業務効率化やDXが求められるなか、グループウェアの導入を検討する企業が増えています。一口にグループウェアといってもさまざまな機能があり、自社にとって本当に使いやすいサービスなのかを吟味する必要があります。
また、予算をあまりかけたくなかったり、いきなり有料のグループウェアはハードルが高い、と考えている場合には無料で利用できるグループウェアがいいと考える方もいるのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、無料で使える5つのグループウェアを紹介するとともに、どのような企業におすすめなのかについてあわせて解説していきます。現在グループウェアの導入を検討している企業の担当者は、ぜひ参考にしてみてください。
グループウェアとは
そもそもグループウェアとは、企業や団体、部署などにおいて、複数人が効率的に業務を進められるようにするシステムのことを指します。スケジュール管理や社内SNS、ファイル共有などがグループウェアの代表的な機能で、従来のように対面や個別にメールをやり取りして連絡をするよりもスムーズなコミュニケーションを可能にします。
また、グループウェアと一口に言っても、自社のシステムとして独立して運用するオンプレミス型のものと、インターネット上にあるサーバーを経由してサービスを提供するクラウド型のものが存在します。
現在はクラウド型のグループウェアを導入する企業が多い傾向にありますが、ニーズや用途に合わせて最適なグループウェアを選ぶことが重要です。
グループウェアの料金の仕組み
グループウェアの料金形態はオンプレミス型とクラウド型で大きく異なります。 オンプレミス型の場合、企業が求める個別の仕様に基づいてシステム開発を行うため、開発費用は高額で、毎月の管理費も別途請求されることもあります。
一方、クラウド型の場合はインターネット上でさまざまな企業が利用できる仕組みになっているため、オンプレミス型に比べると初期費用が極めて安価です。クラウド型のグループウェアでは1ユーザーごとのライセンス契約として提供しているものや、あるいは「◯ユーザーまで◯円」といったように、一定の単位ごとに契約を結ぶケースもあります。
ちなみに、クラウド型のグループウェアの中には、一定の条件下において無料で利用できるサービスも存在し、フリーソフトのように自由に利用することが可能です。
無料で使えるグループウェア5選
ここからは、無料で使えるグループウェアを5つ紹介します。
1 ChatWork
ChatWorkは、ChatWork株式会社が提供しているグループウェアです。数あるグループウェアのなかでも著名なサービスのひとつで、大企業から中小企業、スタートアップ企業、さらにはフリーランスとして活躍している個人事業主も含め、極めて多くの導入実績を誇ります。
月額無料で利用できる「フリー」プランは14までのグループチャットが利用できるほか、1対1でのビデオ通話および音声通話、5GBまでのクラウドストレージサービスも付随しています。
また、ユーザー管理に対応し組織全体への導入に最適な「ビジネス」プランや、端末制限やファイル送受信制限、シングルサインオンなどの管理機能が強化された「エンタープライズ」プランも1ヶ月無料で試したうえで導入することもできます。
2 Zoho Connect
Zoho Connectは、ソフトウェア開発会社「Zoho」が提供しているグループウェアです。チャットやオンラインストレージサービス、タスク管理、スケジュール管理などの機能が実装されており、無料プランと有料のエンタープライズプランから選択できます。
最初の15日間は無料のトライアル期間が設けられ、その後自動的に無料プランに移行します。ただし、無料プランではユーザー数が25人まで、グループの作成も3つまでなどの制約があるため、必要に応じて有料プランにアップグレードする仕組みとなっています。
Zoho Connectは主に少人数の企業や組織に最適なグループウェアのため、スタートアップ企業やベンチャー企業などにおすすめです。
3 Stock
Stockは株式会社Stockが提供しているグループウェアです。一般的なチャットやメールの場合、メンバー内のやり取りが流れていき見逃してしまうこともありますが、Stockの場合はアプリケーション上に「ノート」とよばれる共有のメモのように残すことができ、その名の通り情報の「ストック」が可能です。
