勤怠管理システムとは、従業員の勤務状況管理の自動化を図るシステムのことです。勤怠管理システムを導入することで、紙やエクセルでの集計作業からの解放、法改正への対応などが可能となります。

勤怠管理システムには、有料製品と無料製品があり、どちらを選ぶべきかとお悩みではないでしょうか。本記事では、無料の勤怠管理システムを比較、機能や選び方、おすすめの無料・低コストの勤怠管理システムを紹介します。

無料勤怠管理システムの主な機能

  • 勤怠管理

無料の勤怠管理システムでもある程度の機能性を備えています。まずは、無料の勤怠管理システムの主な機能について紹介します。

1、打刻機能

無料の勤怠管理システムでは、パソコンやスマホ、ICカードなどを利用して簡単に打刻を行えます。さまざまな端末からの打刻に対応できれば、多様な働き方のサポートが可能です。

たとえば、営業員が多い企業はスマホから打刻できる勤怠管理システムを導入することで、直行直帰の打刻管理を正確に行えます。

複数の打刻方法を設定できるため、部署や働き方のスタイルごとに最適な打刻方法を選べます。

2、自動集計

従業員の勤怠データの自動集計が可能です。

タイムカードの集計作業やエクセルへのデータ入力業務が自動化されるため、人事部の業務負担が大幅に軽減されます。

また、無料の勤怠管理システムの中には、社員の残業時間をリアルタイムで把握できるシステムがあり、残業時間の削減に努められます。

3、予実管理

予実管理では、従業員の勤務状況や残業予定時間などの確認をできます。無料の勤怠管理システムが、データに基づいた残業時間の予定を算出するため、残業時間の超過防止につながります。

無料の勤怠管理システムの特徴4つ

無料の勤怠管理システムには、主に4つの特徴があります。それぞれの特徴を理解することで、無料と有料どちらの勤怠管理システムが自社に合っているのか判断できるようになります。

1、シンプルな機能性

無料の勤怠管理システムの機能性はシンプルです。主にできることは、従業員の出退勤管理のみとなります。

その一方で、有料の勤怠管理システムはワークフローの設定やシフト管理、有給管理などの豊富な機能性で、人事業務全般の効率化を実現できるのです。

無料の勤怠管理システムでは、あくまでも最低限の勤怠管理しか行えません。そのため、まずは簡単な勤怠管理から行いたい企業におすすめです。

2、登録可能ユーザー数が制限されている

無料の勤怠管理システムの大多数は、登録可能ユーザー数を制限しています。一般的に、登録可能ユーザー数は10~30名です。そのため、無料の勤怠管理システムは小規模な事業所やスタートアップ企業におすすめです。たとえば、小規模企業がコストを抑えつつ、人事業務の効率化を目指すのなら、次のような方法が考えられます。

  • 無料の勤怠管理システムで、最低限の勤怠管理を実施
  • 勤怠データを出力し、無料の給与システムと連携
  • 人事評価などはエクセルやスプレッドシートで実施

このように、無料の勤怠管理システムとエクセルやスプレッドシートを組み合わせることで、コストを抑えた人事業務の効率化を実施できます。

従業員数が30名を超える企業の場合は、全員の勤怠管理は行えないため、無料の勤怠管理システムは向いていません。

3、勤怠データのバックアップ保証と長期保存がない

労働基準法の改正によって、2020年4月から勤怠データの保管期間は5年間に変更されました。そのため、勤怠管理システムを選ぶ際は、最低でも5年のデータ保管期間がある製品を選ぶ必要があります。

しかしながら、無料の勤怠管理システムのデータ保管期間は数ヶ月、長くても1年ほどです。無料の勤怠管理システムだけでは、労基法を遵守することはできないため、定期的に勤怠管理データをCSVで出力する必要があります。

また、無料の勤怠管理システムには、データのバックアップ保証がありません。システムトラブルなどでデータが破損した場合、勤怠記録の再確認と再入力という工程が発生します。

