ワコムは、同社Webサイトのコンテンツのひとつ「Making Ideas」において、会議についての調査結果をインフォグラフィックにまとめた「効率的な会議の仕方、情報共有の仕方」を公開し、約80％のビジネスマンが「会議に時間がかかりすぎている」と感じていることが明らかになった。

会議に掛かる時間とその原因

今回公開されたインフォグラフィックは、ジャストシステムのネットリサーチサービス「Fastask」において、25歳～45歳までの男性331人に実施したアンケート結果をもとに作成したもの。

その結果、「会議にかかっている時間」については、「1度の会議に1時間以上かかっている人」の割合が43.7%、「会議の時間が長いと感じている人」や約80%もいることが明らかになったという。さらに、そのうちの72%が「1時間程度で集中力が切れたなと感じる」ということだ。

続いて、時間が掛かってしまう原因についての調査では、「事前に情報共有がされていないため、説明に時間がかかる」が27.7%で第1位。続いて「不要な意見が多く、意見がまとまらない」(26.3%)、「会議の目的が明確でなく、誰も理解できないままダラダラと続く」(22.8%)と続いた。ほかにも「資料の共有に時間がかかる」、「資料が多すぎて、読むだけで時間がかかる」、「会議が始まってから、コピーや資料を取りに行くなど、時間の無駄が多い」といった意見も挙がったということだ。

効率化を図るメモ活用術

ワコムでは、こうした原因から分析し、会議を効率化するための3つのポイントをまとめている。ひとつ目は「会議は少人数で行う」こと。これにより、意思決定までの時間の短縮が見込める。ふたつ目に「課題と目的を事前に把握しておく」こと。つまり、図や画像などの資料を事前に共有しておけば、課題説明の時間短縮につながるというわけだ。３つめは「時間を設定する」こと。これにより、延長しないように集中して短時間に会議が行えるとしている。

また、調査結果では「会議中に自分でメモをとっている」と答えた90%の人のうち、実に71.2%の人が、メモをノートPCやタブレットに入力するのではなく、「ノートに手書きしている」と回答している。理由として「手を動かして書いたほうが、後々まで覚えていられる」、「手書きのほうがアイディアが浮かぶ」というような意見が挙がったという。このほか、議事録の作成率は62.8%で、国内の別支局や海外支部など離れた場所にいる人と「ビデオ会議」や「インターネット会議」などを行う人が、3人に1人はいるという結果も明らかになった。

さらに、効率的に相手に情報を伝えるポイントとして、「わかりやすい議事録」を作成するためには、結論とタスクを冒頭に記載してすべての内容を読む手間を省けるようにすること、手書きメモをそのままデータ化して簡単な議事録代わりにすること、そしてインターネット会議や共同プロジェクトでも図を事前に共有して会議をスムーズに進行させることを挙げた。

最後に同社は、資料の作成や共有を効率化にする便利ツールとして、ノートに専用ペンで書いてボタンを押すだけで、その内容をアナログからデジタルに変換してデータを共有したり、そのままメールで送ったり、後から編集したりできるワコムのスマートフォリオ「Bamboo Spark」を紹介している。