グループウェアは、中小企業も半数以上が導入していますが、その一方でグループウェアを導入しておらず、今後導入する予定もないという企業も見られます。しかし、新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークがクローズアップされ、改めてグループウェアの効果を実感したという声もありました。こういった環境の変化から、これまでは導入しないつもりでいたけれど、検討してみようかと考えている企業も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、中小企業がグループウェアを導入するメリットと製品選びのポイント、おすすめのグループウェア製品を3つ紹介します。
グループウェアとは？
グループウェアとは、情報共有によって部門・組織間のスムーズな意思疎通を促進するツール群で構成されたシステムです。主な機能として、スケジュール・設備予約・掲示板（インフォメーション）・ワークフロー・文書管理（ファイル共有と版管理）・電子会議室・ToDoなどがあります。
グループウェアは導入することで情報の可視化・共有化が可能になり、それが最終的には業務効率化につながります。また、テレワークなどで離れた場所で働いていても協業できる環境を整えることもグループウェアの役割です。
クラウドサービスとして利用できるものが多く、自社で一からシステムを構築せずに手軽に始めることが可能となっています。
中小企業がグループウェアを導入するメリット3つ
中小企業がグループウェアを導入するメリットについて3点解説します。
1 少人数の組織ほど業務効率化の恩恵がある
1人で働いている場合は別ですが、2人以上で業務を進めている場合は、自分の仕事内容や進捗を相手が把握しているとは限りません。グループウェアを導入して、業務内容や作成資料を電子化・共有化する習慣をつけておくと、担当者が会社に出勤できない日でも、仕事の引き継ぎが容易になります。
会議内容もWeb会議やチャットで残しておくと、検索機能で後から必要な情報を引き出せ、ナレッジベースとして活用することも可能です。
同じ資料を複数の担当者が修正する場合も、文書管理の機能があればどれが最新版か探す必要はありません。他人の書いた内容を間違えて上書きしてしまった時も、以前のバージョンから復活できます。
グループウェアなら、複数の人間が関わり合いながら業務をする中で少しずつ生じている無駄な時間をなくすことも可能です。無駄な時間をなくした分を本業に充てれば、それだけ生産性が向上します。
2 外出の多い会社でも業務の進捗が見える
人数の少ない会社で外回りが多い場合、業務の進捗を毎日把握するのは難しいのではないでしょうか。グループウェアのタスク管理や報告機能を利用して毎日進捗を確認できる運用を取り入れることで、上司だけでなく全員の進捗が全員見えるようになります。
業務の進捗が可視化できるようになると、進捗に問題が出ている部分にいち早く気づき、すぐに手を打ち業務への影響をより少なく抑えることも可能です。
3 災害時など全員が出社できない場合も業務を継続できる
近年の新型コロナウイルス感染症の影響や台風・地震といった天災などにより、全員が出社できない状況に見舞われるケースも十分に考えられます。1日程度ならいいのですが、出社できない期間が長引くと、経営に大きな影響を与えかねません。
しかし、業務の情報を電子化・共有化していれば、テレワークでいつでもどこでもグループウェアにアクセスし、事業を継続できます。
中小企業がグループウェア製品を選ぶ時のポイント7つ
中小企業がグループウェア製品を選ぶ時に確認するべきポイントを7つ紹介します。
1 基本的にはクラウドタイプを選ぶ
中小企業の場合は、社内に新たなサーバーを設置し、運用専任者を置くと人件費などの維持コストの負担がかなりかかってしまいます。また、災害時にはサーバーが停止してしまう危険性もゼロではありません。
これらの問題を解決するには、提供形態がクラウドタイプのものを選ぶことをおすすめします。クラウド上のサーバーはベンダー側が責任を持ってメンテナンスをし、災害に遭っても停止しないようにシステム上でさまざまな対策がなされています。そのため、自社にサーバーを置くよりもずっと安全です。
2 人数の下限に問題がないか確認
グループウェア製品の中には、人数の下限を設けているものもあります。自社の利用人数を考えて、問題がないか念のため確認しましょう。
3 導入コストと維持コストの確認
クラウドタイプのグループウェア製品は、基本的に維持コストとして月額料金がかかります。導入コストとして初期費用が必要な場合もあります。利用ユーザー数によってはどの製品が割安になるかが変わるので比較対象の製品はすべてコストを計算して比べてください。
