グループウェアは、情報共有によって部門間・組織間の円滑な意思疎通を促すためのシステムです。グループウェアは、スケジュール管理、掲示板、文書管理などさまざまなツール群で構成されており、部門共通のデスクワークをサポートします。

この記事では、グループウェア7製品について徹底比較するとともに、グループウェアの機能、製品選択のポイントなども解説します。

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グループウェアとは

グループウェアとは、会社の部門間・組織間の協業をスムーズに進めるためのツール群で構成されたシステムです。業務でやり取りする情報を電子化・共有化することで、最終的には業務全体の効率化を目指します。また業務効率化だけでなく、オフィスのペーパーレス化やテレワークなど遠隔地からも協業できる環境を整えるといった効果も見込めます。

グループウェアのメリット

1 、スムーズな情報共有による業務効率化

グループウェアの最大のメリットは、情報共有のスピードアップによる業務効率化です。これまで手作業で行っていたことをオンライン化することで、大幅な時間短縮が見込めます。

2、社員の業務状況を見える化

グループウェアで業務をオンライン化することで、社員の業務状況を見える化できます。各業務の進捗や、承認処理がどこで止まっているかといった気になる点も本人に聞かずともシステム上ですぐに確認することが可能です。

3、テレワークや離れた拠点同士でも協業しやすい

グループウェアを使えば、テレワークや支社など、離れた拠点間であってもスムーズにやり取りが行えます。いちいちメールや郵送で送る必要があったものも、オンラインで完結できれば多くの工数が削減されるでしょう。

グループウェアの機能

  • グループウェアの機能

グループウェアには情報の共有や効率化に役立つさまざまな機能が備わっています。製品を選ぶ前に、どのような機能があるかを確認しておきましょう。

1、基本的な機能

グループウェアの基本的な機能は以下の通りです。

・スケジュール管理

スケジュールを全社で共有。アポ取りや会議参加予約などに利用します。グループウェアの中でも日常的に利用する機能であり、使い勝手にはこだわりたい機能です。

・設備予約

会議室やTV会議システムなど設備のスケジュールを公開・予約に利用します。

・掲示板

全社・部門別の連絡に使います。メール一斉送信に比べて通信回線の負荷がかからず、既読・未読確認も可能です。

・ワークフロー

申請業務を電子化・自動化します。どこまで柔軟に自社の承認経路に合わせられるかは製品によって違うため、確認したいポイントです。

・文書管理

ファイル共有と版管理が主な機能です。文書管理を利用することで、メール添付では流れやすい情報を蓄積し、探しやすくする効果もあります。

・電子会議室

チャットベースの会議室。文字ベースの情報交換なので、後から検索してナレッジベースとして活用することもできます。

・タスク管理

自身の作業管理だけでなく、他人に依頼した作業も管理できます。

2、その他機能

製品によっては、基本的な機能以外にも便利な機能を備えています。そのうちいくつかを紹介します。

・Web打刻(タイムカード)

電子的なタイムカードで、出勤時刻と退勤時刻の記録を行う機能です。勤怠管理システムと連携して給与計算や労務管理の入力データとしても活用できます。

・Web会議

遠隔地の人とビデオや音声通話で会議をする機能です。独自機能ではなく、Zoomなど外部アプリと連携できる仕組みを持つ製品もあります。

・安否確認

災害などの緊急時に行う安否確認を行う機能です。緊急連絡の一斉送信、安否確認の情報登録などにより、迅速に安否確認が取れるようにサポートします

グループウェアの選定ポイント5つ

グループウェア製品を選定する際、検討したいポイントを5点紹介します。

・使いたい機能が揃っているか

グループウェアは多くの機能を持つ製品ですが、すべての機能を自社が使うとは限りません。よく利用する機能を見極め、使いたい機能があるかどうかを確認しましょう。

・提供形態はオンプレミスかクラウドか

提供形態は、大きく分けてオンプレミスかクラウドのどちらを選ぶか検討しましょう。システムをクラウド化する、あるいはすでにクラウド化している場合はクラウドタイプがおすすめです。機密性の高い情報を扱っていて社外に情報を持ち出したくない場合はオンプレミスが適しています。

・既存システムやアプリケーションと連携しやすいか

社内で現在使用している既存システムやアプリケーションをそのまま使い続ける場合もあるでしょう。そのような場合、外部システムはアプリと連携しやすい拡張性がある製品を選ぶことも検討してください。

・ITシステムに慣れていない人にも使いやすいか

グループウェアは、全社で使うシステムです。そのため、ITシステムに使い慣れていない部門の人にも使えるかどうかを確認しましょう。確認には、無料試用版の利用を検討してください。比較対象の無料試用版を複数用意し、業務でよく使う機能をひと通り操作してもらうことで、使いやすさは確認できます。

・社外からのアクセスができるかどうか

テレワークや出張先からも利用できると、場所や時間に囚われずに業務が続けられます。クラウド版の場合はそのままで社外からアクセスできますが、オンプレミス版の場合は、社外からのアクセスが可能かどうか確認しましょう。

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グループウェア7選を徹底比較!