無料の勤怠管理システムを導入する場合、週単位で勤怠情報を出力する必要があります。データ保管期間に制限があるのは、無料の勤怠管理システムの大きなデメリットです。

4、広告表示がある

広告表示がある勤怠管理システムでは、バナー広告が表示されます。機能性自体を損なうことはありませんが、常に広告が設置されていることによって、集中力の低下やストレスを感じるなどのデメリットが発生します。

広告を削除してほしいという意見が多く集まれば、有料プランにアップグレードすることで、広告の削除を行えます。

無料の勤怠管理システムがおすすめの企業3つ

無料の勤怠管理システムの導入がおすすめの企業を紹介します。これから紹介する3つの条件のいずれかに該当すれば、まずは無料の勤怠管理システムを試し、手ごたえを得たら有料版の登録を検討するといいでしょう。

1、少人数

無料の勤怠管理システムは、登録可能ユーザー数が制限されていました。見方を変えれば、小規模な事業所やスタートアップ企業などは無料の勤怠管理システムで、十分な勤怠管理を行えるということです。

少規模企業の場合、各種申請フローやシフト管理などは比較的簡単に行えます。そのため、無料の勤怠管理システムを導入しつつ、他の業務はエクセルやスプレッドシートで自動化することで、コストを抑えながら人事業務の効率化を実施できます。

2、シンプルな勤怠管理システムを探している

ITツールに苦手意識を持つ社員が多い場合、有料の勤怠管理システムを使いこなすことは難しいかもしれません。その理由は、豊富な機能性を備える勤怠管理システムは、少しばかり操作が複雑になるからです。

紙での勤怠管理から脱却したい企業は、無料の勤怠管理システムから始めてみるといいでしょう。最低限の機能のみ備えた勤怠管理システムを試し、他の人事業務の効率化を進めたくなったら、有料の勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。

3、導入するか検討中

勤怠管理システムは、全従業員に使用してもらう必要があります。しかしながら、システムでの打刻のし忘れや複雑な操作性などが原因で、社内に浸透しない可能性はあります。

勤怠管理システムの導入には、まとまった初期費用がかかるため、慎重に導入を進めていく必要があります。そこでまずは、無料版やトライアルに申し込み、従業員に使い勝手の良さのヒアリングなどを実施してから、本格導入を検討するのもよいでしょう。

完全無料で使える勤怠管理システム4選

ここからは、完全無料で使える勤怠管理システムを紹介します。小規模な事業所やスタートアップ企業などはぜひチェックしてください。

100名まで登録できる無料の勤怠管理システム「ユビキス」
株式会社バイオビズ(biobiz)

POINT
  • 参考価格:無料
  • 提供形態:ソフトウェア
  • 対象従業員規模:100名以下
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「ユビキス」はスマホやICカードFelicaで勤怠管理をできます。 Felicaに対応することで、不正打刻防止が可能です。

勤怠管理のほか、シフト作成や勤務実績管理、CSV出力など豊富な機能を備えています。そのため、勤怠管理データを出力し、給与システムと連携することが可能です。

無料の勤怠管理システム提供会社としては珍しく、ソフトのインストールや設定などのサポート体制も充実しています。

無料版でも最大100名までユーザー登録を行える ため、勤怠管理システムの機能を試してみたい中小企業におすすめです。

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人数無制限で基本的な勤怠管理機能を使える「IEYASU」
IEYASU株式会社

POINT
  • 参考価格:無料プラン完全無料、有料プラン3,800円/月~
  • 提供形態:クラウド
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「IEYASU」は人事実務の専門家集団と共同開発された人事管理システムです。 これまで20,000社が登録しています。

機能は日時勤怠や承認/申請、予実管理、残業レポートなどの勤怠管理システムでは基本的なものが網羅されています。無駄な機能は省かれているため、使いやすい点が魅力です。

利用期間や人数に制限はない ため、スタートアップ企業から大企業まで無料で使うことができます。ただし、無料版の場合はデータの保存期間が1年となっている点に注意してください。

同製品では、給与計算システムや人事労務ソフトと連携させることで、給与計算も楽に行えるようになります。有料プランでは、有給休暇の自動付与や勤怠アラートなどの利用が可能です。 アカウント作成したその日から使用できます。

