働き方改革の実現に向けて業務効率化と生産性の向上が求められている中、人事や総務といったバックオフィス部門の業務改革が注目されています。特に工数削減に役立つと考えられるのが、勤怠管理システムと労務管理システムの活用です。
本記事では、勤怠管理システムと労務管理システムを効果的に活用するために、お互いを連携するメリットやおすすめのシステムも紹介します。
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勤怠管理と労務管理の違い
勤怠管理と労務管理は同じ意味で使われることも多いですが、厳密に分類すると両者には明確な違いがあります。まずはそれぞれの定義を明確化するとともに、両者の違いについても解説します。
勤怠管理とは
勤怠管理とはその名の通り、従業員の勤務状況を管理することを指します。出退勤の時刻はもちろん、残業や休暇、休憩時間などの管理も勤怠管理に含まれます。
広い意味で捉えた場合、勤怠管理は労務管理の一部と考えることもできますが、あくまでも上記で示した勤怠に関するものだけが管理対象となります。勤怠管理は労働基準法や従業員の給与計算にも密接に関わるため、企業においては厳密な管理が求められます。
労務管理とは
労務管理とは、従業員の待遇や福利厚生、社会保険手続き、入社および退社手続きなど幅広い業務を指します。人事を担当する部署における業務の多くが労務管理に該当するといっても過言ではありません。
入社や退社手続き、社会保険手続きなど多くの管理業務は、勤怠管理とも関連性があります。
勤怠管理と労務管理は連携できるのか
勤怠管理と労務管理はそれぞれ密接な関連があるため、人事や総務部門のバックオフィス業務を効率化するためにはそれぞれの管理業務を連携することが重要です。
実際に、勤怠管理と労務管理を効率化するためのシステムやツールは豊富に存在し、互いに連携できる仕様のシステムや、そもそも勤怠管理と労務管理が一つのセットになって提供されているシステムも多いです。
勤怠管理または労務管理のどちらか一方ずつを独立したシステムとして運用するよりは、お互いに連携できるシステムのほうが極めて効率的といえるでしょう。
勤怠管理と労務管理を連携する3つのメリット
勤怠管理と労務管理を連携することにより、どのようなメリットが得られるのでしょうか。今回は3つのポイントに分けて紹介します。
1 給与計算の効率化
給与計算は勤怠管理情報から従業員の勤務時間や勤務日数を取得し、残業代や休日出勤手当てなどを計算しなければなりません。正社員とパートやアルバイトなどによっても勤務時間や単価は異なり、労務管理情報として記録されている従業員ごとの情報を参照する必要があります。
そのため、勤怠管理と労務管理システムの連携によって給与計算業務は大幅に効率化されると期待できます。また、給与だけではなく賞与や各種手当なども勤務日数や勤務時間を考慮する場合が多いため、勤怠管理システムとは密接に関連します。
2 入社・退職に合わせて勤怠管理システムに反映できる
新入社員や中途採用社員、または退職者がいる場合、勤怠管理システムにもその情報を反映しなければなりません。それぞれのシステムが独立していると、社員情報を更新する手間もかかり効率的とはいえません。
新たに入社した社員がいるにもかかわらず、勤怠管理システムに社員情報が反映されていないと勤怠登録ができず、給与計算業務などにも影響を及ぼす可能性もあります。そのような事態を招かないためにも、勤怠管理と労務管理を連携し初歩的なミスを未然に防ぐことが求められます。
3 勤怠の不正打刻防止
テレワークなどで勤怠管理を行う際には、従業員本人以外がなりすましてシステムにログインし、不正に勤怠登録をすることも可能です。また、自宅でテレワークを行っていると虚偽の申告をし、自宅以外の場所で勤怠登録をすることもできるでしょう。
このような不正を防止するために、勤怠登録の際に指紋や顔などの生体認証によって本人確認を行う仕組みや、勤怠登録とともに現在地を取得するなどの方法もあります。労務管理システムが勤怠管理システムと連携し社員情報と照合することにより、このような不正打刻を防止できるシステムを構築できます。
勤怠管理と労務管理の連携におすすめのサービス5選
勤怠管理と労務管理のシステムは数多く提供されていますが、中でもお互いの連携が可能なおすすめのサービスを5つ紹介しましょう。
1 タッチオンタイム
タッチオンタイムはデジジャパンが提供している勤怠管理システムです。1ID単位での申込みおよび追加が可能で、小規模から大規模まで幅広い企業に対応します。これまでの導入社数はおよそ24,500社、ユーザー数は190万人以上にのぼり、国内でもトップクラスの実績と信頼性を誇ります。
給与ソフトとの連携が可能なほか、36協定やワークフロー申請および承認といった労務管理機能も搭載しています。初期費用が不要で1アカウントあたり月額300円という低コストで導入可能なため、初めて勤怠管理システムの導入を検討している企業にもおすすめです。
2 Jinjer勤怠
Jinjer勤怠はネオキャリアが提供している勤怠管理システムです。スマホやタブレットはもちろん、ICカードなど多彩な勤怠打刻に対応し、テレワークを含めた多様な働き方を支援します。
シフト管理やワークフローシステムなどの機能に加え、長時間労働に結びつく可能性がある場合にアラートを発出する機能も搭載。現場で働く労働者だけではなく、管理者にとってもマネジメント効率を向上させる機能が充実しています。
1アカウントあたり月額300円で利用でき、入社や退職に合わせてフレキシブルなアカウント管理を実現します。
3 マネーフォワードクラウド勤怠
会計ソフトとしてトップクラスのシェアを誇るマネーフォワードが提供している勤怠管理システムが、マネーフォワードクラウド勤怠です。給与計算システムのマネーフォワードクラウド給与とも連携が可能で、スムーズに導入できるのも大きなメリット。
勤怠打刻のデータがリアルタイムで給与計算システムに連動し、瞬時に計算してくれます。給与明細もWeb上で確認できるため、ペーパーレス化に対応し人事部門の担当者の業務負荷軽減にも役立ちます。
また、働き方改革関連法に即対応するなど、法改正に対して迅速に連動している点も大きなポイントです。
4 人事労務freee
人事労務freeeは、給与計算や会計ソフトとしてもおなじみのfreeeが提供する勤怠管理・労務管理システムです。双方の機能が1本に集約されたシステムで、一度にシステムを導入させたい場合におすすめです。
給与計算はもちろん、年末調整や社会保険料の計算、住民税の更新作業などもこれ1本で対応可能です。これまで手作業によって労務管理を行ってきた企業や、開業に合わせてシステムを導入したい場合におすすめのシステムといえるでしょう。
5 TeamSpirit
TeamSpiritは株式会社チームスピリットが提供する勤怠管理システムで、主に100名以上の中規模・大規模事業者に最適なシステムです。勤怠の打刻や集計といった基本的な機能はもちろん、工数管理や経費精算など労務管理機能も集約されています。
フレックスタイムや時短勤務など多様な勤務形態に対応しており、法改正への対応も極めてスピーディーです。多数の従業員を抱えている企業で信頼性の高いシステムをお探しの方に最適です。
勤怠管理と労務管理を連携し多様な働き方に対応
テレワークをはじめとして働き方が多様化している現在、勤怠管理と労務管理を連携し、管理業務を効率化することが求められています。現在利用しているシステムと連携できるかを確認のうえ、自社に合ったシステムはどれか資料請求をして検討してみてはいかがでしょうか。
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