グループウェアはテレワーク向けのシステムです。ほとんどのグループウェア製品は、いつでもどこでも社内の業務をスムーズに行える環境を提供しています。働き方が多様化するなかで、テレワークの環境を整えることは、事業を継続する上でも重要です。
この記事では、なぜグループウェア製品がテレワークにおすすめなのか、テレワーク向きの機能について解説した後、テレワークにおすすめのグループウェア製品を紹介します。
テレワークにはグループウェアがなぜ必要？
グループウェアは、テレワークができる環境を整えてくれます。グループウェアは、部門間・各拠点間といった組織・距離を感じずに業務を進められるよう、業務の情報をすべて電子化・可視化しているためです。
業務上のコミュニケーションは、チャット・メール・掲示板・電子会議室と用途によって使い分けられ、文字ベースで残る場合は後から検索できます。また、現在仕事中かどうかは、タイムカード機能やスケジュール管理機能を見れば一目瞭然です。
さらにクラウドなどインターネット上から利用できる提供形態なら、導入してすぐにもテレワークの環境が整います。
テレワークで活躍するグループウェアの機能5つ
グループウェアの機能のうち、特にテレワークで活躍する便利な機能は以下の通りです。
- メッセージ関連機能
- タスク管理機能
- スケジュール管理・タイムカード機能
- ワークフロー
- 文書管理
これらの機能がなぜテレワークで活躍するのか、について順番に解説します。
1 電子会議室やチャットなどのメッセージ関連機能
グループウェアには、様々なコミュニケーション手段が用意されています。
- チャット機能
- Webメール機能
- 電子会議室
- Web会議
- 掲示板
普段の会話にはチャット機能やWebメールを使うことで、いつでもどこでもコミュニケーションが可能です。グループで相談・会議をする場合は、電子会議室やWeb会議の機能を使えば済みます。文字に残したい場合は電子会議室、対面での会話が必要な場合はWeb会議と使い分けると便利です。
グループウェア上に残った文字情報は、検索して後から再利用することもできます。最初は文字にするのが大変ですが、ナレッジベースを作っているのと同じですので、我慢強くやり取りのデータを積み重ねてください。
2 タスク管理機能
タスク管理機能は、個人の作業（タスク）を管理・確認できる機能です。自分のタスクだけでなく、他人に依頼したタスクも確認できるので、チームで仕事をしている場合には進捗確認ができます。
3 スケジュール管理・タイムカード機能
在籍確認にはスケジュール管理やタイムカード機能が利用できます。スケジュール管理で仕事時間を入力しておく、あるいはタイムカードで今仕事中かどうかを確認可能です。スケジュール管理は、Web会議の予定合わせにも使いやすく、タイムカード機能はテレワーク中の勤怠管理にも使えます。
4 ワークフロー
作成した書類の確認依頼や旅費申請など、通常業務では申請業務が何度も発生します。ワークフロー機能は、申請業務全般を電子化することで、スムーズな処理を実現しています。承認が必要な書類を上長や経理部門などに直接持っていく必要がなくなり、まさにテレワーク向きの機能です。
5 文書管理（ファイル共有・版管理など）
メールの添付ファイルで送信すると、送信者全員に実ファイルを送ることになり、セキュリティの観点からあまり適切ではありません。また、最新版がどれか分からなくなってしまったり、うっかりファイルを書き換えてしまったりといったミスもあり得ます。これらの問題を解決するのが文書管理機能です。
文書管理機能を使い作成した書類を部署ごとのキャビネットに格納すれば、ファイルの一元管理ができます。最新版は常にキャビネットに格納した書類であり、誤って修正した場合も古いバーションを復元できるので安心です。
テレワークにおすすめのグループウェア製品3選
テレワークにおすすめのグループウェアを3製品紹介します。
1 使いやすさと既存システムとの連携しやすさが魅力
「Garoon（ガルーン）」サイボウズ株式会社
小規模から大規模まであらゆる企業に対応しているグループウェア製品「Garoon（ガルーン）」。テレワークに必要な機能はひと通り揃っているだけでなく、使いやすい点も魅力です。テレワークに入ると、操作などを気軽に質問しにくい環境になるため、使いやすさは特に重要視したい部分と言えます。
また、他システムとの連携もしやすい拡張性があるため、既存システムをあまり変えずに短期間で導入したい、という場合にも本製品は適しています。
2 コミュニケーションや申請業務が円滑に
「HotBiz8」 株式会社ASJ
「HotBiz8」 は、最大200名までは月額10,000円で利用できる、コストパフォーマンスの高いクラウド型グループウェアです。コミュニケーション、業務管理、情報共有など、グループウェアの基本機能は揃っていて、テレワーク中も困ることはありません。
円滑なコミュニケーションを実現する「メッセージ」機能は、個人同士のやり取りだけでなく、グループでの会議も開催できます。また、ワークフロー機能は申請フォームを自由に作成できる点が特徴的です。
3 コストパフォーマンスが高くすぐに導入できる
「J-MOTTOグループウェア」 リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
「J-MOTTOグループウェア」 は、クラウド型で20人までなら月額3,000円で利用できるコストパフォーマンスの高いグループウェア製品です。機能も25機能と豊富で、スケジュール管理やタイムカード、ToDo（タスク）機能など、必要な機能は網羅されています。
比較的小規模な企業で、コストをかけずにグループウェアを導入したい場合や、テレワークに便利な機能が揃っているグループウェアをお探しの方に適した製品です。
テレワークでグループウェアを利用する際の注意点3つ
テレワークでグループウェアを利用する際は、いくつかの注意点があります。ここでは、3つの注意点について解説します。
1 情報漏洩のリスクにはあらかじめ対応
テレワークでグループウェアを利用する場合は、情報漏洩のリスクに注意しなければなりません。グループウェア側のアクセス制御機能で適切なアクセス権を与えましょう。また、通信時にはフリーWi-Fiを使わない、業務で作成したファイルは作業時以外ローカルファイルに残さないといった運用上の取り決めも重要です。
これらの対応を行うことで、テレワーク中の情報漏洩リスクは大きく低減可能となります。
2 社内全員が使うように教育を徹底
グループウェアは、社内の全社員が使わないと意味がありません。特に申請業務や会議など、部門によって使っている部署とそうでない部署があると、グループウェア導入のメリットは半減します。
グループウェア導入の際は、社員教育を丁寧に行い、社員全員がスムーズに利用できるようサポート体制を整えるといった準備も必要です。
テレワークになると操作に関する質問も気軽にできなくなります。いつもは誰かに質問して解決している人も、マニュアルを見るだけである程度自力で対処しなければならない、と自覚を促しながら教育を進めましょう。
3 運用ルールがないと逆に情報が埋没する可能性
業務情報の整理に優れているグループウェアですが、運用ルールをきちんと決める必要があります。ルールが決まっていないと逆に情報が氾濫して、欲しい情報をすぐに取り出せない、ということになりかねません。
掲示板や電子会議室、文書管理のフォルダ分け、業務ファイルの命名規則など、運用ルールを決めておくことで、このような問題は防止できます。
テレワークでグループウェアを使うなら運用ルール策定を
グループウェアは、テレワークの環境を整えるのに適したシステムの1つです。テレワークのためにグループウェアを導入する場合は、既存システムとの兼ね合いや価格、使いやすさを重点的に確認しましょう。
また、グループウェアを使う前には運用ルールを決めることも重要です。セキュリティ関連、フォルダやファイルの命名規則などを決めておくことで、テレワークに入ってもスムーズに仕事を進められます。
※（価格は2020年11月26日時点、税別で記載）
