小売業向け勤怠管理システムおすすめ4選！複数店舗対応やICカード打刻対応も！

勤怠管理システムの導入は、小売業が抱えている勤怠管理の課題を解決する方法の1つです。本稿では、小売業特有の勤怠管理上の課題について解説した後、小売業に向いている勤怠管理システムの特徴について紹介します。

また、勤怠管理システムが小売業にもたらすメリットや製品の選び方について解説し、最後に小売業におすすめの製品を紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

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小売業の抱える勤怠管理の課題7つ

多店舗展開が基本で雇用形態のバリエーションが多く、シフト制の勤務形態となる小売業ですが、勤怠管理にどのような課題があるでしょうか。順番に解説します。

1、シフトや休暇の管理が複雑

小売業の基本的な働き方は、営業時間が長く休日もバラバラに取得する「シフト制」です。24時間営業のコンビニエンスストアのような業態では、多くのアルバイトやパートを入れて、順番にシフトを回していくことになります。

大人数の従業員、パターンの多いシフト、さらに休暇の管理など、シフト管理者はシフト管理にかなりの労力を割かれています。各従業員からのシフトや休暇希望収集、シフト作成、仮シフト発表後の調整など、シフト管理作業があまりに多いため、本業に回せる時間が削られることも少なくありません。

2、不正打刻の可能性がある

従来のタイムカードによる打刻や紙ベースで印鑑を押すだけの出勤確認の場合、遅刻や早退を管理しきれず、不正打刻の可能性もあります。従業員数があまりにも多く不正打刻を防ぎきれない場合は、何らかの対策が必要です。

3、複数店舗の勤怠管理が煩雑

小売業は店舗の数が多く、従業員の中には複数店舗を掛け持ちで担当するケースも少なくありません。しかし勤怠データは店舗ごとに管理するため、従業員1人の勤怠データを管理するのは手間がかかり、勤怠データを取りまとめる担当者に負荷がかかりがちです。

4、勤怠データからの給与計算が繁雑

勤怠データは、毎月締め日になると一斉に人事部門に送られてきます。これらのデータを取りまとめ、従業員ごとに給与計算を行うのは負担の大きい業務です。パートやアルバイトなど雇用形態の違いやシフトによる各種手当の違いなど、給与計算関連のルールも多くなる傾向があります。

5、シフト管理と売上管理の波の不一致

シフト管理者の経験と勘のみに頼ったシフト管理をしていると、売上管理の波と不一致になり、人余りや人不足といった事態を引き起こします。売上管理と連動した人員確保をするには、過去の売上データを確認できる仕組みが必要です。

6、労働基準法などの改正対応が大変

労働基準法などの勤怠管理や給与計算に影響のある法令改正は、定期的に行われています。法令が改正されるたびに、労務管理の基準や給与計算の方法などに影響があるため、社内の就業規則およびチェック・計算に関するExcelの数式修正などが必要です。

法令改正対応はかなり手間がかかる上に、人手で行うと修正反映ミスなども起こる可能性があり、ダブルチェックをするなどの作業も必要になります。本社から法令改正に関する情報やフォーマットの展開があっても、多忙な店舗は対応が漏れる可能性もあります。

7、ヘルプ出勤の計算が煩雑

店舗ごとに勤怠データをまとめていると、ヘルプ出勤をする従業員の勤怠データ管理が繁雑になります。毎月の勤怠データをチェックしにくいため、長時間残業などの状況も把握しづらく、労務管理面でも問題です。

かといって、例えば毎週の勤怠データを各店舗から収集して集計する運用にすると、人事・総務部門の作業ボリュームはかなり大きくなってしまいます。

このように、小売業が抱える勤怠管理の課題は多く、特にシフト管理者と人事・総務部門の負担は重くなりがちです。勤怠管理システムを導入することで、これらの課題はどの程度解決できるでしょうか。

小売業で勤怠管理システムを導入するメリット7つ

小売業が勤怠管理システムを導入することで、どのようなメリットがあるのかを順番に説明します。

1、複雑なシフトも簡単に作成・管理可能

勤怠管理システムでシフト管理機能を備えている製品なら、複雑なシフトも簡単に作成・管理が可能です。シフトパターンをあらかじめ登録してシフト展開をし、実際の勤怠時間を従業員が登録します。

勤怠管理システムの中には売上データを管理できる製品もあります。その場合は過去の売上データを参照しながら、必要人員の見込み数を算出して、より精度の高いシフトを組むことも可能です。

なお、シフト管理機能はオプション機能となっている場合もあるため、製品選定時には、どのような形で提供されるかの確認が必要です。

2、自動集計で集計作業の負担軽減

勤怠データは、従業員の入力をリアルタイムで蓄積し、自動集計します。そのため、集計作業の手間をかけることなく、従業員ごとの現時点での残業時間を迅速に確認可能です。

自動集計した勤怠データは、管理画面で部門別・従業員別など複数の視点で集計できます。複数店舗で働く従業員が多くても、従業員別の集計機能を使えば簡単に従業員の勤怠データをチェックできます。