月額料金は基本的に1ユーザー単位で定められていますが、中には人数単位で段階的に月額料金を設定している製品もあります。総コストはいくらになるのか、導入から2年あるいは5年など期間を決めて試算し、比較するようにしましょう。
4 導入前後のサポートが手厚いかどうか
中小企業には、情報システム部門がない場合がほとんどです。導入前後はグループウェアの使い方やトラブルの対処が分からず、困ることもあるでしょう。そんな時に頼りになるのがベンダーのサポートです。
サポート体制がしっかりしているかどうかで、グループウェアを使いこなせるか決まると考え、各社のサポート体制を慎重に比較検討しましょう。24時間チャットボットでの問い合わせ対応、電話による問い合わせ対応など、どこまでサポートを受けられるかについても確認します。
5 誰でもスムーズに使えるかどうか
グループウェアは社員全員が使用することが前提です。特によく使う機能は、パソコン操作が苦手な人でも使えるか確認する必要があります。グループウェアで多く利用される機能は、スケジュール、施設予約、メール、掲示板、ファイル共有です。
グループウェアの使い勝手を確認する一番いい方法は、無料トライアル版を取り寄せ、実際に操作することです。この時、ITシステムに詳しい社員とあまり詳しくない社員の両方に実際の操作を試してもらい、感想や意見を聞くようにしましょう。
6 運用が容易にできるかどうか
クラウド版の場合、運用はほとんどベンダー側に任せられます。しかし、一部は自社で運用をしなければいけない部分もあります。運用が容易にできるかについても、比較検討の項目に入れておきたい点です。
7 グループウェア導入の目的と必要な機能を決める
グループウェア製品は、基本的な機能を持つものから非常に機能豊富なものまであり、製品ごとに様々な違いがあります。しかし機能数が多いと使い心地も良さそうに見えて、導入してみると殆どの機能を使わなかった、という場合も少なくありません。
どの製品にするか迷わないためにも、グループウェア導入の目的をはっきりさせて、どの機能が必要なのか明確にしましょう。費用と機能のバランスが取れているかどうかを検討するにしても、目的と必要な機能が明確でないと自社に合う製品を絞り込めません。
中小企業におすすめのグループウェア製品3選
ここからは、中小企業におすすめのグループウェア製品を紹介します。いずれもクラウドタイプの提供形態があり、最低使用人数が少ない製品ですので、価格や機能などその他の部分を比較検討してみてください。
1 充実サポートでコストパフォーマンスの高い
「J-MOTTOグループウェア」 リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
10名以上から利用できる「J-MOTTOグループウェア」。20名までは月額3,000円で利用でき、最低の10名でも1ユーザー月額300円と割安なのに標準機能が25機能あり、コストパフォーマンスの高い製品です。
本製品の魅力は、サポート体制が充実している点。全ユーザーがフリーダイヤルのコールセンターを利用できます。豊富な機能を使いこなすには、いろいろ聞きたいことも出てきますので、サポート体制の手厚い製品をお探しの場合にはおすすめです。
2 割安な価格で定番機能が使える「HotBiz8」 株式会社ASJ
「HotBiz8」は、初期費用10,000円＋200名まで月額10,000円で利用できるクラウド型グループウェアです。200名で利用するなら1ユーザー当たり50円と、維持コストはかなり割安と言えます。
メッセージ機能はグループ会議にも使え、日常のコミュニケーションを円滑にする便利な機能です。また、ワークフローは申請フォームの作成ができます。テレワークのためにグループウェアを導入したいがあまりお金はかけられない場合や、ワークフロー機能を標準で使いたい場合に候補となる製品です。
3 オプション機能が豊富「WaWa Office」株式会社アイアットOEC
「WaWa Office」は、1ユーザー月額400円＋1契約月額2,500円で利用できるクラウド型グループウェアです。例えば、10ユーザーで契約すると、1ヶ月辺りの維持コストは6,500円となります。
本製品はシンプルな操作性が魅力です。ワークフローやタイムカードの機能はオプションになっているため、必要に応じて付けるかどうかを検討しましょう。
グループウェアは中小企業にとってもメリットの大きいシステム
グループウェアは、中小企業にとってもメリットの大きいシステムです。一人一人の力が業務に直結するだけに、グループウェアをうまく使いこなせば1人当たりの生産性は大きく向上します。
グループウェア導入を検討するにあたっては、様々な製品の情報を集め、比較検討することが重要です。ぜひグループウェアの資料を入手し、グループウェアの導入検討資料の1つとして参考にしてください。
※（価格は2020年11月26日時点、税別で記載）
