マイナンバー制度で、社会人の生活はどう変わる?

マイナンバー制度が2016年1月より施行される。経営や人事、会計などに関わる職種の人はしっかり準備を進めていると思われるが、それ以外の大多数の人にとって、この制度がどういうものなのか、どんな影響があるのかさっぱり分からないというケースが多いのが現状だ。そこで今回は、社会人のあなたに何が起こるかシミュレーションしてみたいと思う。なお、この記事は2015年3月16日現在の情報に基づいている。今後、制度が変更される可能性もあるので、ご了承いただきたい。

突然届くぞマイナンバー

マイナンバー制度は、社会保障と税、そして災害対策の分野で利用されるもので、各行政機関ごとに管理されていた個人を識別する仕組みを一本化して情報管理を容易にし、国民の利便性を向上するという狙いがある。これによって、所得の把握や申告がシンプルになり、照合もしやすくなることから、税に関する不正や生活保護などの援助金の不正受給などを無くすという意味合いも強い。

もちろん、大変なのは会社の総務や経理といった部署で、源泉徴収票や行政機関に提出する各種法定調書にもマイナンバーが記載されるようになるので、帳票レイアウトを変更するなどの対策はもちろん、そもそもマイナンバーを家族分を含めて社員からどうやって集めるのか、社内でどうやって管理するかで、現在頭をひねっている真最中だ。

国民1人につき1つの割り与えられる12桁の番号は、2015年10月ごろから配布が開始される。何も知らなければ、ある日突然、紙の通知カードが届くことになるので、うっかり捨ててしまわないよう十分気を付けなければならない。個人番号カードの発行を市区町村に申請すると、2016年1月以降に写真付きで身分証明書としても利用できるカードが交付される予定となっている。

今のところこの個人番号カードには電子証明書が搭載されたICチップが埋め込まれ、表面には氏名、住所、生年月日、性別、マイナンバーなどが記載され、本人の写真が添付される。このカードは住基カードに代わり、e-Taxなどの電子申請や印鑑登録証などの自治体が条例で定めたサービスにも利用できる予定だ。これは社長であろうが一般社員であろうが、住民票を持っている全ての人が対象となるので、「知らなかった」ということが無いよう、しっかり知識として身につけてほしい。

会社ではマイナンバーはどう扱われる?

マイナンバーの適用分野は冒頭で述べたとおり、社会保障と税、災害対策になる。すなわち、会社に勤めているなら、厚生年金や健康保険、給与、賞与、年末調整などなど、社会人生活と切り離せないところと密接に関係してくることになる。とはいえ、こちらが会社に伝えない限り入力ができない。会社の総務なり、経理なり、担当になった人を通して、会社へマイナンバーを知らせるのだ。

この際、単純にマイナンバーを伝えるというだけでなく、「本人確認」が必須となっている。マイナンバーとそれを所有している人が同一であることを確認するためのもので、いわゆる成りすまし防止のための措置だと思えばいいだろう。本人確認の方法や必須要件はまだ正式にかたまっているわけではないが、今のところ、マイナンバーカードに記載されている内容を、「番号確認」と「身元確認」に分けておこなうことが決まっている。例えば、最初に届いた通知カードで番号確認を行い、運転免許証やパスポートなど、顔写真が入ったもので身元確認をするといった方法が適切とされている。これらは、正社員だけでなく、パートやアルバイトも同様だ。

「会社勤めの人は大変だな～」なんて思っている個人事業主のあなた。もし、社員やアルバイトを雇っていなくても、外注しているなら話しは別。これと同じ事を、外注の人に対してやらなければいけないのだ。

こうした一例を聞いただけで、「えー」とならないこと。なぜかというとこれは扶養家族に対してもおこなうケースがあるからだ。あなたが会社員など厚生年金、共済組合に加入している第2号被保険者で、第3号被保険者の届け出(配偶者に扶養されることになった場合)をする場合、事業主が扶養家族に対しても本人確認をする必要がある。これとは逆に年末調整のときなどは、あなたが扶養家族のマイナンバーを提供する側になるため、本人確認もあなたが行い会社へ渡す。

ただし、今例に挙げた中に出てきた「社会保障」の「年金」分野でのマイナンバー活用は遅れることが決まっている。しかし、「社会保障」の雇用保険などの労働分野は2016年より施行される予定なので、いずれにしても準備は必要。具体的にやらなくてはならないことは、ケースバイケースになるうえ、ややこしくはあるが、いずれにしても「本人確認」は、自分の身に降りかかってくるケースもある事はお分かりいただけたかと思う。

マイナンバーはどのような管理がなされるのか?

マイナンバーが、所得や税、保険などに関係することは理解できたと思うが、一度預けたものがどのように管理されるか気になるだろう。そもそも、マイナンバーは先に挙げた3つの分野以外での使われ方は許されない。例えば、他人のマイナンバーを知っているからといって、その人の所得や税額を知ることもできないし、本人確認がされない限り、開示されることもない。会社が社員番号の代わりに利用したり、個人別の売り上げ管理で使用することもダメだ。

さらにいうと、マイナンバーを預かっている会社が、うっかり漏えいさせた場合は、最高で「4年以下の懲役または200万円以下の罰金」という、これまで以上に厳しい措置が待っている。これは個人情報保護法では適用外だった小規模事業主にも適用され、実刑を含む重罰が用意されている。

我々が注意するべきことは、マイナンバーが生涯にわたって利用されるものであること、社会保障、税、災害対策以外の用途では、決して他人に教えないことが重要になる。マイナンバーカードの取り扱いに注意し、紛失しないように管理を徹底するように心がけていただいきたい(※漏洩等があれば再発行は可能)。

自分で確定申告する場合は?

こうした注意事項の他にも、源泉徴収票や確定申告書、各種支払調書、各種被保険者届、それぞれマイナンバーがどこかに記載されることになるため、帳票類もサイズや様式の変更が予定されている。ちなみに税務関係書類への番号記載時期については国税庁のHPでは以下のようにアナウンスされている。

①所得税：平成28年1月1日の属する年分以降の申告書から
②法人税：平成28年1月1日以降に開始する事業年度に係る申告書から
③法定調書：平成28年1月1日以降の金銭等の支払等に係る法定調書から(※)
④申請書・届出書：平成28年1月1日以降に提出すべき申請書等から
(※)法定調書の対象となる金銭の支払を受ける者等の番号も記載する必要がある。

この変更は個人事業主や、社会人でも自分で確定申告をするようなケースで、かなり大きなインパクトとなる。手書きでの会計処理の場合は、いちいち関係各所へ出向いて新しい帳票を貰わなくてはならないし、古い業務ソフトを使っているケースでは新しい帳票印刷に対応できない可能性もあるなど、今のうちから備えておかないと面倒になることもあるだろう。また、Excelなどで管理している場合は、セキュリティ的な問題がある。

備えるという意味で、一番良い方法はバージョンアップによるマイナンバー制度対応を約束してくれている製品を選ぶことだ。今後、数年に亘って制度改正が行われる可能性があり、それらにずっと追随していくのは、かなり負担だ。例えばソリマチは「給料王」や「会計王」シリーズでは対応プログラムの提供をアナウンスしている。自分にとっても会社にとっても、社会全体を巻き込んでのまったく新しい取り組みの始まりが、いよいよ間近に迫っている。今のうちから数年間に亘るマイナンバー制度への対応に備えた業務ソフトを利用して新しい環境に慣れておくとよいだろう。