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勤怠管理に関するあらゆる悩みを解決!「ジョブカン」
株式会社 DONUTS

POINT
  • 参考価格:10名までなら無料(一部機能制限あり)、有料版は月200円 ~ 500円/ユーザー
  • 提供形態:クラウド / SaaS / ASP
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「ジョブカン」は導入実績60,000社以上を誇る勤怠管理システムです。

基本的には有料版の提供となっていますが、10名までの登録なら無料で利用できます。 無料版では一部機能制限こそかかるものの、勤怠データの自動集計や予実管理などの豊富な機能を、分かりやすいユーザーインターフェースで使えるのは大きな魅力です。

「ジョブカン」の有料プランは、出勤管理・シフト管理・休暇/申請管理・工数管理の4機能の中から、自由に組み合わせて選ぶ内容になっています。1機能だけならユーザー当たり月額200円、すべて付帯しても月額500円と手ごろな価格のため、導入しやすいです。

従業員数が11名以上ならば、30日間の無料トライアルに申し込んで使用感を試してから有料版を検討するとよいでしょう。

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10人まで永久無料で使える!「フリーウェイタイムレコーダー」
株式会社フリーウェイジャパン

POINT
  • 参考価格:10名まで無料、11名以上は月1,980円
  • 提供形態:クラウド
  • 対象従業員規模:10名以下
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「フリーウェイタイムレコーダー」は10名までなら無料で使えるクラウド型勤怠管理システムです。

機能は、ICカードもしくは手動による打刻、および勤怠実績の集計と出力のみとなっています。しかし、 登録できる支店数は無制限なので、従業員10名以下で複数拠点を持つ企業におすすめです。

従業員数が11名以上でも、初期費用ゼロ+月額1,980円と割安な価格で導入できるため、コストが大きな負担になることはありません。

また、5名までなら無料で利用できる「フリーウェイ給与計算」との連携も行えます。つまり、従業員数が5名以下の企業の場合は、「フリーウェイタイムレコーダー」と「フリーウェイ給与計算」の導入で、 無料で勤怠管理と給与管理の実施が可能です。

有料版と無料版の主な違いは、有料版では登録可能従業員数が無制限になり、機能面での違いはありません。

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低コストで利用できる勤怠管理システム3選

無料ではないものの、1ユーザーあたり月額100円以下で利用できる勤怠管理システムを紹介します。勤怠管理システムにまとまった予算をかけられない方は、ぜひチェックしてください。

複数言語に対応した勤怠管理システム「Zoho People」
ゾーホージャパン

POINT
  • 参考価格:5ユーザーまでなら無料、有料版は月240円~/ユーザー
  • 提供形態:クラウド
  • 対象従業員規模:無料版は5名以下、有料版は全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「Zoho People」は1ユーザーあたり月240円で利用できる労務管理ツールです。

英語・フランス語・ドイツ語・中国語・韓国語などさまざまな言語に対応しているため、外国人の従業員が多い企業には特におすすめです。月360円の1つ上のプランであれば、勤怠管理のほかにパフォーマンス管理の機能も利用できます。

また、Zohoが提供する他のアプリケーションや他社のアプリケーションと連携することが可能なため、既に他の業務でZohoシリーズの製品を利用している場合にはスムーズに導入できるでしょう。

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月額5,000円から始められるシンプルな勤怠管理システム「attenly」
フューチャー・アンティークス株式会社

POINT
  • 参考価格:月5,000円(1~50名まで)~
  • 提供形態:クラウド
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「attenly」は1人あたり84円から利用できる勤怠管理システムです。

勤怠管理や有給計算、シフト管理、残業アラートなどの基本的な機能を網羅しています。充実した機能を備えながら、 初期費用ゼロ+50名までの登録なら月額5,000円で利用できる低コストが魅力です。

月額10,000円のプレミアムプランに加入をすれば、二段認証などの機能も使えます。また、 年払いにすることで2ヶ月分の料金が無料 になります。少しでもコストを抑えたい場合におすすめです。

電子申請システムやタレントマネジメントシステムなどと連携することで、より人事業務の効率化を進められます。打刻法の選択肢は豊富に用意されており、ニーズに合った打刻を選ぶことが可能です。

