文中の日時などはAtlassian Blogs 英語版での投稿当時のものですのでご了承ください。