企業で毎日のように行われている会議。そこで使用される資料の量は膨大なものとなっている。そんな中、株式会社TBSテレビ（以下TBS）では、増える一方の印刷コストと煩雑化する会議資料の管理に頭を悩ませていた。その課題を解決する手段として導入されたのが、日本インフォメーション株式会社が提供するペーパーレス会議システムである。今回は、株式会社TBSテレビ 情報システム局 システム管理部 担当部長 村山氏に、システム導入の経緯と、その効果について解説していただいた。
印刷コストの削減と会議業務の改善が急務に
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「ペーパーレス会議」システム構成図 |
テレビ局では、毎日のように数多くの会議が行われているが、それに伴い利用される資料もまた、膨大な量となっていた。そのため「印刷コストの削減と、会議に関する業務の効率化は全社的なミッションとなっていました」と同社システム管理部 担当部長の村山氏だ。
これらの問題を解決する手段として、2010年にペーパーレス会議システムの導入が検討されることとなったのである。ただ、いきなり導入するのはリスクが高い。そこで同氏は、試験的な導入ができるシステムを探すこととなる。
それから半年間、それこそ「脚を棒のようにして」IT関連の展示会を巡り、その結果同氏は、ようやく安くテスト出来るシステムと出会い、導入実験を行なったのだが、実際にそのシステムを使ってみると「ほとんど使い物にならなかった」という。 どこが悪かったのかと尋ねても「すべてが駄目だったとしか言いようがない（笑）」と同氏が語るそのシステムは、とにかく使い勝手が悪かったようだ。部内でも不評で「2回くらい使って、その後は誰も使いたがらない状況だった」。 結局、最初の導入テストとしては残念な結果に終わり、同氏は再び新たなシステムの検討を開始した。
「正直なところ、これ以上展示会巡りで、労力をかけるのは避けたい状況でした。そこで、付き合いのあるベンダーさんに、提案してもらうことにしました」 その結果、いくつか紹介されたシステムの中から村山氏が選んだ製品とは.........
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内容一覧
- 印刷コストの削減と会議業務の改善が急務に
- 紆余曲折の末にたどり着いたベストパートナー
- より多くの人に、より便利に、さらなる活用を目指して
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