1 使いやすさが魅力&充実の管理機能や拡張性も「Garoon(ガルーン)サイボウズ株式会社

■POINT
■参考価格:1ユーザー月額845円、年額9,935円(クラウド版、300ユーザーまで)
■提供形態:クラウド / パッケージソフト / オンプレミス / SaaS
■従業員規模:全ての規模に対応
■売上規模:全ての規模に対応

「Garoon」は、利用者の92%が使いやすいと評価しており、誰でもすぐに使える分かりやすさが魅力の製品です。スケジュール管理、施設予約、掲示板など定番機能のほか、大規模組織で特に重要となる管理機能やアクセス設定などの機能も充実しています。

連携APIを使った外部システムとの連携ができ、既存システムやアプリケーションがある場合にも導入しやすいという特徴があり、小規模から大規模までさまざまな規模の企業に対応できる製品です。


2 Office365のアドオン型で便利な機能を追加「Coo Kai for Office 365株式会社ピーエスシー

■POINT
■参考価格:150円 ~
      ・Coo Kai 組織階層型アドレス帳 150円~/ID ※オプション有
      ・Coo Kai 組織階層型カレンダー 150円~/ID ※オプション有
      ・Coo Kai BBS/掲示板(ベーシックプラン) 200円/ID
      ・Coo Kai 誤送信防止ツール 150円~/ID
      ※初期費用不要
      ※250IDまでは固定料金(250ID×ID単価)となります
■提供形態:クラウド
■従業員規模:全ての規模に対応
■売上規模:全ての規模に対応

Office 365のアドオンアプリ「Coo Kai for Office 365」。Office 365自体がグループウェア機能を備えていますが、さらに便利な機能を追加して、Office 365をより使いやすくする点が大きな特徴です。

Coo Kai for Office 365には、以下の機能があり、好きな機能を選んで導入できます。

- Coo Kai組織階層型アドレス帳 - Coo Kai組織階層型カレンダー - Coo Kai BBS/掲示板 - Coo Kai誤送信防止ツール

アドレス帳やカレンダー機能はOffice 365にもともとありますが、Coo Kai for Office 365を導入すると組織階層に合わせた操作が可能となります。また、掲示板機能やメールの誤送信防止機能も便利です。


3 充実の25機能でコストパフォーマンスの高い「J-MOTTOグループウェアリスモン・ビジネス・ポータル株式会社

■POINT
■参考価格:月額3,000円 (20ユーザーまで 200MB)~
■提供形態:クラウド / SaaS / ASP
■従業員規模:10名以上 1,000名未満
■売上規模:全ての規模に対応

「J-MOTTOグループウェア」は、25もの機能があり、10名以上1,000名未満の小中規模組織向けのグループウェア製品です。基本的な機能はもちろん、ワークフロー、議事録、購買予約、安否確認など、他製品ならオプションで提供されるような機能も標準で提供しています。

ここまで多機能ながら、20ユーザーで月額3,000円と安価な点も魅力です。全社レベルで共通の社内システムを探している場合や、安価で機能豊富なグループウェア製品を探している場合におすすめです。


4 標準でも多機能!オプションで独自業務アプリも作れる「desknet's NEO株式会社ネオジャパン

■POINT
■参考価格:400円~
■提供形態:オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / ASP
■従業員規模:全ての規模に対応
■売上規模:全ての規模に対応

「desknet's NEO」は、提供形態がオンプレミス・クラウド両方あり、社内のITシステムの状況に合わせたタイプが選べるグループウェア製品です。標準機能は27もあり、Amazonビジネス連携や健康サポートなど、ユニークな機能もあります。

オプションは、Web会議機能と独自業務アプリ作成ツール「AppSuite(アップスイート)」を用意。AppSuiteは、ノンプログラミングで自社に合わせた業務アプリを簡単に作ることができます。


5 月額1名50円から利用できるクラウド型グループウェア「HotBiz8 株式会社ASJ

■POINT
■参考価格:初期費用10,000円 月額10,000円(200名まで)~
■提供形態:クラウド
■従業員規模:全ての規模に対応
■売上規模:全ての規模に対応

「HotBiz8」は200名まで月額10,000円固定で、最安で月額1名50円から利用できるクラウト型のグループウェア製品です。社員同士のコミュニケーションを活性化するメッセージ(ビジネスチャット)機能やワークフロー機能などがあり、テレワークしやすい環境を提供します。

既存システムとの連携を気にする必要がない場合や、社内システムをこれから揃えていく場合などに向いています。


6 大規模企業向けで既存システムと連携しやすい「Liferay DXP日本ライフレイ株式会社

■POINT
■参考価格:別途お問い合わせ
■提供形態:その他 / オンプレミス / クラウド
■従業員規模:500名以上
■売上規模:全ての規模に対応

従業員規模500名以上からと中規模から大規模組織向けのグループウェア製品「Liferay DXP」。大規模組織ならではの事情に即した機能が特徴的な製品です。

大企業の場合、一般的にいくつかの既存システムを稼働させています。本製品の連携機能は、既存システムはそのまま活かしつつ、組織間の情報共有化や社内コミュニケーションの円滑化を促進したいというケースに最適です。

また、用途に応じたデザイン変更多言語対応もしているため、国内だけでなく海外に拠点を持つ企業にも対応しています。


7 オプション機能が豊富「WaWa Office株式会社アイアットOEC

■POINT
■参考価格:400円
■提供形態:SaaS / ASP
■従業員規模:全ての規模に対応
■売上規模:全ての規模に対応

「WaWa Office」は、コミュニケーションや情報共有の効率化に適した基本的な機能を搭載したグループウェア製品です。

豊富なオプション機能がある点が特徴で、ワークフロー「WaWaFlow」、営業日報管理「WaWaFrontier」簡易データベース「WaWaD-Be」などがあります。データはCSV出力が可能なので、他システム連携がしやすい点もポイントです。

まとめ

部門共通の業務効率化を支えるグループウェアは、全社員が利用してこそ効果を発揮するシステムです。導入の際は、単に機能や価格だけを比較するのではなく、無料トライアル版をうまく利用して現場の人に試してもらい、使いやすい製品を探しましょう。

グループウェアはさまざまなベンダーが製品を提供しており、候補を選定するのにも手間がかかります。グループウェア製品の選定に必要な情報をお探しの場合、ぜひこちらの資料もご活用ください。

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[PR]提供:マイナビニュース