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【特別企画】

PDF文書の取り扱いに工夫を加えるだけで、業務効率は飛躍的に高められる

[2021/01/13 10:00] ブックマーク ブックマーク

PDF文書の取り扱いにどんな工夫を盛り込めば、業務効率を飛躍的に高められるのか

PDF文書の取り扱いにどんな工夫を盛り込めば、業務効率を飛躍的に高められるのか。詳細は、ダウンロード資料を参照されたい。

リサーチ会社のForrester Consultingはこのほど、非常に興味深い調査レポートを公表した。

同社はアドビの委託の下おこなった調査の中で、手動プロセスの介在するPDF文書の管理・処理業務をデジタル化することによって、業務効率が劇的に改善できると言及。一般ユーザーならばPDF文書の処理に要する時間が一人あたり年間最大65時間削減され、IT担当者ならばPDF文書やライセンスの監査に要する時間が一人あたり平均して年間258時間もの時間が削減されることを報告したのだ。

デジタル化というと難易度の高い取り組みに聞こえるかもしれない。ただ、レポートで紹介されるデジタル化の仕組みは、業界標準のPDFツール「Adobe Acrobat DC」と同じく業界標準のオフィスツール「Microsoft 365」を活用したある “工夫” で実現できるものだ。PDF文書の取り扱いにどんな工夫を盛り込めば、業務効率を飛躍的に高められるのか。同レポートから一部を紹介したい。

Forrester Consulting調査レポート
・Adobe Acrobat DCによってもたらされるビジネス上の便益と費用削減
・デジタル体験の向上とコスト削減を実現
> > 資料ダウンロードはこちら

PDF文書の取り扱いに、「標準化」という工夫を

企業が業務効率化を目指す上で、またテレワークの導入による職場環境の変化に対応する上で、紙文書のデジタル化はもはや避けられない。

紙文書をデジタルデータ化すること自体は難しい話ではない。スキャンしたりPCにある元データをPDF化すれば済む話だ。ただ、業務のデジタル化を見据える場合、ここにはIT担当者を悩ませる大きな問題がある。デジタルデータ化の過程で利用されるツールの相違だ。

業務をデジタル化する上では、複数人が同一の文書を取り扱い、それぞれが編集、追跡、共同作業できる環境が必要となる。ある部門はwordを使用、別の部門はPDFを使用、という風に、デジタルデータ化で利用される文書フォーマットが部門間で違っていては、今述べた環境づくりを進めることが困難だ。また、仮にPDF文書に統一すると決めたとしても、サードパーティツールや異なるバージョンのツールが混在していては同様の事態に陥ってしまう。

レポートの中ではForrester Consultingが面談した企業の実情が登場。そこには「すべての部門で異なるバージョンのサードパーティツールが使用されている」とあり、この問題が多くの企業にとって、デジタル化を滞らせるボトルネックになっているのが伺える。

こうした実態を踏まえ、レポートでは業務効率を高めるためのキーワードとして「文書テータの標準化」が提唱されている。業務上でやり取りされる文書を「Adobe Acrobat DC」を利用したPDFデータに標準化することで、過不足ないデジタル化が可能だというのだ。

Adobe Acrobat DC

「Adobe Acrobat DC」は、PDFの作成、編集、管理、共同作業を行うためのドキュメントプラットフォームソリューションで、約30年間、ドキュメント領域のリーダーとして企業を支援している。業務上で流通する文書を同ソリューションで標準化すれば、企業内の誰もが文書の編集、追跡、共同作業を行える環境が用意できる。作成したPDFは元のファイル形式に戻すことが可能なので、複雑な編集が必要になった場合にも迅速に作業が進められる。電子サインにも対応するため、申請・承認といったワークフロープロセスも容易にデジタル化が可能だ。

*  *  *

総合的経済効果

レポートの中では、業務内で流通する文書を「Adobe Acrobat DC」で作成したPDFに統一し、これとMicrosoft 365との連携により効率的なワークフローを構築する術を解説している。さらに、実際に同取り組みを実践する複数企業への面談調査に基づき、これがどれほどの総合的経済効果を生み出すかも検証。右にあるような劇的な効果がそこでは示されている。

レポートが紹介する話は、大規模なシステム導入の類ではない。企業が文書データを扱う上で取り入れるべき “工夫” の話だ。ぜひ全文をご覧の上、業務のデジタル化に役立ててほしい。

ダウンロード資料のご案内

Forrester Consulting調査レポート
・Adobe Acrobat DCによってもたらされるビジネス上の便益と費用削減
・デジタル体験の向上とコスト削減を実現

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[PR]提供:アドビ

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