業務効率化や生産性向上に向けて、多くの企業でさまざまな施策や取り組みが行なわれています。中でも、社内申請や承認作業などのバックオフィス業務を効率化するために有効なのがワークフローシステムの導入です。

ワークフローシステムという言葉は聞いたことがあっても、具体的にどのような役割を果たすものなのか分からない方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、ワークフローシステムの概要を解説するとともに、導入のメリットや注意点についても解説します。

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ワークフローシステムとは

ワークフローシステムの「ワークフロー」とは、「業務の流れ」を意味する言葉です。

たとえば、稟議や決裁、有給休暇の申請など、企業および組織の中ではさまざまなワークフローが存在します。従来、これらの業務は上長や関係部署の担当者などに書類を回して内容を確認してもらい、捺印をもらうなどの流れが一般的でした。

しかし、このような業務の進め方は決して効率的とはいえず、テレワークなど多様な働き方を実現するうえでの障害にもなります。実際に、2020年に新型コロナウイルスの影響によって緊急事態宣言が発令された際には、書類に捺印をもらうために出社する「ハンコ出社」が話題となり、その後政府はほとんどの公的書類への捺印を不要とすることを決定しました。

このように、業務フローの改革を行なわないまま従来のワークフローを維持していると、大幅に生産性は低下し企業間の競争力低下をも招くことになります。そこで、ワークフローの効率を上げ問題を解決するために、申請業務を自動化するワークフローシステムが求められます。

ワークフローシステムに対応する業務

ワークフローシステムに対応する業務は幅広く、一例として以下のような業務が挙げられます。

・稟議や決裁   備品の購入、システムの発注など
・経費精算    交通費、出張費、消耗品費の精算など
・労務管理    有給休暇、残業、休日出勤、出張の申請など
・人事関連    住所変更、住宅手当の申請、給与振込先の変更など
・利用許可申請  PC持ち出し、ソフトウェア使用許可申請など

社内における業務を一つひとつ見直してみると、上記以外にも多くの業務がワークフローシステムに対応できるはずです。

ワークフローシステムの導入メリット

ワークフローシステムを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。今回は3つのポイントに分けて解説します。

1 申請業務の効率化

ワークフローシステムを導入するメリットとして1つ目に挙げられるのが、申請業務の効率化です。

冒頭でも紹介したように、従来のアナログ的なワークフローの場合、書類を印刷し捺印をもらう作業は手間がかかり非効率的です。また、上長や関連部署の担当者が出張や会議で不在の場合、その人の手が空くまで待っていなければならず、その分承認が遅れてしまいます。

しかし、ワークフローシステムを導入することにより、オンラインで迅速に関係者や関係部署に申請を回すことができます。また、申請者は捺印をもらうために社内を歩き回る必要もなく、業務時間を無駄にすることもありません。

2 ガバナンスの強化

2つ目のメリットとしては、ガバナンス(内部統制)の強化が挙げられます。

従来のワークフローの場合、書類に印鑑が押されてあったとしても、本当に承認者が確認したものなのか証明することは困難です。

たとえば、承認者が社内で見つからず、申請者が勝手にデスクの上から印鑑を拝借し書類に押印した可能性も否定できません。多くの申請者はそのような不正を行なうことはないものの、一度でもそのような不正が見つかると企業としての信頼性や管理体制が疑われてしまいます。

そこで、ワークフローシステムを構築することにより、第三者が書類を偽造したり、勝手に印鑑を押して書類を承認したりするなどの不正が発生しにくくなります。

ワークフローシステムには本人以外がログインすることはできないため、これまで以上に承認作業の信頼性が高まり、企業のガバナンス強化および信頼性も担保されることとなります。

3 コスト削減

3つ目のメリットがコストの削減です。

従来のワークフローでは、書類を印刷するための用紙やトナー代などの経費に加え、物理的に書類を回して承認を得るという作業により、労働者の時間も奪われていました。

そこで、ワークフローシステムの導入により、従来のワークフロー機能に比べて書類の印刷にかかるコストや、承認をもらうためにかかる工数が大幅に削減されることになります。用紙やトナー代といった経費はもちろんですが、労働者の作業効率化によって人件費も削減できます。

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ワークフローシステム導入時に注意すべきポイント

さまざまな面でメリットの大きいワークフローシステムですが、導入にあたっては注意すべきポイントがあります。こちらも3つのポイントに分けて解説します。

1 ワークフローシステムに対応できる業務を見極める

経費精算や備品の購入など、ペーパーレス化が可能な申請業務はワークフローシステムと親和性が高い特徴があります。

一方で、たとえば法律によって定められている手続きや申請業務の場合、書類の原本を提出する必要があります。当然のことながらこれらのペーパーレス化を実現することは難しく、必ずしも全てがワークフローシステムに対応できるとは限らないのです。

そのため、自社の業務をあらためて見直したうえで、どの業務がワークフローシステムに対応できるのかを見極める必要があります。

2 承認者を見直し業務負担を軽減する

ワークフローシステムに対応する業務を見極めると同時に、現在のワークフローで設定されている承認者もあらためて見直してみましょう。

上位の管理職になればなるほど、多くの申請業務において承認者に含まれるケースは多いものです。しかし、あまりにも数が増えすぎてしまうと、承認する側の管理職も細かい内容まで確認しないまま承認することがあり、承認の意味がなくなってしまいます。

そもそも本当に承認が必要なのか、あらためて確認したうえで、管理職の業務負担を軽減するためにも承認者を絞り込むことを検討してみましょう。

3 セキュリティ管理を厳重に行なう

ワークフローシステムでもっとも注意しなければならないのが、厳重なセキュリティ管理です。システムそのものに対する不正アクセスへの対策はもちろん重要ですが、それ以上に重要なのがシステムのユーザーである従業員のアカウント管理です。

万が一何らかの理由によってアカウント情報が外部に漏れた場合、不正なログインが行なわれ機密情報が漏洩する可能性もあります。ワークフローシステムを構築する際には、IDやパスワードに加えて、生体認証など本人以外はログインできない仕様にすることも検討しておきましょう。

ワークフローシステムで業務効率化を実現

新型コロナウイルスの影響によってテレワークが求められる中、ワークフローシステムは新しい働き方を実現するために不可欠な存在といえます。

今後感染症が落ち着き、従来のオフィスワークに戻ったとしても、ワークフローシステムを構築しておくことで、ペーパーレス化による経費の削減が継続的に実現できるほか、社内業務の効率化においても極めて高い効果を発揮します。

現在は、小規模事業者にも手軽に導入できるクラウド型のワークフローシステムが多数提供されています。まずは資料請求のうえ、自社にどのようなワークフローシステムが適しているのか検討してみてはいかがでしょうか。

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