勤怠管理のシステム化は、製造業にも大きなメリットをもたらします。その一方で、製造業特有の問題により、勤怠管理システムを導入したくても導入できないケースも少なくありません。
本稿では、製造業が抱える勤怠管理の課題を整理した後、勤怠管理システムの導入メリットと製造業向きの勤怠管理システムの特徴・機能などについて解説します。最後に製造業に向いている製品も紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。
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製造業の抱える勤怠管理の課題
製造業の勤怠管理を難しくしている原因には何があるのでしょうか。原因を知ることで、改善のポイントが見えてきます。製造業の抱える勤怠管理の課題について解説します。
1、工数管理と勤怠管理の連携の煩雑さ
製造業は、数多くの工程があり、各工程に対して様々な職種・雇用形態の従業員が関わります。シフトパターンが多い場合、特殊なパターンで手当がつくというケースもあります。勤怠管理や給与計算ではこれらの情報をすべて把握しなければならず、非常に手間がかかります。
勤怠管理が煩雑だと、正確な工数管理も把握しにくく、予実管理やコスト管理に遅れが生じ、コストコントロールが難しい原因となっています。
2、打刻に時間がかかる
勤務人数の多い工場では、シフトの区切りに打刻する人が集中して時間がかかる、という問題があります。人数を分散して打刻できるように環境を整えると待ち行列は少なくなります。しかし今度は分けた勤怠データをまとめるという作業が発生し、管理部門の負担が増大する点も問題です。
3、集計業務の効率の悪さ
工場の現場では、Excelを使って勤怠データの集計を自動化している場合もあります。しかし、各工場から提出される勤怠データを、管理部門では手作業で集計するというケースがよく見られ、効率が悪いという点も課題の1つです。
さらに、タイムカードの情報が間違っている場合、いちいち手書きで修正内容を書き込まなければならない点も効率の悪い部分です。手書きにすると人的ミスが発生する可能性もあり、効率の悪さを助長します。
4、雇用形態のバリエーション
工場で働く人の雇用形態は様々です。正社員、契約社員、パートにアルバイトなど、雇用形態ごとに勤怠管理ルールは異なります。他の業種に比べて管理するべき雇用形態が多いと、勤怠管理も複雑化します。
5、人の入れ替わりが多い
人の入れ替わりが激しく、勤怠管理の手間が大きい点も課題の1つです。工場勤務者は、長期間のパートやアルバイトばかりではありません。繁忙期のみ短期間の契約で働く人、仕事が大変で辞めていく人の補てんなども多々あります。
人の入れ替わりがある度に、タイムカードを新しく用意し、出勤簿をメンテナンスする手間がかかります。さらに、シフトの組み直しも発生するので大変です。規模の小さい工場なら手作業で何とかなるかもしれませんが、規模が大きくなると、手作業で人の入れ替わりに対応する負荷はかなり大きなものになります。
6、工場の現場にあるPCの台数が少ない
デスクワークがメインの職場では、従業員1人に1台パソコンを配布します。従来の勤怠管理システムはデスクワークでの運用を基本にしていました。
一方、工場の現場にあるPCの台数は、事務所に1台もしくは数台置いてある程度です。そのため、デスクワークを前提にした勤怠管理システムは工場の実態に合わず、旧来の勤怠管理方法のままとなり、効率化がなかなか進みません。
7、外国人労働者が多い現場もある
2017年のデータですが、製造業で働く外国人労働者数は38.6万人です。現場によっては、工場で働く人々の多数が外国人労働者という場合もあるでしょう。
日本語が得意でない外国人労働者が多いと、日本語の勤怠管理システムは理解しづらく、システム化が進まない原因となるケースもあります。
8、精密機器を設置しづらい環境もある
