LIXIL CIOが語る、業務改革と電子帳簿保存法対応への課題

LIXILは2011年に、国内の主要な建材・設備機器メーカーが統合することで誕生した。家の内装から各種設備、エクステリアまでをすべてを手がける企業は、世界的に見ても珍しいという。一般的な家屋や店舗だけでなく、虎ノ門ヒルズなど大きな商業施設やオフィスビルを丸ごと手がけている例も多い。

しかし、多くの企業が集まって誕生した組織だけに、内部的な事務処理や各種システムの統合自体はまだ終わっていない。それを是正するため、2014年に立ち上げられたのが「L-ONEプロジェクト」と呼ばれる社内プロジェクトだ。全社のシステムやサプライチェーンの統合などをはじめとして、大小50のプログラムが設定されている。その2/3程度は、2017年はじめの時点ですでに稼働しているが、全体の完了は2019年1月を目指している。

その1つとして2015年7月、新たに導入されたのが「Concur」だ。旅費精算を効率化するために導入され、社内での申請フローは、領収書そのもののやりとりを不要としている。しかし、元本保存は行っているという。

「電子帳簿保存法には非常に興味があり、実行可能な状態になったらすぐにやりたいと考えています。しかし、現状では厳しいですね。現実的ではありません」と語るのは、LIXIL 理事 CIO 兼 情報システム本部 本部長である小和瀬浩之氏だ。

ノンコア業務の削減を目指して「入力レス」の旅費精算システムを構築

まず、LIXILが導入した交通費精算システムの動きと、その導入にあたっての工夫を紹介しよう。

もともと全社的なシステム統合が「L-ONEプロジェクト」によって要求されていたわけだが、LIXILではこれを機会に旅費精算の手法そのものを大きく刷新した。

「いわゆるノンコアの業務をできるだけなくしたいと考えていました。旅費精算などはその代表で、そもそもやらずに済むならその方がよいものです。全社統合は仕組みを入れ替える絶好の機会ですから、表面的なシステム統合にとどめず、業務そのものの見直しを行いました。この機会を逃してしまえば小さな調整はともかく、全面的な見直しは10年、20年後でないと行えないでしょう」と小和瀬氏は統合にあたっての考えを語る。

従来は、現場担当者が領収書を貼り付けた精算書を作成し、直属の上長を含む数名が承認作業を行った後、支払いが行われていた。精算業務が面倒で、立替えた旅費がなかなか戻らないということで、現場には不満があったという。

「具体的に目指したのは、入力レスというやり方です。人間が入力するからミスが発生することが前提になり、厳しいチェックが必要になります。それによって、手間と時間がかかります。しかし、入力が不要になればミスもなくなり、チェックの必要も最小限になります。また、不正もできなくなるはずです」（小和瀬氏）

入力レスというのは、自動的に取得できる情報を最大に活用することだという。

まず出張の多い社員には、会社名義のクレジットカードであるコーポレートカードを支給。長距離の電車代や宿泊費を中心に、タクシーなども含めてクレジットカードで精算する方法を採用した。また日常の交通費については、個人が所有するSuicaなどの交通系ICカードを活用。精算システム上で行き先等を選択して明細を作り、利用履歴で確認するという形を採用した。

「画面上でも行き先などを簡単に入力できるようにしました。たとえば本社と営業所の往復などは多くの社員が行う動きですが、『いつも利用するところ』という感じで選ぶだけで入力が完了します」と小和瀬氏は現場処理の簡便化を語る。