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人数が多いほどお得になる!「TimeBiz」
株式会社ASJ

POINT
  • 参考価格:月14,300円/ユーザー数200人まで~
  • 提供形態:クラウド
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「TimeBiz」は200名までなら月額14,300円で利用できる勤怠管理システムです。利用人数が多くなるほどお得になり、 200名登録で1人当たり月額72円で利用できます。 さらに、契約月は料金が無料になるため、初年度のコストは抑えられるでしょう。

タイムカードや勤怠アラートのほか、掲示板やToDo、設備予約などの機能を備えています。そのため、 グループウェアとして活用することも可能です。 セキュリティは通信データの暗号化に対応しているので、安心して利用できます。

同製品は60日間の無料トライアルが用意されています。 トライアル申し込みから5分で、勤怠管理システムの利用が可能です。

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無料トライアルのある勤怠管理システム8選

無料の勤怠管理システムには限界があります。そこでおすすめしたいのが、無料トライアルのある勤怠管理システムを選ぶことです。気になる製品を見つけたら、まずは無料トライアルを試して、有料プランへの加入を検討しましょう。

導入企業数26,000社のクラウド型勤怠管理システム!「KING OF TIME」
株式会社ヒューマンテクノロジーズ

POINT
  • 参考価格:月300円/ユーザー~
  • 提供形態:クラウド / SaaS / ASP
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「KING OF TIME」は大きな市場シェアを誇る勤怠管理システムです。 多くの企業に選ばれている理由は、高度な勤怠管理を簡単操作で行えるからです。 シンプルな画面デザインで直感的な操作を行えるため、ITが苦手な社員でも使いこなせるでしょう。

基本的な勤怠管理機能のほか、残業基準の設定やシフト作成、申請/承認、アラート機能などが豊富にそろっています。そのため、 業務の効率化およびコストダウンに期待できます。これら豊富な機能が、オプション料金なしで、すべて利用可能です、

30日間の無料体験では、全ての機能を利用できます。初期契約費用は不要で、月額料金は300円×ユーザー数のため、有料版の導入ハードルも低いと言えるでしょう。

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高機能でありながら使いやすい操作感「jinjer(ジンジャー)勤怠」
株式会社ネオキャリア

POINT
  • 参考価格:月300円~
  • 提供形態:クラウド / SaaS / ASP
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「jinjer勤怠」は使いやすさにこだわった勤怠管理システムです。

PCやスマホ・タブレットに対応しており、自動集計やシフト管理など機能性に富んでいます。 オプション料金なしで、すべての機能を活用できるのは大きな魅力です。

また、手厚いサポート制度も魅力的です 。電話・チャット・ウェブの3つのサポート体制が用意されており、導入方法から操作まで丁寧に教えてくれます。そのため、ITに精通した人材が社内にいなくとも、安心して導入できるでしょう。

「jinjer勤怠」の料金プランは従量課金制です。人事管理や給与計算などの豊富な選択肢の中から、必要なものだけを組み合わせて使います。無駄な機能は省けるため、不要なコストを抑えられる点も魅力です。

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勤怠管理から給与計算まで人事業務をまとめて効率化「人事労務 freee」
freee株式会社

POINT
  • 参考価格:別途お問い合わせ
  • 提供形態:クラウド / SaaS
  • 対象従業員規模:10名以上
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「人事労務 freee」は複雑な人事業務をまとめて効率化できる管理システムです。 社内に散在する人事業務をひとつにまとめることで、ミスと作業時間の削減を行えます。

たとえば、従業員の出退勤時間を基に、コンピューターが自動で残業や深夜労働時間などを集計します。勤怠データはリアルタイムで表示されるため、残業時間の超過を防ぐことが可能です。

給与計算や労務管理の効率化を達成できる機能も備えており、「人事労務 freee」を導入することで、 労務事務が大幅に効率化されるでしょう。

また、電話やチャットによるサポートが充実している点も嬉しいポイント。システム導入が初めてで不安な場合も安心して導入から運用まで行えるでしょう。

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企業の働き方改革をしっかりとサポート「マネーフォワードクラウド勤怠」
株式会社マネーフォワード

