企業が保有する文書量は年々増加している。それに伴い、新たな文書管理の課題が浮かび上がってきた。今、多くの企業では、「情報が整理されておらず、目的の文書が探せない」「類似ファイルが重複してサーバ内に点在する」「情報共有／活用できるソリューションがない」といった問題に直面している。
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サーバ／ストレージの低価格化が進むにつれ、「作業途中の文書はとりあえずサーバに保存しておけば安心」と考える社員も増えた。その結果、文書を"管理"できず、サーバが文書の"倉庫"と化してしまっている。こうした現状は、セキュリティやコンプライアンスの観点からも危険である。「どこに」「何が」あるかがわかりにくい状況では、アクセス制御することも難しい。こうした課題を解決するため、文書管理ソリューションには以下のようなポイントが求められる。
文書管理ソリューションに重要なポイント
1 ユーザーが探しやすい検索システムで、目的の情報をスムーズに抽出できる
2 「情報共有システム」として、ファイルサーバを最適化できる
3 既存資産が活用でき、運用ポリシーを変更する必要がない
文書管理ソリューションは、サーバ内に格納されている情報をどれだけ利活用できるかで、その真価が問われる。
これらをすべて具現化しているのが、ジップインフォブリッジの情報検索システム「SAVVY／EWAP（サビー イーワップ）」である。では、どのような機能でこれらを実現しているのか。それぞれのポイントを見ていこう......
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本稿で紹介している、ジップインフォブリッジ株式会社による『文書"倉庫"に価値はない。「今欲しい」情報を素早く抽出できる情報検索システム「SAVVY/EWAP」の実力』 のホワイトペーパーを配布しています。下記のホワイトペーパーでは、サーバ内に格納されている情報を活用したい企業をサポートするソリューションについて詳しく紹介しています。ぜひダウンロードしてご確認ください。
日々の業務の中で肥大し続ける文書の情報をどう管理するのか、頭を悩ませている企業担当者の方は、この機会にご一読をお勧めします。
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