勤怠管理は会社を経営していくにあたって非常に重要です。勤怠管理をしていない企業にはさまざまなリスクが潜み、やがて大きなトラブルに発展する恐れがあります。 この記事では勤怠管理をしていない企業に潜むリスクや起こりうるトラブル、あわせて適切な勤怠管理を行う方法などをご紹介します。現状勤怠管理をしていないという企業の方はぜひ参考にしてみてください。
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勤怠管理とは？
勤怠管理とは企業が従業員の就業状況を正確に把握することです。
勤怠管理ではタイムカードなどを利用して、従業員の出勤時間や退勤時間、休憩時間や時間外労働、有給休暇取得の状況などを適正に把握し、チェックを行います。
企業が正しい勤怠管理を行うことによって従業員への適正な賃金の支払いが行えるだけでなく、過剰労働を防止したり、企業にとって重要な法令順守を行うことに繋がります。
勤怠管理をしていない企業とは
勤怠管理をしていない企業は労働環境があまり良いとは言えません。勤怠管理は企業が行うべき業務であり、多くの一般企業は適正な勤怠管理を行っています。
しかし中には勤怠管理を行っていない企業もあり、そういった企業は長時間労働や残業代の未払いなどの問題が起こりやすい環境となってしまいます。
勤怠管理を行う目的
勤怠管理には、勤務時間の管理や賃金の計算、従業員の健康状態を管理する目的があります。 勤怠管理を行うことで、企業は従業員の始業から終業までの時刻を正確に管理し、適正な賃金の支払いを行うことが可能になります。 また、過剰労働についても早期発見できるようになるため、従業員の健康を守ることにもつながります。
勤怠管理をしていない企業に潜むリスク4つ
正しい勤怠管理を行うことは企業にとっての義務の1つですが、実際には勤怠管理を行っていない企業もあります。では勤怠管理をしていない企業には具体的にどんなリスクがあるのでしょうか。
勤怠管理をしていない企業のリスク1：パワーハラスメント
勤怠管理をしていない企業ではパワーハラスメントが起きやすいと言えるでしょう。 現在、企業は従業員の労働時間を把握することが義務化されていますが、勤怠管理をしていない企業の多くではパワーハラスメントが発生しています。 パワーハラスメントとは職場内での優位性を背景に、部下に精神的、肉体的な苦痛を与えることです。勤怠管理が適正に行われていない企業では、こういったパワーハラスメントも常習化されやすい環境だと言えます。
勤怠管理をしていない企業のリスク2：長時間労働
勤怠管理をしていない企業では違法な長時間労働が行われやすくなってしまいます。 労働基準法では従業員の労働時間は1日8時間を超える労働は時間外労働となり、労働基準監督署に届出をする義務があります。 しかし、勤怠管理を行っていない企業では従業員の正しい就業時間を記録していないため、時間外労働や長時間労働が常習化されている状況になっています。
勤怠管理をしていない企業のリスク3：残業代の未払い
勤怠管理をしていない企業では残業代の未払いが発生しやすくなります。 従業員が時間外労働を行っていたとしても、勤怠管理をしていなければ時間外労働とみなされない可能性があります。この場合、残業代が未払いになるリスクが高まってしまうでしょう。 また、みなし残業代の約定があったとしても勤怠管理が正しく行われていなければ残業代と基本給の区別が明確にできず、残業代の未払いを従業員が把握することができません。
勤怠管理をしていない企業のリスク4：みなし残業
勤怠管理をしていない企業ではみなし残業が発生しやすくなります。 みなし残業とは賃金に一定時間分の残業代を含ませる制度のことです。例えば「みなし残業制度として月30時間の残業を含む」場合、月30時間までの残業については残業代が支給されることはありません。 みなし残業でも実際の残業の多くがみなし残業時間を上回る場合は残業代の支払い義務が発生しますが、勤怠管理を行っていなければ支払われない可能性もでてきます。
勤怠管理をしていない企業はどうなるのか
上記のように、勤怠管理をしていない企業には多くのリスクが潜んでいますが、この状態を続けた場合、どのようなことが起きるのでしょうか。
