74歳の経理担当者の作業が105時間→10時間に、kintoneで「介護DX」に挑むLILE THE STYLE

介護業界のDX(デジタルトランスフォーメーション)は難しいといわれている。というのも、介護職員の多くはITに不慣れであり、新しいツールやシステムの導入に対して抵抗感を持つことが多いからだ。

また、デジタル機器やシステムの導入には高額な初期投資が必要で、特に中小規模の介護施設では、予算の制約からそれらの導入が難しい場合が少なくない。IPA(独立行政法人情報処理推進機構)が発行した「DX白書2023」では、約8割の「医療・福祉」分野の組織が「DXを実施していない、今後も予定なし」と回答している。

そのような状況の中、訪問介護の運営などを手掛けるLILE THE STYLE(広島県広島市)は、介護DXに取り組んでいる。サイボウズのノーコード開発ツール「kintone(キントーン)」を活用し、アナログな業務の改善や、コスト削減につなげている。

サイボウズが2024年11月に開催したイベント「kintone AWARD」に登壇したLILE THE STYLEのDX担当者が、これまでの取り組みとkintone活用のポイントを語った。2年間で売上を2倍にした同社は、どのようにして「最悪の状況」から脱したのだろうか。

サイボウズが2024年11月に開催したイベント「kintone AWARD」

「最悪の状況だった……」介護DXを目指した理由

広島市東区温品に拠点を置くLILE THE STYLEは、2014年に設立した会社だ。訪問介護や訪問看護、デイサービス、サービス付高齢者向け住宅の運営などの介護事業を手掛け、部屋25床と従業員21人を抱えている。

同社がkintoneを導入したのは2021年のこと。紙×手書きによるアナログ作業が多く存在していたため、それらの日々の業務をデジタル化し、蓄積されたデータをもとに各従業員が自ら行動できる仕組みを作ることを目指した。

2022年4月には介護DXプロジェクトが発足。しかし、発足当時は「最悪の状況」だったという。同社の介護DXを主導した谷川実氏はこう振り返る。

「8年間で管理者が6回も変わる。半年間で8人が退職。売上は過去最低をマーク。一番最悪だったのは、退職した人が持っていた情報をすべて失ってしまったこと。データ管理が属人化していたため、入居者そしてその家族が必要としている情報が、どこに保管されているのか、誰に聞いても分からない状況だった」(谷川氏)

LILE THE STYLE 谷川実氏

危機感を感じた谷川氏は、kintoneで業務効率化を図り、データを蓄積できる環境の構築を目指した。最初に取り組んだことは、ITに不慣れな従業員にkintoneに触ってもらうこと。「介護DXに必要な要素は、一人ひとりが持っている情報を共有すること。そのためには、触ってもらうことに抵抗をなくすことが必要だった」(谷川氏)

現場と開発者の「使いやすさ」の違い

そこで「出庫記録」という業務をデジタルで実現するアプリを開発した。同社では、入居者や利用者が必要とする日用品を業者から取り寄せ、施設内で販売している。これまでは、在庫や販売記録をノートに書き留めていたのだが、これをデジタルに置き換えた。

「誰が誰にいつ何を販売したかが分かることに加えて、在庫管理や月末の集計も効率化できる。『一石三鳥のアプリだ』と満を持して社員に向けて公開した」と谷川氏。キックオフミーティングも実施し、kintoneの本格運用を行う目的や未来のビジョンを共有し、「出庫記録アプリ」の使い方もレクチャーした。

出庫記録アプリを開発

しかし、社員の8割はアプリを使い始めることはなかった。「紙の方が楽だし早い」「使い方が難しい」「私はやり方を変えません」といった声は少なくなく、谷川氏は落胆した。介護業界の平均年齢は高齢化しており、ITに不慣れな人も多い。「『退職しても次がある』という雰囲気も感じられ、新しいことにチャレンジしにくい風土だった」と谷川氏は振り返る。

プロジェクトチームは、再び作戦会議を実施。とにかくまずはkintoneに触ってもらうことが大事。そこで、バーコードやQRコード、音声入力を駆使して使い方を簡単にし、スマートフォンやタブレット、PCの増設で環境の整備も進めた。現場の至るところにデバイスを設置し、物理的に入力できる機会を増やした。もう一人の介護DX担当の木原隆太氏も「これで使ってくれるはずだ……」と期待した。

しかし、それでも使ってもらえなかった。なぜか。

答えは、現場との対話から見つかった。現場の社員との対話を通じて「目的のアプリにたどり着けない」「入力する品目の種類が多く探すのが大変」と、使ってみようという気持ちはあったが、入力が難しくて諦めていたことが分かった。「『使いやすさ』の答えは、開発者ではなく、現場のスタッフが知っているということに気づかされた」(木原氏)

現場からのフィードバックをもとにアプリを改良した。毎日使うアプリは一番上の目立つところに配置し、社員が目的のアプリにたどり着けるようにした。また、出庫記録アプリでは、入居者の情報を入力すると、その入居者が頻繁に購入する品目順に表示するようにした。