POINT
  • 参考価格:別途お問い合わせ
  • 提供形態:クラウド / SaaS
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「マネーフォワードクラウド勤怠」は働き方改革をサポートする勤怠管理システムです。基本勤務やシフト制、裁量労働制などのさまざまな雇用形態に対応した勤怠管理を行えます。 集計した残業時間は色別で表示されるため、ひと目で残業時間の上限の把握が可能です。

操作画面は分かりやすく、サポート体制も充実しているので、全社員が簡単にシステムを使いこなせます。マネーフォワードが提供するクラウド給与や人事管理と連携することで、さらなる効率化も見込めるでしょう。

一部機能こそ制限されますが、30日間の無料期間があります。

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定着率99.7%!26,000社以上が導入する「タッチオンタイム」
株式会社デジジャパン

POINT
  • 参考価格:月300円/ユーザー
  • 提供形態:クラウド / SaaS / ASP / サービス
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「タッチオンタイム」は26,000社以上が導入するクラウド型勤怠管理システムです。誰でも簡単に使える操作性と充実したサポート制度のおかげで、 高い定着率は誇っているといいます。勤怠管理システムの導入に不安を持つ企業におすすめです。

機能は打刻や勤怠/残業集計、シフト管理、アラート機能など基本的なものが備わっています。使用頻度の高い機能だけついているため、 操作画面はシンプルでスッキリとしていて、直感的な操作が可能です。

1ユーザーあたり月額300円+初期費用無料+設定サポート無料 なので、気軽に導入することができます。無料トライアル期間は30日となっています。

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自社ニーズに合ったカスタマイズが可能「e-就業 ASP」
株式会社ニッポンダイナミックシステムズ

POINT
  • 参考価格:別途お問い合わせ
  • 提供形態:ASP
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「e-就業 ASP」は50,000名以上が利用する勤怠管理システムです。安定稼働・高いセキュリティ・優れた処理速度 を兼ね備えた「IBMiサーバー」を利用しているため、安心して快適な動作を体験できます。

勤怠管理システムの基本的な機能に加え、インフォメーションや在宅/出社の回数カウント、オプションで英語表示機能などもあります。

月100時間・年720時間・複数月平均80時間ごとに管理と集計を行え、上限に近づいた場合はアラートメールの送信が可能です。そのため、労働基準法が定める上限時間での管理を行えます。

また、ASPでありながらもカスタマイズ性に優れており、自社特有の就業規則や管理方法など ニーズに合ったカスタマイズが可能です。

無料トライアル期間は最大30日です。トライアル期間中に社員向け操作説明会なども開催してくれるため、スムーズにトライアルから本格導入へ移せます。

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最大2ヶ月の無料トライアル期間!分析機能に優れた「シュキーン」
株式会社インフィニットループ

POINT
  • 参考価格:月200円/ユーザー
  • 提供形態:クラウド/ASP
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「シュキーン」は分析機能に優れたクラウド型勤怠管理システムです。 出退勤記録のほか、働きすぎの社員やチームのタイムマネジメントなどを分かりやすいグラフで確認できます。分析結果を活用することで、働き方改革や適切な人材配置が可能となります。

打刻方法は、ブラウザ・スマホ・NFC対応ICカードの3種類です。専用タイムレコーダーの購入が不要のため、初期費用はかかりません。 1ユーザー月額200円で利用できるため、気軽に導入できます。

全機能を使える無料のトライアル期間は最大2ヶ月です。じっくりと操作性や効果を体験しながら、導入の検討を行えます。

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最大2ヶ月の無料トライアル!プロによる導入サポートがある「kinnosuke(キンノスケ)」
HOYA株式会社

POINT
  • 参考価格:月 300円~/1ユーザー
  • 提供形態:クラウド / SaaS / ASP
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「kinnosuke(キンノスケ)」は社内のタイムマネジメントを管理するクラウド型勤怠管理システムです。 打刻方法はブラウザ・スマホ/タブレット/タイムレコーダーの3種類があり、在宅ワークにも対応できます。