さらに、給与計算システムとデータ連携をすることで、自動的に給与計算までワンストップで完了。勤怠管理だけでなく給与計算業務にかかる工数も大幅に削減可能です。

3、不正打刻の防止

勤怠管理システムは、不正打刻を防止する仕組みを数多くサポートしています。ICカードリーダーや生体認証（顔認証・指紋認証など）を店舗に設置して打刻する機能や、スマートフォンのGPSで位置情報を取得しつつ打刻する機能は、不正打刻防止に役立つ機能です。

ただし、製品によってどの打刻方法をサポートしているかは異なります。小売業の場合は、ICカードリーダーや生体認証（顔認証・指紋認証など）を店舗に設置しての打刻が使いやすいでしょう。複数店舗で働く従業員については、スマートフォンのGPSを利用した打刻方法を採用して使い分けることもできます。

4、ヘルプ出勤も一元管理

勤務管理システムでは、勤怠データを一元管理します。複数店舗の担当になっている従業員や、近隣の店舗にヘルプ出勤をする従業員の勤怠データを労務管理の観点で確認するのも簡単です。

5、改正労働基準法対応も楽

勤怠管理システムでは、勤怠管理に関係する各種法令改正に対して、システム側で対応します。クラウド型の場合は、利用企業側は何もしなくても、サービス提供者側で法改正の対応を行うため、常に最新の法令改正に対応したシステムを利用可能です。

オンプレミス型の場合は、法改正用のアップデート版を自社環境に反映する手間があり、クラウド型より若干手間がかかります。ただ製品によってはインターネットを介した自動アップデート機能を提供しているものもあり、より簡単なシステム更新が可能です。

6、勤務状況のリアルタイムな把握

勤怠管理システムは、従業員が打刻をするタイミングでリアルタイムに勤怠データとして蓄積される仕組みです。そのため、勤務状況をリアルタイムで把握できるようになり、勤怠データによる勤務状況チェックも、管理画面を使えば簡単に行えます。

労務管理者は管理画面を確認することで、問題のある働き方をしている従業員をいち早く発見し、負担を軽減するなどの対策も迅速に行えます。

7、各店舗の勤怠状況を可視化

勤怠管理システムを導入すると各店舗の勤怠状況を可視化できる点も、小売業にとってメリットです。長時間労働が常態化している店舗に対して、余剰人員のある店舗からの異動を図るなどの対策もスムーズに行えます。

小売業に向いている勤怠管理システムの特徴

勤怠管理システムの中には、小売業に向いている特徴を持つ製品があります。小売業向きの製品を選ぶ際、これらの特徴があるかどうかを確認しましょう。

1、複雑なシフトや勤務形態に対応できる

小売業の多くは、複雑なシフトや勤務形態、多様な雇用形態があり、複雑な勤怠管理が必要です。自社の複雑なシフトや勤務形態に対応できる製品を選びましょう。標準機能とシステムの基本情報設定で対応するか、カスタマイズ可能な製品が選択肢となります。

自社の就業規則をシステム上に反映できるかどうかを利用者側で確認するのは大変です。製品を提供する会社側に問い合わせて、自社の就業規則をどこまで適用できるかを確認しましょう。

2、複数店舗対応

店舗数の多い小売業では、エリア管轄者がいて、担当エリア内の店舗を一括管理する必要があります。そのためエリア管轄者向けに、自分の担当エリアに属する複数店舗の勤怠状況を一括確認できる機能があると便利です。また、打刻機能にヘルプ勤務を把握できる機能があるかどうかも確認しましょう。

3、不正打刻の防止におすすめの生体認証

小売業は基本的に店舗出勤をしますが、各従業員にパソコンが与えられている店舗はあまりなく、パソコンを使った打刻は使い勝手が悪くおすすめできません。

小売業に適した打刻方法は、店舗に打刻用の専用機器を備え付けての生体認証による打刻です。また、従業員が公共交通機関を利用して出勤する店舗では、交通系ICカードを利用した打刻おすすめです。複数店舗に勤務する従業員数が多い場合は、スマートフォン認証も併用できるシステムが使いやすいでしょう。

小売業でよく利用される勤怠管理システムの機能7つ

小売業で利用されることの多い勤怠管理システムの機能を紹介します。これらの機能をできる限り網羅している製品を選びましょう。

1、多彩な打刻方法

打刻方法は、各店舗に1台ずつ打刻専用機器を設置しての生体認証打刻交通系ICカード打刻、スマートフォンを使った打刻などがよく使われます。逆に、1人1台パソコンがある職場は本社など数的に少ないため、パソコンを使ったWeb打刻はあまり使われません。

