GPS打刻システムは、インターネットさえつながっていればいつでもどこでも打刻ができ、勤怠管理がしやすくなります。不正打刻、超過残業の防止にもつながります。勤怠管理をリアルタイムで見ることで、新しい顧客の開拓にもつながり、業績向上につながります。
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GPS打刻とは？
GPS打刻とは、勤怠管理の１つの方法です。これは、スマホやタブレット等のアプリを使ってオンラインでの出勤・退勤の時間を押すタイムカードのようなものです。また、GPS機能を用いられ、自分の位置情報も把握されます。
これらを利用する職種としては、訪問先に直行・直帰をする訪問介護サービスや運送業・外回りの営業職などにも多く使用されます。
GPS打刻のメリット8つ
GPS打刻は、社外や事業所外で働く従業員等の勤怠管理を正確に把握できるため、会社側にとっても、従業員にとっても様々メリットがあると考えられます。
例えば、「出社・退社時間の記入漏れ」や「打刻忘れの防止」や「不正・虚偽の打刻等の防止」、「残業時間の正確な把握」などが8つのメリットが挙げられます。
これらから、GPS打刻のメリットについて詳しく見ていきたいと思います。
GPS打刻のメリット1：従業員の残業状況を把握できる
1つ目は、GPS打刻機能を使って、従業員の残業状況を把握し、超過残業の防止を図ることができます。
従来は、タイムカードを押したあと残業する人が多くいました。しかし、GPS打刻機能は、正確に出勤・退社時間を管理するシステムです。遅刻・早退・欠勤なども正しく管理してくれます。
そのため、労働時間が正確に分かり、超過残業になりかけの従業員がいたら、システムが知らせてくれます。
GPS打刻のメリット2：出先の社員の勤務状況の把握ができる
2つ目は、現地に直行・直帰する従業員の勤務時間等を把握できます。GPS打刻は、スマホやタブレット等から、出先でも出社・退社時間が打刻できます。そして、その打刻記録がシステムに残るため、正確に勤務状況を把握できるのです。
タイムカードの場合は、月末にExcelへ手入力をしていた為に、ミスも多く発生していました。
しかし、GPS打刻は、自動集計されるので、ミスも減り、正確に給与計算され、トラブルなども減ります。
GPS打刻のメリット3：コストの削減
3つ目は、GPS打刻機能と給与計算表を連携させることで、短時間で自動的に給与計算が行われるため、入力する人手やタイムカードの紙などのコスト削減できます。
今までは、タイムカードで出勤・退社を管理し、2～3日かけてExcelに手作業で入力し、集計していました。紙を使用していたため、コストもかかっていました。
GPS打刻では、自動で勤怠管理ができるので、人件費も、紙代も減り、コストの削減ができます。
GPS打刻のメリット4：虚偽報告を防止できる
4つ目のメリットは、GPSに機能によって、時間だけでなく、場所の位置も特定されるシステムのため、勤怠管理の不正はできないということです。
タイムカードの場合は、出張や外回りの場合、出勤・退社時刻は、事後報告であったため、 虚偽報告も可能でした。
しかし、GPS打刻は、時刻と場所が関連付けられているので、打刻するだけで場所と時間が判明するため、虚偽の報告はできなくなるのです。
GPS打刻のメリット5：打刻忘れを防げる
5つ目のメリットは、直行・直帰の際、その日、その時に打刻できるので、打刻忘れを防ぐことができます。
外回りをする仕事や職種の人は、仕事先に、直行・直帰します。そして、後日、勤務時間を報告するため、曖昧になったり、忘れたりしてしまのです。
GPS打刻は、その場で出退社の記録が正確にされます。正確に記録されることは、正しい勤務時間を割り出すことができ、給与計算も行うことができます。
GPS打刻のメリット6：業績向上を図る
6つ目は、位置を把握し、従業員の動きや活動を分析し、業務の拡大や範囲を広げ、業績向上を図ることができます。
GPS機能で位置も送信されます。例えば、営業職や販売員等の業務範囲や活動範囲を知ることができます。そして地域などの偏りはないか、販路の拡大等を分析できます。新しい販路や営業地域を広げられるのです。
新しい販路や地域を拡大することにより、販売や営業件数が増え、業績の向上にもつながります。
GPS打刻のメリット7：手間を減らすことができる
7つ目は、従業員は、出勤・退社の時間を出先から送信できるので、直行・直帰できます。
タイムカードなどの場合、出勤・退社時間を報告するために、一度会社に立ち寄っていました。また、月末にタイムカードを管理し、Excelに入力して、給与計算を行うなど手間が増えていた。