工場の中には、ホコリや衝撃、熱などが発生するため、パソコンなどの精密機器を設置しにくい場合もあります。このような環境の場合、単純な仕組みのタイムカードや手書き・印鑑を使った出退勤記録を運用する方がいい、と考える現場責任者も多いでしょう。
工場の事務所にパソコンを1台置いて打刻処理をするにしても、従業員が多いと打刻に時間がかかってしまいます。
このように、製造業の勤怠管理には様々な課題があり、システム化が進まない原因となっています。では、勤怠管理システムを導入することにより、これらの課題はどのようにして解決するのでしょうか。
製造業で勤怠管理システムを導入するメリット6つ
製造業が勤怠管理を導入することにより得られるメリットは以下の6点です。
1、打刻時の待ち行列解消
現在の勤怠管理システムは、様々な働き方に対応した打刻方法を提供し、以前に比べて製造業にも導入しやすい製品が増加しています。
例えば、ICカードをかざすだけのタイムレコーダーや、スマートフォンを使って各従業員が手元で打刻できる機能は、製造業向きの打刻方法です。これらの機能を利用することで、打刻時に発生する待ち行列は解消されます。
2、集計作業の負担軽減
勤怠管理システムを導入すると、従業員が打刻した時点で勤怠データが自動的に集計され、手作業の「集計」という作業がすべて削減されます。勤怠データの修正もすべてシステム上で済ませられて手軽です。また、手作業が入り込まない分、人的ミスもなくなります。
従来、工場の現場責任者や管理部門は、負担の高かった集計作業から解放されます。これまで集計作業に充てていた時間は本業への割当が可能に。結果的に生産性の向上が期待できます。
さらに、勤怠管理と工数管理・予実管理との連携も楽になり、工数管理も時間をかけずすぐに確認でき、スピーディな対策が実施できます。
3、不正打刻の防止
勤怠管理システムの中には、不正打刻を防止する機能を提供する製品が多く見られます。例えば、スマートフォンのGPS機能を利用したGPS打刻や、顔写真撮影をしないと打刻できない機能は不正打刻を防止する機能の例です。
また本人確認の精度を高くする必要がある現場では、指静脈認証など生体認証が利用できるタイムレコーダーもあります。
4、働き方改革に即した勤怠管理が可能
システム化しないままの勤怠管理では、勤怠データをこまめに集計できないため、どうしても過重労働対策が遅くなってしまいます。働き方改革関連法案に即した労務管理も十分に行えません。
勤怠管理システムの多くは、働き方改革関連法案に即した勤怠管理を可能とする機能を提供しています。典型的な機能は、残業時間の上限管理、客観的な打刻、年次有給休暇を年間5日以上取得しているかどうかのチェック機能です。
客観的な打刻とは、従業員の打刻時間を客観的に証明する機能のこと。パソコン打刻なら、パソコンのログイン・ログオフ時間を自動的に収集して勤怠データと突き合わせ、時間にかい離がないかどうかをチェックします。このようなチェックを手作業で行うと膨大な手間がかかるため、システムに任せた方が効率的です。
5、多様な勤務形態のシフト作成も容易に
多様な勤務形態・雇用形態に即したシフト作成も、シフトパターンの登録機能を使うと容易になります。従業員が提出するのシフト・休暇の希望も即座にシステムへ反映されるため、シフト募集からシフト発表までの期間も短縮。シフト管理に関わる業務も、大幅に効率化できます。
また、勤怠管理システムの中には、あらかじめ設定した情報でシフトを自動生成する機能もあり、非常に便利です。自動生成した後は微調整が必要ですが、それでもシフトを最初から作成するよりも負担は大きく軽減されます。
6、勤務状況のリアルタイムな把握
従来は、勤怠状況をリアルタイムにチェックする方法もなく、勤怠データを利用した労務管理は難しい状況でした。勤務管理システムなら、従業員の打刻をリアルタイムに勤怠データへと反映できます。労務管理部門は、管理画面で現時点での勤怠状況を従業員単位・工場単位などの切り口で簡単に確認可能です。
製造業が勤怠管理システムを導入するメリットは数多くあります。ただ、勤怠管理システムは、製造業に向いている特徴を備えた製品を選ぶことが大前提です。
