この一年、数多くの企業が業務環境の再整備に追われた。出社勤務に依存しない働き方へとシフトするためにコラボレーションツールの見直しやシステムのクラウド化に取り組んだという企業がほとんどだろう。
ただ、短期の環境構築が求められたために、整備した環境に課題が残されているケースは少なくない。もし業務環境の再整備を検討するなら、あるいはこれから多様な働き方に対応するための環境づくりに臨むならば、仕事に必要なツールを包括して提供する「スイート製品」を候補に入れてほしい。ツールを個々に導入する場合と比べて高い導入効果が期待できるからだ。
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ぜひダウンロード資料から、 Google Workspaceが企業の生産性に与える効果を確認いただきたい。 |
例えばグーグルの提供するGoogle Workspaceの場合、「331%の投資収益率」や「約5,520万ドルの経済的メリット」があることが、Forrester社のレポートで示されている。
本稿ではグーグルが公開する資料「Google Workspace――コラボレーションツールで、新しい働き方を実現」より、スイート製品だからこそ得られる数々の効果の中から一部を紹介したい。
グーグル提供資料
・Google Workspace――コラボレーションツールで、新しい働き方を実現
・グーグルの目指す、リモートワークのフルクラウド化とセキュリティ
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ツール間を横断した検索性が、生産性のキードライバー
Google Workspace(旧 G Suite)は、メールサービスのGmailや文書ツールのGoogle ドキュメント、表計算ツールのGoogle スプレッドシート、ビデオ会議ツールのGoogle Meetなど、仕事で必要なツール一式を提供するスイート製品。下の図にあるすべてのアプリケーションを、Google Workspaceという1つのライセンスで利用することができる。
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Google Workspaceで利用することのできるアプリケーション一覧。 |
スイート製品で業務環境を整備することは、企業に様々な恩恵をもたらす。もっとも大きいのは検索性だ。
仕事で使うツールの整備に複数のツールを導入した場合、異なるツールをまたぐ中でどうしても業務が中断してしまう。それぞれが別のシステムとして稼働しているために、1つのドキュメントを取り扱うだけでも都度そのファイルを各ツールへアップしなくてはならない。
Google Workspaceはこうした煩雑さとは無縁だ。誰かがGoogle Driveに置いたドキュメントがあるとして、権限を持つ社内・社外のメンバーならば、異なるツールからでもアクセスし、作業を進めることが可能。仕事で必要なドキュメントや情報が見当たらないとなっても、グーグルの高度な検索機能を使用することで、チャットやメール、クラウドストレージなどのツールを横断して検索をかけることができる。必要な情報に即座にアクセスでき、すぐ作業を進めることができるわけだ。
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Google Workspace の Cloud Search では、各ツール内にあるすべてのコンテンツを対象に横断検索することができる。検索窓に入力したら、enterキーを押すだけ。ほんの一瞬で、ドキュメントやスプレッドシートの中身検索はもちろん、画像ファイルに書かれた文字までも検索し、すべての結果を出力できる。 |
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Google Workspaceの備える各ツールについて、それぞれ単体で利用したことがあるという方はきっと多いだろう。ただ、今述べたような「スイート製品ならではの活用」を実践している方はまだ少ないのではないか。
Forrester社の報告する高い経済効果は、こうしたスイート製品としての活用を推し進めることによって得られるものだ。本稿では検索性に注目して一部を紹介したが、下のリンクよりダウンロードできる資料では他にもGoogle Workspace活用の様々なポイントを解説。さらに、企業ユースで考慮しなくてはならないセキュリティの確保についても、詳細に解説している。
業務環境の見直しを考えているならばぜひ参照してほしい。
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グーグル提供資料
・Google Workspace――コラボレーションツールで、新しい働き方を実現
・グーグルの目指す、リモートワークのフルクラウド化とセキュリティ
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