GPS打刻は、出先から出勤・退社時間打刻することができ、そのまま自動で給与計算システムまで送信されるので、従業員の負担が軽減されます。
GPS打刻のメリット8：残業時間の管理ができる
8つ目は、勤・退社時間の報告漏れや不正などがなくなるので、残業時間を把握することができ、超過残業の防止や人件費の増大を防げます。以前は勤・退社時間の記入や報告漏れや不正な報告などがありました。しかしGPS打刻は、正しい勤務時間を送信します。そのため、システム管理者は、正確な残業時間を把握でき、従業員に注意を促すなど、超過残業防ぐことができます。
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GPS打刻のシステムを導入するときのポイント
次はGPS打刻システムの導入について説明します。GPS打刻システムの導入にあたっては、簡単に使えてコストもかからない方が受けられやすくなります。
また、導入にあたっては、GPS機能を使うために、従業員の個人情報を得る必要があります。そのことで、抵抗を感じる従業員も必要です。
ここでは、便利な使い方や従業員の理解を得るための工夫など、GPS打刻システム導入について説明します。
タブレット対応のシステムを検討する
タブレット導入するメリットには3つあります。１つは、「業務の効率があがる」ことです。これは、作業はタブレットを使用して行うことが多いです。タブレットで打刻してそのまま作業に入った方が、時間短縮にもなります。
2つ目は、「労働時間を正しく把握、管理できる」ことです。タブレットには様々な機能がついています。そのため、色々な打刻方法があります。例えば、「顔写真を撮る」ことで打刻する方法があります。これなら、不正打刻はできません。
3つ目は、iPadなどのタブレットで導入することで、「初期費用」を軽減できます。すでにタブレットを使って作業をしている従業員には、そこにアプリを入れるだけですぐに勤怠管理ができます。
従業員の理解を得る
GPS打刻システムは、GPS機能があり、場所も特定できるので不正防止に、とても便利です。しかし、従業員の個人情報や位置情報が分かるため、抵抗を感じる人も多いです。
従業員には、勤怠管理以外の目的で個人情報を使用しないことを必ず伝えましょう。そのための誓約書を交わしたり、社内規定を設けることも1つの方法です。
そして、GPS打刻システムを導入するメリットを分かりやすく説明し、従業員の理解を得ます。
クラウドを活用した勤怠管理システムの特徴3つ
GPS打刻システムは、クラウドを活用した勤怠管理です。クラウドは、インターネットがつながる場所であれば、いつでも、どこでもシステムを利用でき、とても便利です。
クラウドの勤怠管理サービスには、様々な機能がありますが、その中でも一番特徴的なものを３つ述べたいと思います。
勤怠管理システムの特徴1：打刻されたデータはシステムによって自動集計される
打刻したデータが、勤怠システムによって自動集計され、素早く、正確に給与計算ができます。
クラウドサービスによって、出勤・退社時間を打刻したデータが、勤怠システムにつながっているため、打刻したことにり、自動集計されます。そして、手で入力し、管理していた時よりも正確に、素早く給与計算がされるようになります。
勤怠管理システムの特徴2：場所を問わずアクセスが可能になる
インターネットにつながっていれば、いつでも、どこでも、勤怠管理システムを利用することができます。出先等からでも打刻でき、また、早朝や夜間でもシステムも活用することができます。そのため、直行・直帰も可能になり、位置情報も分かるので不正打刻防止にもつながります。
また、残業時間も把握できるようになるため、超過残業も防ぐことができます。
勤怠管理システムの特徴3：リアルタイムで確認できる
勤怠管理システムは、リアルタイムで確認することができます。そのため、超過残業の防止や人材配置なども行うことができます。
今までは勤怠管理は、月末まで見ることができなかったので、対策なども遅れていました。しかし、クラウドの勤怠管理システムは、リアルタイムで見られるので、残業時間が多い人に注意を促し、超過残業の防止につなげることができます。
GPS打刻を導入して業務効率を上げよう
GPS打刻システムによって、従業員の負担が軽減されるだけでなく、会社にとっても手入力や集計などの手間が省けます。そのため、今まで使っていた労力や経費を大幅に削減し、業務の効率を図ることができます。
そのために、新しい業務ができたり、人手を他の仕事に増やすことによって、効率よく働くことができます。そして、それが企業が事業所の拡大につながっていくのです。
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