勤怠管理と言えばタイムカードだった時代から、勤怠管理システムへ移行する動きが目立つようになりました。この記事では勤怠管理システムについて掘り下げながら、タイムカードを廃止するメリット、デメリットについて紹介します。業務効率を上げたいという方は是非ご覧ください。
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勤怠管理システムとは？
実働時間を管理することで、給与はもちろん出勤日数と欠勤日数の計算などを自動的に行ってくれる勤怠管理システムは、企業にとってメリットを感じさせる存在と言えるでしょう。
どのようなものかというとICカードや生体認証システムを使って専用の機器で読み取り、入退室管理システムを併用することで勤怠状況を把握、管理するというものです。
勤怠管理においては、過去にさかのぼると管理部の担当者が手作業で入力して管理するものや、タイムカードを使って管理する方法を採用している企業が多くを占めていました。
勤怠管理システムとタイムカードは似て非なるものですが、その違いを説明する前にまずタイムカードについて理解しておきましょう。
タイムカードとは
タイムカードとはその名の通り時間を書き込む紙のことで、業務開始前と業務終了後に専用のタイムレコーダーという機械に入れて打刻するとその時間が印字されます。専用のカードと機器を用意するだけで取り入れることができるため、コスト面を考えても比較的安いので企業にとって導入しやすく、実際に使用する従業員も使い方が分かりやすいのが特徴です。
勤怠管理システムとタイムカードの違いとは？
長い間多くの企業で利用されてきたタイムカードですが、不正打刻などの問題が起き、企業として新しい課題が生まれました。
勤怠管理システムは、不正打刻ができないようにするために本人以外では打刻できない方法として、生体認証システムなどを積極的に摂り入れることで問題を解決しました。
勤怠管理システムとタイムカードの違いとして分かりやすいのは、作業面で機械的か人間的かという点です。勤怠管理のような数字の計算を主に行う場合では、人間よりも機械の方が正確性が勝ることは周知の事実と言っても過言ではないでしょう。
プログラミングによって明確な指示を出されている機械に任せるところは任せて、他の仕事に人員を割くことができるのは大きなメリットです。
タイムカードを廃止するメリット5つ
勤怠管理システムを導入する企業が増えていく中で、現在もタイムカードを使用している企業は、どのような理由からシステムの導入に踏み切らないのでしょうか。
タイムカードに比べて、勤怠管理システムを使うことへのメリットを感じることができれば、導入するのは自然の流れでしょう。
実際に勤怠管理システムを導入していない企業は、不安解消への期待が持てていないことや、情報が企業にとって有益という認識がないことが理由として挙げられます。
一見、関係がないような情報だとしても役立つことがあるように、少しでも気になった情報は触れてみて、判断することがこれからはますます必要になってくるでしょう。
では、タイムカードを使用した勤怠管理を廃止することによって生まれるメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。
タイムカードを廃止するメリット1：業務効率化する
給与の計算は、担当者にとって負担の大きな業務です。人的コストがかかることはもちろん、従業員一人ひとりにおいて、雇用形態や労働契約が違うため、計算方法も異なります。従って、その都度慎重な作業が求められることになり、労力も時間もかかるでしょう。Web勤怠管理システムを導入することで、データ処理を自動的に行うことが可能になるため、勤怠管理に人員を割く必要がなくなります。
タイムカードを廃止するメリット2：コストを抑えられる
タイムカードによる給与の計算に人員を割く必要がなくなれば、その分の人件費を削減することができます。また、勤怠管理システムの導入に切り替える際に、できるだけ出費を抑えたい場合もあるでしょう。 勤怠管理システムには、無料で使えるものもあります。有料のものと比べれば利用制限などに違いはありますが、無料ソフトなどを探して検討するのも良いのではないでしょうか。
タイムカードを廃止するメリット3：残業時間を管理する
勤務管理システムの環境を整えることも企業にとって重要な業務です。働いた時間通りの給与が支払われないようなことがあれば企業への信頼も損なわれかねません。 勤怠管理システムを導入することで、適正な労働管理ができるようになり、残業を減らすなどの労働環境の改善にも役立てることができるでしょう。
タイムカードを廃止するメリット4：無くす心配がない
基本的にタイムカードは、タイムレコーダーの近くに置かれていることが多いでしょう。打刻するときにそこから取って、また元の位置に戻します。 しかし、従業員のタイムカードが同じ場所に保管されているということは、紛失する可能性もあり、誰かのタイムカードと重なってしまって知らないうちに棚の後ろに落ちてしまう場合もあります。 Web勤怠管理システムでデータ管理されていれば、そのような心配はなくなるでしょう。
タイムカードを廃止するメリット5：手間が減る
スマートフォンなどに対応した勤怠管理システムを使うことによって、出退勤の打刻をオンラインでできるようになります。働き方が見直されている昨今の状況では、効率が重視されていることもあるため、オンラインを取り入れた勤怠管理で手間を減らすことが求められるでしょう。
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タイムカードを廃止するデメリット2つ
勤怠管理システムによって職場環境が整うことが予測されますが、タイムカードを廃止することによって生まれるデメリットもあります。新しいものを取り入れることはそれだけでも大変です。
その先に快適な環境が待っていると分かっていても、そこまでの道のりに戸惑ってしまう場合もあるでしょう。導入前に確認しておかなければならないことなど、実際に導入する際の注意点は最低限理解しておくことが必要です。
何事も表裏一体ですので、勤怠管理システムの導入によって生まれるメリットがあればデメリットもあるのだと心に留めておくだけでリスク管理になるでしょう。
タイムカードを廃止するデメリット1：導入に時間がかかる
それまで使っていたタイムカードを廃止することに関しては、タイムレコーダーを外してタイムカードを使うことをやめるだけですが、勤怠管理システムを導入するにはさまざまな確認事項があります。 検討中のシステムが自社の就業形態に合うか、打刻方法は勤務形態に合ったものか、従業員にとって使いやすいものかどうかなどをしっかり確認しておかないと取り返しのつかないことになってしまいますので注意しましょう。
タイムカードを廃止するデメリット2：効率が悪くなる可能性
新しいシステムを導入後に指定の機器と連携ができないなどのトラブルが発生してしまった場合などは、問題解決に時間を要することになり、かえって効率が落ちてしまうこともあるでしょう。 それを避けるために、導入前の確認は細部まで行う必要があります。また、導入後には従業員への説明が急務となるため、使いやすいシステムを採用することも求められます。
勤怠管理システムを導入しよう
勤怠管理は企業にとっても、従業員にとっても大切なものです。企業は従業員の正しい労働状況を把握してその対価を支払うこと、従業員は正しい労働時間を打刻して企業との信頼関係を築くことが職場環境の風通しの良さにつながります。
勤怠管理システムは導入前にしっかりと準備をして、的確な勤怠管理ツールを選択することで、無駄を省いて業務効率を上げるというメリットをもたらしてくれるでしょう。
ぜひこの機会に勤怠管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。
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