製造業に向いている勤怠管理システムの特徴
製造業に向いている勤怠管理システムの特徴についても確認しましょう。これらの特徴を持つ製品を選べば、勤怠管理の効率は大幅にアップします。
1、工数管理と勤怠管理が連動できる業界特化型
製造業では、工数管理をリアルタイムで行い、コストコントロールできることが重要です。勤怠管理とともに工数管理も行える業界特化型の製品を選ぶか、工数管理や予実管理機能を備えた勤怠管理システムを選びましょう。
従業員が日々入力する勤怠データを元に、リアルタイムかつ自動的に工数計算までできた状態になる製品がおすすめです。
2、3交代制など複数の勤務形態や雇用形態に対応
多彩な勤務形態や雇用形態に対応した勤怠管理システムを選びましょう。3交代制やシフト制など、自社の勤務形態や雇用形態をシステムに登録できるかどうかを確認してください。勤怠管理に必要な情報をすべて設定できれば、シフトを作成するときや、勤怠データを使った給与計算業務も楽になります。
3、不正打刻の防止
工場などの現場によっては、何らかの形で不正打刻を防止する機能が必要です。不正打刻の防止手段を機能として提供している勤務管理システムは、製造業に適していると言えます。
4、大人数でもスムーズに行える打刻機能
3交代制など人の入れ替わる時間帯がはっきりしている規模の大きい工場では、打刻の待ち行列で時間を取られる点が問題です。そのため、勤怠管理システムの中でも、大人数の打刻をスムーズに終わらせる機能がある製品は、製造業向きと言えます。
例えば、ICカードなど一瞬の処理で終わるタイムレコーダーを使った打刻は、スムーズな打刻をサポートします。また、従業員が個別で打刻できるスマホ打刻なら、そもそもタイムレコーダーの前に並ぶような必要もありません。
5、多言語対応
外国人労働者の多い現場では、多言語対応をしている勤怠管理システムが適しています。従業員単位で言語を選べる仕様ならさらにいいでしょう。設定のみで表示言語を切り替えられるタイプが理想です。
また、対応している言語の種類が、自社で働く外国人労働者の言語をカバーしているかどうかは確認する必要があります。マニュアルや公式サイトでよくわからない場合は問い合わせてください。
製造業向けの勤怠管理システムの特徴について解説しました。この中から、自社が特に必要とする特徴は何かを確認して、製品選定の際の考慮ポイントとしてください。
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製造業でよく利用される勤怠管理システムの機能
勤怠管理システムの基本機能の中でも、製造業でよく利用される機能をピックアップして紹介します。
1、打刻
打刻機能は、勤怠管理システムには必須の機能です。打刻方法は数多く用意されており、従業員や勤務する環境に合わせて選択します。ICカードを使った打刻や、従業員のスマートフォンを使う打刻など、誰でも使いやすく時間帯によって打刻が集中しても問題のない打刻方法を選びましょう。
2、勤怠集計と勤務状況の確認・アラート
従業員が打刻すると、システムは自動的に勤怠データとして集計します。集計時は、各従業員の雇用形態や勤務形態、申請状況もすべて織り込まれます。集計機能は、リアルタイムな勤怠状況確認・労務管理を実現するためのベースとなる重要な機能です。
リアルタイムの勤怠データなので、期中の好きなタイミングで勤怠データから工数を算出したり、過重労働に陥っている従業員をチェックしたりもできます。特に労務管理面でのチェックでは、より早いタイミングで対策を講じることが可能になります。
3、スケジュール・シフト管理
スケジュール・シフト管理も、製造業でよく利用する機能です。3交代制の勤務や数の多いシフトパターンは、システムにあらかじめ登録しておきます。各従業員のシフト希望や勤務予定を集めて、シフトを作成し、作成と同時に公開する機能もあります。
スケジュール・シフト管理によってシフトを作成することで、工数の予定と実績も管理できます。
