リモートワークに移行する企業が増え、改めて浮き彫りになった「ハンコ」問題。皆さんの会社ではいかがですか？ 現在の契約業務をいきなりデジタル化することは難しくても、チームや部署レベルならできることがあるかもしれません。今回は、無料の「Adobe Acrobat Reader」アプリを使ってPDF書類に捺印する方法をご紹介します。

  • PDF書類への捺印は、Acrobat Readerの機能で対応が可能です。iPhoneアプリでもOK

ハンコの画像を用意する

はじめに、PDFに捺印するためのハンコの画像(印影)を用意します。スマホで写真を撮るだけでOKですが、編集しておくと後がスムーズです。

  • 白い紙にハンコを押し、スマホで撮影します(画像はiPhone)→余白をトリミングし、背景がなるべく均一に白くなるよう「露出」や「暖かみ」を調整します

「Adobe Acrobat Reader」に印影を読み込んで捺印する

PDFの閲覧用にAdobe社が提供している無料の「Adobe Acrobat Reader」を使い、PDFに捺印します。スマホ、タブレット、PCのどれでも対応が可能です。ここではiPhone版アプリを使って説明します。

初回の手順

  • Acrobat Readerをダウンロードします。初回起動時にはログイン、またはAdobeアカウントの登録が求められます

  • メール添付やクラウドストレージ、SlackなどのメッセージでPDF書類を開き、シェアボタン(またはその他のメニューなど)からAcrobatを選択

  • 編集ボタンをタップ→「入力と署名」→「署名」ツール→「署名を作成」の順にタップ

  • 署名作成画面が表されます。「画像」をタップして、先ほど撮影した印影の写真を選択

  • 印影の範囲が青枠で選択されます(必要に応じて青枠の範囲を変更可能)。「完了」をタップ→次の画面で「完了」をタップ

  • 書類の画面に戻ります。捺印したい場所をタップすると先ほどの印影が配置されます。場所や大きさを調整し「完了」をタップ

  • PDFに捺印が追加されました。「完了」をタップすると上書き保存されます

2回目以降の手順

2回目以降は、登録済みの印影を使用できるので簡単です。

  • PDF書類を開き、編集ボタン→「入力と署名」をタップ

  • 署名ツールをタップ→印影を選択

  • 捺印したい場所をタップして印影を配置。「完了」をタップします

リモートワークの導入に伴い、請求書のやり取りなど書類業務にPDFが使われるケースが増えているようです。業務効率化にもぜひ活用してみてはいかがでしょうか。次回は、他の人に捺印を依頼する方法をご紹介します。