勤怠管理をしていない企業に起こりうる問題1：ブラック企業になる可能性
勤怠管理をしていない企業は、世間に「ブラック企業」扱いされる可能性があります。 ここまでご紹介したとおり、勤怠管理を行っていない企業の多くでは長時間労働が常習化しています。そのため、勤怠管理を行っていない企業ということが外部に知られれば、ブラック企業であるという噂が広がりかねません。 一度ブラック企業だと認知されてしまえば社会的な評判が悪くなり、人材が集まりにくくなるなどのデメリットがあります。
勤怠管理をしていない企業に起こりうる問題2：トラブルにつながる可能性
勤怠管理をしていない企業は訴訟などのトラブルにつながる可能性があります。 正しい勤怠管理を行っていない場合、従業員の実際の就業時間に対する適正な賃金が支払われていないということになります。そのため、従業員との間で訴訟問題に発展するリスクがあります。 企業側と従業員側でトラブルが起きれば、社会的な信用も落ちてしまいます。また、雇用している他の社員からも不信感を持たれてしまうでしょう。
勤怠管理をしていない企業に起こりうる問題3：業績悪化の可能性
勤怠管理をしていない企業は業績悪化につながる可能性があります。勤怠管理を行っていない場合、従業員が長時間労働を行っていることもわからないため、疲労度を把握することができなくなります。過剰な労働による生産性の低下も懸念されるでしょう。また、過労が原因で従業員が勤務中に事故にあってしまい、労災認定によって損害賠償義務を負うケースも考えられます。労災認定は企業のイメージダウンにつながり、業績が悪化する可能性もあるでしょう。
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適切な勤怠管理を行う方法4選
勤怠管理を行わないことは、企業にとっても多くのリスクを伴います。そのため、従業員を雇用する場合は適切な勤怠管理を行うようにしましょう。
ここでは最後に適切な勤怠管理を行う方法4選をご紹介します。
勤怠管理を行う方法1：パソコンで管理する場合
パソコンを使ってエクセルなどで勤怠管理を行うことができます。エクセルであれば多くの企業で普段から利用しているツールなので、使い慣れており、勤怠管理のために追加の費用がかからないというメリットがあります。 しかし社外での勤怠管理には不向きです。また、人によっては記入に手間を感じるケースがデメリットだと言えるでしょう。
勤怠管理を行う方法2：ICカードで管理する場合
ICカードで勤怠管理を行うことができます。 企業のセキュリティードなどのICカードを使って勤怠管理を行うこともできます。ICカードであれば従業員もICカードリーダーにカードをかざすだけで打刻ができるため、余計な負担をかけることなく勤怠管理を行うことができるのがメリットです。しかし、ICカードリーダーの導入費用など、導入コストがかかる点がデメリットだと言えます。
勤怠管理を行う方法3：タイムカードで管理する場合
タイムカードで勤怠管理を行うことができます。 タイムカードを使った勤怠管理は昔から行われている方法なので、従業員にとっても簡単に利用でき、導入コストも比較的安い点がデメリットだと言えるでしょう。 しかし、タイムカードは紙ベースの管理になるため手間がかかり、簡単に捨てることもできません。また、打刻漏れや不正打刻のリスクがあることはデメリットだと言えます。
勤怠管理を行う方法4：勤怠管理システムで管理する場合
勤怠管理システムで勤怠管理を行うことができます。 勤怠管理システムを使った勤怠管理の場合、正確な勤怠管理ができ、従業員もワンクリックで打刻できるため負担がかからない点がメリットです。 しかし、システムによっては導入コストがかさむケースもあります。
適切な勤怠管理で働きやすい環境を作ろう！
企業の義務でもある勤怠管理を正しく行いましょう。
勤怠管理を行うことは従業員の就業時間を正しく管理し、適正な賃金を支払うために重要です。また、過剰労働を防止し、従業員の健康を守るためにも勤怠管理は大切です。
勤怠管理をしていないという企業の方は、ぜひこの機会をきっかけに適切な勤怠管理を行ってみてはいかがでしょうか。
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