2、勤怠集計と勤務状況の確認・アラート

勤怠を集計し、勤怠状況を店舗別・従業員別などの単位でアラート確認できる機能は、従業員の労務管理に欠かせません。多数の店舗があり、複数店舗勤務の従業員もいる小売業では、システム化により労務管理が格段とやりやすくなります。

3、シフト管理

シフト管理機能は、各店舗のシフト管理者の負担を大幅に軽減する重要な機能です。シフト希望の収集からシフト展開まですべてシステム上で行え、提出のフォローなども口頭や電話で確認するより楽に、より迅速に行えます。

シフトパターンや従業員のスキル・役割などを登録し、シフトの希望が揃ったら自動でシフトを作成する機能を持つ製品もあります。シフトの自動生成が可能な場合、シフト管理者は自動生成されたシフトの手直しをするだけなので、シフト作成の負担はさらに軽減可能です。

4、有給休暇・休暇管理

小売業は、デスクワークのように休日が土日固定となることはほとんどありません。人によって休日の曜日を固定にしたり、休日もシフトに組み込んで決めたりするため、有給休暇や休日の情報（取得日数・残日数）を管理する機能も重要です。

5、年次有給休暇の自動付与

年次有給休暇は、勤続年数や雇用形態などの要素によって、付与日数が異なります。勤怠管理システムでは、年次有給休暇を自動付与する機能があり、勤続年数や雇用形態などを加味して従業員ごとに付与日数も自動計算します。

6、働き方改革関連法対応

働き方改革関連法が施行されている現在、時間外労働の上限規制や年次有給休暇5日以上取得義務など、働き方改革関連法関連のチェック機能も重要です。年次有給休暇の取得日数が少ない従業員に対しては、年度の途中や後半など好きなタイミングで、休暇を取得するようフォローできます。

7、外部サービス連携

勤怠管理システムで収集できる勤怠データは、給与計算システムや健康管理システムなどと連携することで、より業務を効率化できます。

また、小売業の場合は、新規出店や閉店などのタイミングで組織異動がひんぱんに発生するため、従業員や組織情報を一元管理する人事システムがあると便利です。従業員や組織の情報に変更がある場合は人事システムからデータ連携するようにしておけば、勤怠管理システムの個別対応が不要になります。

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小売業向けの勤怠管理システムを選ぶ7つのポイント

ここまで解説してきた情報を加味して、小売業が勤怠管理システムを選ぶ際のポイントについて説明します。

1、シフトの種類を自由に設定できるか

作成できるシフトの種類が自由に設定できるかどうかを確認してください。自社が現在使っているシフトパターンが登録できればベストです。自社に合ったシフト設定ができる製品が見つからない場合は、費用をかけてカスタマイズする必要もあります。

自社と似たシフト勤務をしている同業他社の導入実績がある製品なら自社にも適用しやすいですが、カスタマイズしている可能性もあるので問い合わせて確認するといいでしょう。

2、特殊な勤務形態への対応

シフトの中には、労働時間の前半と後半の間に長時間の休憩が入る中休みなど、特殊な勤務形態があります。特殊な勤務形態へ対応できるかどうかも、製品選定時のチェックポイントです。

3、料金体系

料金体系は、オンプレミス型とクラウド型で異なります。オンプレミス型はカスタマイズ費用を含めた導入コストと、年間保守契約の費用が必要です。

一方クラウド型は、基本的に利用人数単位の月額料金プランが主流となります。オンプレミス型に比べて低コストの場合が多いのですが、カスタマイズは対応していないまたは限定的である点が特徴です。製品を選ぶためには、各製品を利用する場合の総コストを計算して比較するといいでしょう。

4、自社の規模に合っているか

勤怠システムの中には、中小企業向けの製品や、大企業向けの製品があります。自社の規模を対象としている製品を選びましょう。

5、自社の求める打刻方法か

打刻方法については、製品ごとに個性が出る部分です。小売業におすすめの打刻方法（生体認証・交通系ICカードなど）の中から自社に合っている打刻方法を選びましょう。

6、売上データの分析が可能か

シフトを作成する際、売上データの分析が確認できると便利です。勤怠管理システムの中には、売上データの分析機能を持つ製品もあるので、シフト作成や経営管理に利用できます。

7、給与計算システムなどとの連携

勤怠管理システムは、他の人事系システム（給与計算システム・健康管理システム・人事システム）と連携すると、さらに業務効率化が可能となります。すでに人事システムや給与計算システムを導入している場合は、同シリーズの勤怠管理システムなら連携がスムーズなので、検討候補の1つとするといいでしょう。

ここまでで、小売業に向いている勤怠管理システムの機能や選び方について確認しました。最後に、小売業におすすめの機能を提供している勤怠管理システムの製品をご紹介します。

