紙で受け取った証憑をそのまま保存するとなると、書類の管理に手間やコストがかかったり、紙のデータをシステムに手入力する必要があったり、各種取り扱いのために出社や郵送などの労力がかかったりしてしまう。
また、紙と電子による証憑の管理が混在することから、それぞれ別のフローが発生する、支払申請が煩雑になってミスや手戻りが起こりやすい、保存や検索が二度手間になるため税務調査などの際に時間がかかるなどのデメリットが発生する。
マネーフォワード 提供資料
紙の証憑管理から解放! 電帳法スキャナ保存対応マニュアル
＞ ＞ 資料の閲覧はこちら
スキャナ保存の導入時に検討しておくべきこととは
スキャナ保存が可能になれば、紙の原本を保管する必要性がなくなるため、スペースを確保せずに済むほか、書類整理の手間、事務所移転や社内レイアウト変更などによる書類紛失のリスクが軽減される。
また、業務フローも電子に一本化され、紙のデータをシステムに入力する手間がなくなり、必要な情報を検索してすぐに取り出せるようになる。さらに、システムへのアクセスを制御することでセキュリティを強化できるのもメリットだ。
* * *
リンク先から閲覧できる資料では、スキャナ保存に対応しないことで生じる課題について解説している。スキャナ保存を導入すればペーパーレスが実現され、業務の効率化も進むことから、そのメリットは大きい。導入時のポイントも掲載されているので、ぜひご一読いただければ幸いである。
資料のご案内
マネーフォワード 提供資料
紙の証憑管理から解放! 電帳法スキャナ保存対応マニュアル
＞ ＞ 資料の閲覧はこちら
[PR]提供：マネーフォワード