打刻や申請忘れの自動通知、シフトスケジュール作成、申請承認などの便利な機能がそろっています。勤怠データはボタンひとつでエクセルやCSV出力できるため、 簡単に既存の給与システムとの連携が可能です。

料金プランは2種類用意されており、少人数から100名以上の大企業まで対応可能。 従業員数に合ったものを選べます。導入の際は経験豊富なサポートチームが、設計から設定代行、管理者向け講習まで実施してくれるため、ITに強くない企業でも安心です。

無料トライアル期間は最大2ヶ月となっています。

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有料の勤怠管理システムを導入する5つのメリット

無料の勤怠管理システムには、機能制限・登録ユーザー数制限・データ保管期間制限という3つの制限がありました。この3つの制限を解決するのが、有料の勤怠管理システムです。ここからは、有料の勤怠管理システムを導入する5つのメリットについて解説します。

1、集計作業の短縮

勤怠管理システムを導入することで、タイムカードやエクセルでの勤怠管理から脱却できます。勤怠管理機能は無料版にもありましたが、30名以上の登録はできないシステムがほとんどでした。その点、有料版の勤怠管理システムは100名以上の登録も可能です。

従業員数が100名を超える企業は、人事の負担が大きくなるため、勤怠管理システムが役に立つでしょう。たとえば、毎月150名分の勤怠記録の集計およびデータ入力をすることは、数日かかる作業となるはずです。

勤怠管理システムを導入することで、勤怠情報の集計から入力まで自動化できます。ボタンひとつで集計結果を確認できるため、人事部は勤怠情報の集計にかけていた時間を、より生産性の高い業務時間へと変更できます。

2、勤務時間の正確な管理

タイムカードやエクセルなどでの勤怠管理では、正確な勤務時間の把握をすることが難しいです。

たとえば、毎日の勤務時間の記載が面倒になり、数日分の勤怠記録をまとめてタイムカードに記入する従業員は少なくないでしょう。もしくはエクセルの場合だと、データ入力の打ち間違いが起きる可能性は常にあります。

つまり、手入力での勤怠管理では、正確な勤怠記録を行うことが難しくなっています。

有料の勤怠管理システムには、打刻を忘れた社員に通知を飛ばす機能があるため、常に正確な勤怠記録の管理が可能です。また、スマホやタブレットで打刻を行える手軽さのため、未打刻の従業員の数は減るでしょう。

3、従業員の生産性アップ

勤怠管理システムを導入することで、人事部は当然ながら、他の従業員のパフォーマンスも向上します。その理由は、勤怠データが可視化されることによって、勤怠に対する意識が高まるからです。

たとえば、多くの企業が抱える課題が、同じ業務内容でも社員によって労働時間に差が出ることです。同じ量の仕事にも関わらず、Aさんは就業時間内に終わるのに対し、Bさんは残業を行うという光景はよく見かけます。

この原因のひとつに、社員のタイムマネジメントが挙げられます。労働スケジュールの見直しを行い、タイムマネジメントの最適化を行えれば、就業時間内に業務を終えらえるようになるでしょう。

勤怠管理システムを導入することで、従業員の労働時間を正確に把握できます。労働時間を可視化することで、スケジュール改善の提案や従業員の意識変化などが期待できるのです。

結果的に、従業員の生産性が高まり、残業時間の大きな削減につながります。

4、各種コストの削減

勤怠管理システムを導入することで、人件費や残業時間、紙のコストなどの削減を行えます。たとえば、タイムカードの集計からデータ入力までにかかるコストを算出するだけでも、年間数十万円の費用削減になります。

無料と有料の勤怠管理システムで悩んでいる方の多くは、費用がネックになっているはずです。そこで一度、有料の勤怠管理システムを導入した場合の費用対効果を算出してみましょう。

削減できる工数や残業時間、紙のコストなどを計算してみましょう。算出した費用対効果を上司に提出することで、有料の勤怠管理システムの導入が認められるでしょう。

5、法改正に対応できる

改正労働基準法が施行されたことにより、企業には「残業時間の上限規制」・「年次有給休暇の取得義務」・「労働時間の客観的把握方法の確立」が義務付けられました。これまで以上に、正確な勤怠管理が求められるようになったからこそ、勤怠管理システムが大きく役に立ちます。

