情シス部門には2019～20年、大きな”イベント”が待ち構えている。Windows Server 2008/R2のサポート終了だ。OSのバージョンアップ、設定、テスト、セキュリティやハードウェアの見直し・入れ替えなど、神経を使う作業が強いられる。
しかも2020年はWindows7のサポート終了時期でもあり、これらを限られた人数でこなすとなると、働き方改革のためのITが、逆に情シスの働き方改革を阻害することになりかねない――数年おきにやってくるこうした更改の手間をもっと効率的に乗り切る方法はないのだろうか。
本稿で紹介する資料は、そうした課題解決のヒントとなるファイルサーバーからクラウドサービスへの移行を提案している。クラウド型のコンテンツ管理プラットフォーム「Box」は、ドキュメント、画像、ビデオなどのファイルをクラウド上でセキュアに管理し、使用するデバイスに関係なく、簡単にアクセス・編集することを可能にしたサービスだ。
ファイルサーバーを上回るBoxの多彩なメリット
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BOXの魅力をわかりやすく解説 ⇒ PDFのダウンロードはこちら |
「Box」なら共有、編集、検討、承認、編集時のリアルタイム通知など、ファイルの一元管理を徹底することができるだけでなく、Word や PowerPoint など120を超えるファイル形式のドキュメントをプレビューすることが可能だ。ファイルのバージョン違いで発生するミスや大容量ファイルをダウンロードする際の時間などが削減され、業務の効率化を期待することできる。
またファイルのアクセスや共有ポリシーの管理も簡単に行えるため、効果的かつ安全性の高いデータ統制が実現し、管理の簡略化にもつながる。もちろんクラウドサービスとして展開されているため、OSやハードウェアの入れ替え作業は不要、スケールアップ＆ダウンもスピーディかつ低コストに実施できる。
資料では他にも、従来のファイルサーバーにあった弱点(削除したファイルの復旧の手間、ディスク容量の制限、BCP対策のコストなどを払拭した「Box」の利便性が紹介されている。
導入事例で、より具体的な活用法を知る
さらに機能紹介資料とあわせてダウンロードできる株式会社ジャフコの導入事例をお読みになれば、
「Box」の具体的なメリットをより深くご理解いただけるだろう。
日本を代表するベンチャーキャピタルとして、数多くの企業へ投資を行い続けている株式会社ジャフコでは、投資先をはじめとする外部ユーザーと円滑に情報を共有・活用するために、社内外から安全にファイルを共同編集できる仕組みづくりを検討していた。
当初は別サービスの採用を考えていたが、この組み合わせの下で外部ユーザーに編集権を付与するには、ユーザーに追加でのインストールやIDの取得などの手間をかけることになる。
そこで「ユーザーの負担を増加させることなく強靭なセキュリティを確保」できる「Box」の採用に至ったという。(同社 松尾氏)
同社では「Box」によって初期の目的を達成しただけでなく、グループチャットとの連携利用でコミュニケーションの効率を高め、働き方改革でも大きな効果が上げているという。詳細は資料にてご確認いただきたい。
「Box」は現在、グローバルで9万社以上が導入、国内でも次々に採用が決まっている。ファイルサーバーの更改準備を行うこの機会に本資料をご一読いただき、次期システム選択の参考にしていただきたい。
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