一般的に、印刷出版と聞けば書店に並ぶ商業出版物をイメージするだろう。だが、出版物の定義は「書物や図版などを印刷（複製）して販売、もしくは配布するもの」とされている。つまり、公益法人・一般法人（以下、法人）などが制作する機関誌や報告書（例えば会員向けの広報や決算報告書など）も出版物に含まれる。ペーパーレス化が進む昨今、紙の印刷物は削減される傾向にある。だが、紙の印刷物を望む会員を始めとするステークホルダーも多く、簡単にすべてをなくすことはできない。そこで今、求められるものは、印刷出版物の制作現場における業務効率化とコスト削減である。
法人の発行制作現場が抱える課題とは
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発行物の作成には、原稿や写真・図版のような素材データが必要となる。そして集められた大量のデータをどう管理するかは、発行制作物を扱うすべての現場において共通の悩みだ。
また、現場において素材のデータをとりまとめ、発行物という形にする役割を担う存在が「編集」と呼ばれる職業だ。その役割は、各所への指示出しや方針の決定から、素材の収集や権利関係の確認、ミスが発生した場合の修正指示など、非常に幅広く、そして細かい。また、状況に応じて臨機応変に対応することが求められるため、仕事の進め方は個人の裁量に任されているケースがほとんどだ。その結果、何を、どうやって編集しているのかがブラックボックスとなり、業務改善やコスト削減が進まないという問題が生じる。
法人の場合、出版社や制作会社などとは異なり、発行物の制作が主な事業ではないため、担当する編集者も最低限の人数であることがほとんど。中には、担当者が一人で実務は外部に委託するというケースも少なくはない。その結果、どのような問題が生じるのか。
発行制作現場が抱える”属人化”という課題
編集者にとって特に負担となる業務が、素材の収集と管理である。素材の統一されてないフォーマットはもちろん、解像度や肖像権、著作権、ファイルの送信方法など…、これら無秩序に送られてくる素材を取りまとめ、管理するだけでも、大変な労力が必要だ。
もちろん統一ルールを定めれば、こうした問題は避けられるかもしれない。しかし実際には、そのための時間の確保が難しく、担当者自らが調整してしまう。その結果、現場では”その担当者”独自のルールや手順が生まれ、それに沿って制作が進んでしまう。だが、そのルールや手順は、他の人には伝わらず理解もされていない。このような状況が「属人化」を招くこととなる。
そして、担当者の属人化が進むとさまざまな問題が生じる。それは「事業継続への弊害」「長時間労働の発生」、さらに「セキュリティリスクの増加」など。しかも、これらの問題は単なる個人や一部署の問題ではなく、組織全体の問題へと発展することもある。
本稿で提供するPDFでは、このような法人における発行制作物の現場が抱える問題と、それを解決に導く業務効率化の手段について詳しく解説している。その解決のポイントはデジタル化だ。発行制作について課題を抱えている、編集業務が属人化していたり業務委託しているという法人の担当者の方は、ぜひこの資料に目を通し、課題解決の一助としていただきたい。
提供レポートのご案内
公益法人・一般法人の発行物の制作を業務効率化する術
≪目次≫
- 法人の発行制作現場が抱える問題とは
- 発行制作現場が抱える問題
- 属人化によって生じるリスク
- 法人における発行制作の業務改善には編集のデジタル化が不可欠
- 編集業務のデジタル化によって実現する作業効率化
- 紙面とホームページを同時に作成してコストを削減
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