料金形態は無料で利用できる「フリープラン」のほか、メンバーの数や事業規模に応じて「ビジネス5」や「ビジネス10」「ビジネス20」といったプランが用意されており、ストレージ容量やバックアップデータ保持などの機能が異なります。
月額料金が無料のフリープランの場合は、ノート数が40まで、クラウドストレージサービスが1GBまでという制限があるため、実際に利用したうえで有料プランに移行するかを判断してみましょう。
4 GRIDY
GRIDYは、クラウドソリューション事業を展開しているナレッジイースト株式会社が提供しているグループウェアです。スケジュール管理やプロジェクト管理、タイムカード機能、ワークフローシステムなど、合計23もの機能がすべて無料で利用できる本格的なグループウェアです。
無料で利用できるグループウェアのなかでも、随一の機能数を誇るシステムといえるでしょう。ただし、無料版のGRIDYは利用可能なストレージ容量が1GB、電話やメールなどのサポートは対象外となるほか、スマートフォンアプリの利用もできないため、より利便性を追求するのであれば有料版へのアップグレードも検討してみるのがおすすめです。
5 enclo
encloはメインソリューション株式会社が提供しているグループウェアで、ファイル共有、メモ、チャットの3つのシステムが利用できるシンプルな構成となっています。
無料で利用できる「フリー」プランは1グループあたり5名まで、クラウドストレージ容量は1名あたり300MBまでとなっており、メールによるサポートにも対応しています。もしグループへの参加人数を増やしたい場合や、ストレージ容量を追加したい場合などは、有料の「マイプラン」および「ビジネス」プランへのアップグレードを検討してみましょう。
encloは機能も限られシンプルなグループウェアではありますが、だからこそ初めて利用する方にとっては使いやすいシステムといえるでしょう。
無料で使えるグループウェアはこんな企業におすすめ
無料で利用できるグループウェアは具体的にどのような企業に向いているのでしょうか。今回は3つのユースケースを挙げてみました。
1 少人数の部署やグループ向けに導入したい場合
無料のグループウェアは、グループに参加できる人数やクラウドストレージの容量に制限が設けられていることがほとんどです。そのため、数名単位でのグループや、全社に展開する前に特定の部署内で試用してみたいという場合に最適です。
2 詳細なサポートは不要で、自社で導入できる場合
グループウェアのサービスによっても多少異なりますが、無料のグループウェアの多くはメールによるサポートのみの場合や、そもそもサポートを受け付けていないケースも少なくありません。そのため、導入にあたって詳細なサポートや相談をしたい場合は有料のサービスを選択する必要がありますが、自社で設定や導入準備が可能であれば無料のプランがおすすめです。
3 セキュリティ対策は自社で対応できる場合
グループウェアを安全に利用するにあたって、アクセス制限やデバイス制限などのセキュリティ対策が求められることがあります。無料のグループウェアの多くは、これらのセキュリティ対策が実装されていないケースがほとんどのため、安全に利用するためには独自の対策を検討しなければなりません。
無料のグループウェアを利用するリスク・デメリット
無料のグループウェアを利用するうえで最大のネックとなるのが、サポートやセキュリティ対策です。
グループウェアの使い方を熟知していて自社の社員同士で解決できる力があればサポートは不要ですが、グループウェアを初めて導入する企業にとっては不安というケースも多いでしょう。
また、セキュリティ対策を一切行わないまま無料のグループウェアを導入すると、外部に機密情報や個人情報が漏えいするリスクも考えられます。
リスク回避のため有料のグループウェアも検討してみよう
グループウェアに限らず、無料のサービスと有料のサービスがあった場合、まずは無料のほうから試して様子を見てみようと考える方も多いものです。しかし、情報セキュリティなどのリスクを考えたとき、コストをかけてでも有料のサービスを選択したほうが安心して利用できます。
「いきなり有料のグループウェアを導入するには抵抗がある」「本当に効果が上がるのか不安」という方に対しても、トライアルとして一定期間無料で利用できるグループウェアも多くあります。
有料サービスも含めてグループウェアの機能を比較したい方は、まずは資料請求をしてご検討ください。