4、有給休暇・休暇管理
休暇管理の主な機能は、各種休暇日数の残日数と取得日数の管理、年間の年次有給休暇の自動付与などです。有給休暇などの休暇管理は、働き方改革関連法案に則った労務管理に欠かせません。「年次有給休暇を年間5日以上取得すること」という条件は、働き方改革関連法案で規定されています。
5、承認ワークフロー
残業、各種休暇の申請から承認処理までを行う機能です。製造業の場合、従業員全員にパソコンがあるわけではないため、スマートフォンから勤怠管理システムに接続して利用できる、クラウド型がおすすめです。
6、働き方改革関連法対応
働き方改革関連法に対応し、各種労務チェックを行う機能も勤怠管理システムの重要な機能です。働き方改革関連法対応のうち、主に製造業で大きく関係するものは「時間外労働の上限チェック」「年次有給休暇5日以上取得のチェック」などです。
7、外部サービス連携
給与を自動計算する給与計算システムや予算管理システムは、勤怠管理システムと連携できるとさらに業務を効率化できます。外部システム・サービスとどのような形で連携できるかを確認しましょう。
製造業向けのタイムレコーダー3種
製造業が利用するタイムレコーダーを選ぶには、現場の状況に即しているかどうかを考慮します。製造業に向いているおすすめのタイムレコーダーを3タイプ紹介します。
1、スマホ打刻
スマホ打刻は、従業員が所持するスマートフォンを用いて打刻するタイプで、従業員個人が自分専用のタイムレコーダーを所持している、というイメージです。基本はGPS打刻ですが、ICカードを利用した打刻や、顔認証による打刻が可能な製品もあります。
スマホ打刻は不正打刻の防止や人数の多い工場での打刻にも強く、製造業に適しています。
2、指静脈認証式 タイムレコーダー
指静脈認証式のタイムレコーダーは、本人確認の精度が高いため、特に不正防止に強いタイプです。工場の出入りを厳しく制限したい場合などに向いています。
3、ICカード認証式
ICカードを使って認証するタイプのタイムレコーダーです。専用機器または、タブレットやスマートフォンを使って認証します。ICカードをかざすだけなので誰でも簡単に打刻でき、時間もかからないため人数の多い工場にも導入しやすいタイプです。
製造業向けの勤怠管理システムを選ぶ6つのポイント
製造業向けの勤怠管理システムを選ぶ際に、確認したいポイントを6点紹介します。
1、製造業に向いている機能が揃っているか
製造業の勤怠管理に欲しい機能があるかどうかは、重要な確認事項です。打刻方法については、製造業で取り入れやすい種類のいずれかはサポートしていますが、自社に適した打刻ができる製品を選びましょう。
また、勤怠管理と連動した工数管理や予実管理は、製品によって提供されない場合もあります。これらの機能がサポートされているかどうかは、特に注意して確認しましょう。
2、料金体系
料金体系は、クラウド型の場合利用人数に応じた従量課金制または1社単位での月額料金が基本です。初期費用は、かかる製品とかからない製品があります。オンプレミス型の場合は、システムの購入費用が初期費用として必要で、さらに年間保守費用もかかります。
自社の従業員規模などの状況を踏まえ、製品ごとに総コストを計算して比較しましょう。
3、自社の規模に合っているか
勤怠管理システムは、対象の従業員規模を明確にしています。大規模な企業向けの製品もあれば、中小企業がターゲット層の製品もあります。大規模企業向けの製品の方が高機能・高性能ですが、その分価格が高くなるというデメリットも。自社の予算を考えて、費用対効果の高さも考慮して選びましょう。
4、自社の求める打刻方法か
どのような打刻方法を提供しているかも、比較検討したいポイントです。スマホ打刻がいいのか、タイムレコーダーを設置するかなどをある程度決めてから比較しましょう。
5、複雑な勤務シフトへの対応
