社内の業務効率化やコミュニケーションの活性化に向けて、活用する企業が増えているグループウェア。しかし、社員同士のやり取りも含めてメールで十分対応できている企業も多く、グループウェアを導入するメリットがよく分からないという声もあります。
そこで今回の記事では、そもそもグループウェアとメールはどのような違いがあるのか、それぞれ有効的に活用するためには、どのような使い分けが良いのかも含めて詳しく解説します。
グループウェアとメールの違い
社内でのコミュニケーションを円滑にするという意味では、社内SNSやチャットでなくともメールで対応できるのではないかと考える方も多いと思います。
しかし、たとえば会議の日程をメールで共有する場合、メールを受け取った側は日時と場所を確認し、自分のカレンダーにスケジュールを入力して独自で管理しなければなりません。中にはスケジュールの入力を忘れてしまい、ほかのスケジュールとバッティングするリスクも考えられます。
グループウェアとメールの決定的な違いは、共有する情報の種類に合わせて最適なツールや方法が選択できる点にあります。会議のスケジュールを共有する場合は、参加者のカレンダーに直接スケジュールが追加されるため、会議の日程を忘れる心配もありません。
グループウェアとメールの効果的な使い分け
グループウェアとメールを使い分けるにはどのような点に注意すれば良いのでしょうか。今回はそれぞれの使い分けの事例として、2点紹介します。
1. グループウェアの機能ごとに使い分ける
グループウェアには勤怠管理やワークフローシステム、スケジュール管理などの機能がありますが、それぞれの機能を有効的に活用し、メールでのやり取りは極力少なくすることが重要です。
たとえば会議の日程を調整する場合、対面やチャット、メールなどで日程の相談をした後で開催日が決まったら、グループウェアのスケジュール管理機能で日程を押さえておくなど、機能をフルに活用しましょう。
2. 社内向けと社外向けの連絡用で使い分ける
情報漏えいを防ぐためにグループウェアを活用する場合は、社内向けの連絡用にはグループウェア、社外向けの宛先とのやり取りにはメールを活用するなどの使い分けが有効です。
また、社内向けのチャット機能を活用すれば、プロジェクトごとにスレッドを立てることで進捗を管理しやすくなるメリットもあります。 社内同士のやり取りという前提で利用すれば、メールとは異なり形式的な挨拶なども不要で本題のみを簡潔に伝えられるため、業務効率も大幅に向上することでしょう。
グループウェアとは
そもそもグループウェアとは、スケジュール管理や勤怠管理、ワークフロー管理など、業務に必要な機能が集約されたシステムやソフトウェアのことを指します。グループウェアの機能の中には、社内SNSやチャット機能などが含まれているものも多く、社員同士での円滑なコミュニケーションを実現するうえでも重要な役割を果たすツールといえるでしょう。
多くのグループウェアはクラウドサービスとして利用でき、1アカウントあたり月額数百円程度という安価な料金設定になっているのも大きなポイント。自社で一からシステムを構築する手間もなく、手軽に利用できるものが多いです。
グループウェアのメリット
グループウェアを活用することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。今回は特に重要なポイントとして3つ紹介します。
1. 業務効率化につながる
グループウェアとメールの違いの事例としてスケジュール管理を紹介しましたが、これ以外にも勤怠管理やワークフローシステムなど、さまざまな業務にグループウェアは役立てられます。
たとえば勤怠管理での残業申請や、稟議や決裁の承認において捺印をもらうために書類を回すだけでも時間と労力を要するものです。しかし、グループウェアを活用すれば、オンライン上でさまざまな申請や承認をもらうことができ、書類でのやり取りに比べると大幅な業務効率化につながります。
2. 情報漏えいのリスク軽減
社外だけではなく、社内の関係者とのやり取りにおいてもメールを活用している企業は多いですが、宛先を誤って社外に情報が漏えいする可能性もあります。
たとえば、複数人の関係者が宛先に入っているメールに返信したとき、その中に顧客や外部の取引先が入っていると、誤って社外秘のファイルを添付し情報が漏れてしまうリスクも考えられるでしょう。
社内での情報のやり取りはグループウェア、顧客や取引先など社外とのやり取りにはメールを活用するなどのルールが明確化されていれば、情報漏えいのリスクが軽減できます。
3. 社内における緊密なコミュニケーション
グループウェアのなかには社内SNSや掲示板といった機能が実装されているものもあります。たとえば業務の中で分からないことが発生した場合、どの部署の誰に相談すれば良いか把握できていないケースも多いものです。
このような場合、社内SNSや掲示板に困っていることを書き込むと、社内の誰かが解決策を提示してくれたり、相談できる窓口や部署を教えてくれたりします。
業務を円滑に進めるうえでも有効な方法であると同時に、部署を横断してさまざまな人との交流ができる場にもなることでしょう。
メールとの使い分けに有効なグループウェアの選び方
グループウェアを導入するにあたり、製品やサービスを選ぶ際にはどのようなポイントに注意すべきなのでしょうか。今回は4つのポイントに分けて解説します。
1. コミュニケーション関連の機能が充実しているか
グループウェアを導入する際には、どのような機能が必要なのかをピックアップしたうえで、必要な機能が備わっているかを確認しておくことが重要です。
グループウェアの製品やサービスによっても搭載されている機能はまちまちで、必ずしも全ての機能を満たしているとは限りません。特にメールとグループウェアとの使い分けを検討している場合は、チャットや社内SNSなどコミュニケーションに特化した機能があるかを確認しておきましょう。
2. 使いやすいシステムであるか
必要な機能が備わっていたとしても、操作が分かりづらいシステムや、どこに何の機能があるのかが把握できないようなシステムでは意味がありません。直感的に操作がしやすく、初めてグループウェアを利用するユーザーでも簡単に扱えるようなシステムが理想的といえるでしょう。
グループウェアの中には、メールソフトのようなユーザーインターフェースの製品もあります。これまで利用してきたシステムと比較しながら、使いやすい製品を選ぶことが重要です。
3. サポートが万全か
クラウドサービスとして提供されているグループウェアの場合、ユーザーの追加や変更などの手続きが必要になることもあります。また、利用しているなかでトラブルや不具合などが発生した場合もサポートが求められることもあるでしょう。
特に社員同士の連絡用としてチャットや社内SNSを運用するのであれば、グループウェアのシステムが不能になってしまうと業務に支障をきたすことも考えられます。サポートが万全で、もしものときにも対応してくれるサービスを選ぶようにしましょう。
グループウェアを導入しメールとの効果的な使い分けを実践してみよう
グループウェアは業務効率化に役立つことはもちろんですが、社内のコミュニケーションを活発にするメリットも期待できます。これまで社内でのやり取りをメールで行っていた企業も、グループウェアを導入することでさらに効果的なコミュニケーションが可能になることでしょう。