小売業向けのおすすめ勤怠管理システム4選

小売業にとって使いやすい機能が揃っている、勤怠管理システムをご紹介します。

中規模以上の小売業に最適！「ShiftMAX」KYODOU株式会社

　

「ShiftMAX」は、中規模以上の小売業におすすめの勤怠管理システムです。プライベートクラウドタイプなので、クラウド型でありながらカスタマイズも自由な点が大きな特徴です。複雑な就業規則や複数拠点、大人数など、自社の実態に合わせた勤怠管理ができるかどうか、事前に無料診断を受けられます。

打刻機能は、スマートフォン、指紋、交通系ICカード認証など、小売業にとって使い勝手のいい方法を複数提供。GPS打刻も使えるので、自社に合った打刻方法を選べます。打刻機能のステータスは、出勤・退勤の2ステータスと、出勤・退勤・休憩・戻りの4ステータスの2パターンで管理可能です。

管理画面はこれまで使い慣れたExcelと同じインターフェースなのも特徴の1つ。36協定などの労務上のチェックも、一覧画面で楽に行えます。 カスタマイズもしたいがコストを抑えて導入したい、複数の打刻機能を使いたい、といったニーズのある中規模以上の企業におすすめの製品です。

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タイムレコーダーで選べる打刻方法＆予実管理もある「タッチオンタイム」株式会社デジジャパン

「タッチオンタイム」は、全規模の小売業におすすめのクラウド型勤怠管理システムです。打刻は、タイムレコーダーを各店舗に設置して行います。タイムレコーダーの種類を選べる点は、本製品の特徴です。

一番人気の「タッチオンタイムレコーダー」は、指紋認証、交通系ICカード認証、従業員ID＋パスワード認証の3種類から選択可能で便利です。本人確認の精度が高い指静脈認証のタイムレコーダーや、スマートフォン＋GPSを使った認証にも対応しています。

勤怠管理システムに必要な、勤怠内容の承認機能や労務管理・アラート機能なども提供。さらに、勤怠管理システムとしては珍しい、概算人件費や勤務の予実管理機能もあります。これらの機能は、シフト作成の参考にしたり、ヘルプや人員増強が必要な店舗がないかのチェックに使用したりできて便利です。

シフト作成画面はもちろん標準で提供しており、シフトのパターンを登録、バーチャートで見やすい画面など、シフトの組みやすさも魅力。クラウド型で低コスト、導入支援も手厚く、小売業も使いやすい製品です。

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シリーズで導入して人事情報を一元管理「jinjer（ジンジャー）勤怠」株式会社ネオキャリア

「jinjer 勤怠管理」は、人事関係のシステムを提供するHRプラットフォーム「jinjer」シリーズの1つで、クラウド型の勤怠管理システムです。人事システムや給与計算システムと同時に導入すると、人事系の業務全般の効率化も可能となります。

「jinjer 勤怠管理」は、勤怠管理システムの機能を網羅しており、小売業に適したスマートフォン・タブレット・ICカード認証もサポートしています。特にタブレットを使った「笑顔判定機能」はユニークな顔認証。管理者の出勤確認画面では従業員の顔写真が見えるため、誰が出勤しているのかひと目で分かります。

勤怠管理だけでなく人事業務を全般的に刷新して業務を効率化したい、低コストで勤怠管理をシステム化したい、という場合におすすめの製品です。

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同日複数拠点での打刻も可能！「ジョブカン」株式会社 Donuts

「勤怠管理システム ジョブカン」も、バックオフィス業務全般を効率化する「ジョブカン」シリーズの1製品で、単独使用も可能な製品です。クラウド型で低コスト・短期間での導入が可能で、勤怠管理システムとして多彩な機能を提供しています。

打刻方法は、小売業には必要となる交通系ICカード・モバイルGPS・指静脈をサポート。LINE打刻・Slack打刻にも対応しています。

小売業で必要となるシフト管理は、予実管理機能や人員の過不足判定があり、従業員のシフト希望を作成画面に反映。シフトの人数が不足している場合は募集メールを送る機能もあり、シフトを組みやすい機能が揃っています。

組んだシフトはWebからいつでも確認できるほか、LINEを使って直近7日分のシフトを核にすることも可能です。

小売業が抱える勤怠管理の課題はシステム化で解決

勤怠管理システムを導入することで、小売業の抱える勤怠管理の課題を解決し、勤怠管理・労務管理に関する業務の大幅な効率化が可能となります。小売業にとって必要となるシフト作成・管理機能や打刻方法が備わっているか、使いやすいかなども含めて自社に合った製品を比較検討しましょう。

勤怠管理システムの導入を検討している場合は、ぜひ気になる製品の情報を以下より入手し、ご活用ください。

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