【特別企画】

システム部門の負担なしで業務のデジタル化を実現する仕組みとは?

[2020/02/06 09:00] ブックマーク ブックマーク

導入事例

導入事例
日本特殊陶業株式会社様

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データ管理、申請・承認といった業務を紙で行っている企業にとって、業務のデジタル化による生産性の向上は大きな課題となっているだろう。システムに関する知見がなければデジタル化を進めるのは難しいと捉える方も多い。そこで本稿では、システム部門の負担なしで業務のデジタル化に成功した日本特殊陶業の事例から、利用ツールやデジタル化のメリットについて提示していく。

わずか3か月で20もの業務のデジタル化に成功

世界トップシェアを誇る総合セラミックスメーカーの、日本特殊陶業。その人事部門に勤める若手社員2名が、たった3か月で20もの業務のデジタル化に成功した。驚くべきことに、運用開始から1年で申請は通算7,000件におよび、すでに全社に定着している。

もともと同社の人事部門は、紙を主にして管理してきた業務について下記の点で頭を悩ませていたという。

・重要書類の紛失や申請漏れ
・基幹システムへの転記業務
・申請の承認や社内メール便で書類が届くまでに時間を要する
・そもそも申請がどこで止まっているのか把握できない
・書類に不備があった際に本人に電話で確認しなければならない

デジタル化のためのツール選定において同部門が最も重視したことは、短期に導入できること、そして社員が本業に集中できるような利便性を備えることだった。また、人事という特性から法改正や規定改定への業務対応が迫られることが非常に多く、運用開始後に仕様の変更が多々発生するため、仕様の変化に人事部門自らが柔軟に対応できる点も重要だった。

ユーザーである社員、管理を行う人事部門、双方がストレスなく申請・業務がおこなえることを軸にして選定した結果、同社はドリーム・アーツのSmartDB on DCS(以下、SmartDB)を導入した。

SmartDBはGUIベースで部品を組み合わせる仕様のため、ノンプログラミングで業務がシステム化でき、不具合や変更が生じてもすぐに修正が可能だ。選択肢によっても登録内容が分岐するため、役職や所属部署にあわせて入力内容が調整できる。書類に不備があった際に本人に電話で確認するような手間もなくなるわけだ。さらに、閲覧権限も柔軟に変更可能なので、セキュリティ面を担保しながら安心して利用できる。

SmartDBの導入による業務のデジタル化で得られた効果

SmartDBの導入による業務のデジタル化で得られた効果
資料提供:株式会社ドリーム・アーツ


上の画像にもある通り、同社はSmartDBを導入し煩雑な社内業務を効率化したことで、以前と比べ社員の時間を部門の業務に投下できるようになった。ユーザー部門からも「申請が格段に早くなった」との声があり、全社レベルで高い評価を得ているという。

*  *  *

本稿でDLできる資料では、SmartDBを導入して業務のデジタル化に成功した企業の事例を交えながら、業務をデジタル化するメリットを提示する。所属部門に問わず、業務のデジタル化について検討されている方には、ぜひご覧頂きたい。

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