複雑な勤務シフトにどこまで対応できるかどうかも、忘れず確認しましょう。ただし、公式サイトに記載されている内容だけでは、どこまで対応できるかが分かりにくい状態です。そのため、実際に会社へ問い合わせて自社の就業規則を送り、対応可能かどうかを確認してください。
製造業向けのおすすめ勤怠管理システム3選
製造業に適したおすすめの勤怠管理システムを3製品紹介します。各製品は違った特徴を持つため、自社に合った製品はどれか比較検討してください。
■対象売上規模：全ての規模に対応
■提供形態：クラウド / SaaS / ASP
■初期費用：別途お問い合わせ
■参考価格：別途お問い合わせ
■無料トライアル：なし
「バイバイタイムカード」は、1,000名以上の大規模企業向けのクラウド型勤怠管理システムです。打刻方法の選択肢が豊富な点が大きな特徴で、特にiPadにQRコードをかざすだけの打刻は、時間もかからず手軽に導入できる、製造業向けの打刻方法です。
勤怠データの集計ルールはオプションが多く用意されているので、その組み合わせで最適な集計ルールを実現できます。シフト管理は、パターン型と時間型の2種類があり、実態に即した方法での管理が可能です。
また、製造業では重視したい工数管理関係の機能も豊富。拠点別や従業員別に表示できる就業実績バーグラフやリアルタイム実績、生産性管理などがあります。ユニークな管理機能としては、社員食堂での食事の記録を管理できる「社食システム機能」も。勤怠データとともに社食利用の情報を一元管理できます。
■対象売上規模：全ての規模に対応
■提供形態：クラウド / SaaS / ASP
■初期費用：0円
■月額費用：200円～500円／1ユーザー
■無料トライアル：あり
「ジョブカン勤怠管理」は、出勤管理・シフト管理・休暇申請管理・工数管理を自由に組み合わせて利用できるクラウド型の勤怠管理システムです。製造業の場合は、基本的に4つの機能すべてを使います。すべての規模に対応しており、人の出入りが激しい現場でも、追加IDの申請手続きは不要な点が便利です。
あらゆる勤務形態や雇用形態に対応するよう、設定項目が多く用意されています。そのため、製造業のようにシフトパターンや雇用形態の多い工場にも十分対応可能です。シフト管理や工数管理、労務管理などのも機能も充実しているので、製造業における勤怠管理の課題を解消し、大幅な業務効率化も期待できます。
勤怠管理システムの導入に不安がある場合は、「ジョブカン初期設定プラン」の利用もおすすめです。このサービスは、就業規則などの事前ヒアリング と、システム設定の代行サービスが受けられます。
多彩な打刻方法で使いやすい「タッチオンタイム」株式会社デジジャパン
■対象売上規模：全ての規模に対応
■提供形態：クラウド / SaaS / ASP / サービス
■初期費用：0円
■月額費用：300円/1人
■無料トライアル：あり
「タッチオンタイム」は、パソコンを使わない打刻方法が豊富で、あらゆる規模の企業に向いているクラウド型の勤怠管理システムです。特に人気の高い「タッチオンタイムタイムキーパー」は、指紋・ICカード・ID＋パスワードと3種類の認証方法を用意。ユーザー単位で好きな認証方法を組み合わせて指定できます。
シフト管理や勤務状況・リアルタイム集計・各種労務管理（残業時間チェック、有給休暇取得状況チェックなど）も網羅。人件費概算や予実管理もでき、工数管理面の機能もそろっています。
勤怠管理システムは製造業の業務効率化におすすめ
現在は、製造業に適した機能を持つ勤怠管理システムが数多くあります。勤怠管理をシステム化することで、リアルタイムに勤怠状況や工数を把握できるようになり、労務管理や予実管理の精度が格段に上がります。
自社の勤務形態や雇用形態、シフトなどに対応できるか、現場に合った打刻方法をサポートしているかなどを確認しながら、自社に最適な製品を見つけましょう。ぜひこの機会に、勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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