無料版でも正確な勤怠管理は可能ですが、データの保存期間は1年未満のシステムばかりでした。データ保存期間が1年未満では、法改正に対応できません。

有料版なら3年以上の保管が可能なため、法改正に対応できます。また、有料版のクラウド型なら法改正が実施されるたびに、自動アップデートされるため、追加費用などをかける必要はありません。

勤怠管理システムの導入を成功させる3つのチェックポイント

勤怠管理システムの導入を成功させるためには、操作性・機能性・サポート制度をチェックする必要があります。ここからは、3つのチェックポイントについて解説します。

1、操作性

勤怠管理システムは、全従業員に使ってもらう必要があります。そのため、誰もが簡単に使えるシステムを選ぶことが大切です。特にこれから本格的にIT化を進める企業は、分かりやすいデザインで、直感的な操作ができる勤怠管理システムを選びましょう。

また、打刻方法選びも慎重に検討する必要があります。主な打刻方法は、パソコン・スマホ・ICカードの3つ。それぞれの特徴は、下記の通りです。

  • パソコン:導入費用が割安で、セキュリティが高い。ウェブブラウザに対応している場合は自宅からでも打刻可能
  • スマホ:手軽に打刻できる。GPS機能が搭載されているため、どこから打刻したのか確認できる。
  • ICカード:貸し借りが難しく不正打刻防止につながる。生体認証との併用が可能。

それぞれメリット・デメリットがあり、自社のワークスタイルや課題に合わせた打刻方法を選ぶ必要があります。

たとえば、全社員に使ってもらいたい場合は、手軽に打刻できるスマホが良い選択肢です。一方、従業員数が多かったり、セキュリティを重視したりする場合は、社外での紛失のリスクがないパソコンでの打刻がおすすめです。

操作性と打刻方法が導入成功のカギを握っているため、慎重に検討しましょう。

2、機能性

有料の勤怠管理システムの魅力は、ワークフローやシフト作成などの豊富な機能を備えていることです。人事管理業務を一貫して効率化できるため、まずは解決したい課題を明確化しましょう。

たとえば、勤怠管理と給与計算の効率化を目指す場合は、給与計算機能のある勤怠管理システム、もしくは給与計算システムと連携できる勤怠管理システムが選択肢となるでしょう。

勤怠管理システムの導入失敗でよくある原因が、勤怠管理システムの導入が目的になっていることです。勤怠管理システムの導入を目的にするのではなく、導入して解決したい課題や目標を考えましょう。

課題や目標が明確化すれば、必要な機能が判明します。いくつかの製品をリストアップし、機能性や操作性を比較して、課題を解決できる人事管理システムを選びましょう。

3、サポート

「システムの設定はできるだろうか」や「上手く運用できないかもしれない」などの悩みを持つ企業は少なくないです。

実際に、勤怠管理システム導入において、最初の課題となるのがシステムの設定です。各機能の使い方やデータ集計方法の確認など、導入時に行うことは多々あります。マニュアルだけの説明では、上手くシステム設定できない可能性は高いです。

勤怠管理システムの設定や運用方法に不安を抱えているのなら、サポート制度が充実しているベンダーを選ぶことをおすすめします。ベンダーの中には、無料でセットアップの代行や社内向け講座などをしてくれるところがあります。

勤怠管理システムは適切に運用しなければ効果を得られないため、ITに苦手意識を持つ企業は、サポート制度を重視するといいでしょう。

無料トライアルのある勤怠管理システムを試してみよう!

無料で使える勤怠管理システムには、機能性が乏しい・登録可能ユーザー数が少ない・データ保存期間が短いというデメリットがありました。企業の課題を十分に解決できないため、有料の勤怠管理システムの導入がおすすめです。まずは無料トライアルを試してみて、手ごたえを実感できたら、有料プランに申し込むといいでしょう。

検討する際は、自社に最適なものを選定できるよう複数の製品をよく比較してみてください。