コラボレーションツール1つで、業務はここまで変わる――シネックスが臨んだ業務改革に迫る

コロナ禍のパンデミックを契機として、ほとんどの企業が、業務の在り方を見直したことだろう。ただ、意外に多いのが、「制度やシステムといった仕組みは整えたもののうまくそれが浸透していない」というケースだ。いつ何時コロナのような予測困難な事態が発生するかわからない。そうした場合にもビジネスが継続できるよう、社員の中に “新たな業務の在り方” を根付かせる必要がある。

業務改革を成功に導くためのヒントを、シネックスの取り組みから得てほしい。

シネックスジャパン(以下、シネックス)が臨んだ業務改革は、今述べた課題をクリアにしていくための示唆を与えてくれるだろう。同社が業務改革をスタートさせたのは2019年末のこと。ほどなくしてパンデミックが発生したが、そこまでの半年に満たない期間で、同社は “新たな業務の在り方” を浸透させることに成功。コロナ禍にあっても無事にビジネスを継続させている。

シネックスの取り組みでユニークなのは、Microsoft　Teams(以下、Teams)というコラボレーションツール1つで、業務を劇的に変えたことだ。本取り組みをまとめたドキュメントから、一部を紹介しよう。

業務改革事例
シネックスジャパンが場所にとらわれずリアルタイムなやり取りを成功させた方法とは
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業務変革のポイントは、キーマンによる継続的なアナウンス

シネックスは2012年からTeamsの前身となるSkype for Businessを利用してきた。従前その活用は1対1のコミュニケーションの場に閉じていたが、2019年にマイクロソフトから発されたSkype提供終了のアナウンスをきっかけに、同社はTeamsを業務のメインツールとすることを決定する。

ここでは、メール/内線で行ってきた業務連絡やユーザーサポート、対面で行っていた会議といった社内コミュニケーションのほとんどすべてをTeamsに統合するという、業務の抜本的な改革が目指された。下の図は取り組みを本格化した2019年12月から1回目の緊急事態宣言が解除された翌年5月までのTeamsのユーザアクティビティデータだが、オフィス閉鎖を余儀なくされた4月までにTeamsの活用がうまく浸透した様をみてとれる。

シネックスはこの取り組みを振り返り、”新たな業務の在り方” を浸透させるためのポイントとして「有用なコラボレーションツールの採用」と「キーマンによる継続的な活用のアナウンス」を挙げる。ダウンロード資料ではこのポイントについて、詳細を解説している。大規模なシステムではなく Teams 1つで業務を変えた同社の試みは、多くの企業にとって有益な情報となるはずだ。ぜひ手に取っていただきたい。

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