交通費の領収書編

出張や外出の際の交通費の精算は、細かい作業ではあるけれども、ビジネスパーソンとしては必要な作業だ。

交通費の精算に関する規定は、各社さまざまであろう。もともと、交通費で領収書をもらう、というケースは少なかった。きっぷの代金は、誰がどのように買おうと同じであった。その購入した代金を「出金伝票」に記入し、会社から支払ってもらう。あるいは、会社が勝手にきっぷの代金を計算し、それが支給される場合もあった。

だが、いまは時代が変わった。飛行機も新幹線・特急も割引運賃が登場し、さまざまな料金で同じ列車に乗ることが可能となった。一方で、経費を処理する側とすれば、いったいいくらで乗っているのか、わからない。景気のいい時代であれば、浮かしたお金でちょっと一杯、というのは許されても、いまはそういったことは認められない。正しい金額を会社に申請することが必要だ。

そこで、券売機でかんたんに手に入る領収書だ。

かんたんに手に入る領収書

駅にある指定席券売機では、きっぷの領収書をタッチパネルにさわれば手に入れることができる。現金やクレジットカードなどを挿入し、割引のきっぷを買ってもその金額の通りの領収書を手に入れることができる。

指定席券売機だけではない。ふつうの短距離用の券売機で買う場合にも、領収書をやはりワンタッチで手に入れられる。この場合は、現金だけではなく、交通系ICカードで支払っても、領収書をもらえる。

もちろん、交通系ICカードでそのまま改札を通ったほうがスマートだ。しかし、会社というところは割とうるさいところで、領収書できちんと精算したい、と考えているところもある。その場合は、領収書を確保したほうがいい。

また、エクスプレス予約やスマートEXで東海道・山陽新幹線に乗った場合、ウェブサイトから領収書を表示することもできる。これは、プリントアウトしてぜひ使おう。

申請の際に便利な領収書

会社員の交通費申請のやり方は、会社によってさまざまだ。勝手に計算してくれるところもあれば、紙の領収書が必要なところ、スマートフォンのカメラで紙の領収書を撮影したものを電子申請するところなど、いろいろとある。

とくに、スマートフォンのカメラで撮影したものを使用して申請する場合、形になった紙の領収書というのは、金額を説明する上で便利なものだ。だから、出張の際の交通費は、領収書をもらっておこう。

フリーランスには必須の領収書

いささかビジネスパーソンとは異なるかもしれないが、個人事業主やフリーランスの場合、旅費交通費を経費として扱うことができる。その場合に役立つのは領収書だ。新幹線や特急のきっぷを買い、その領収書を保管しておいて会計ソフトに入力し、その結果を確定申告の際に使うということは必要だ。交通系ICカードの現金でのチャージも、領収書をもらうことができる。ただしこの場合、その交通系ICカードでコンビニでのお買い物などをしてしまうと、かえってややこしいことになる。ちょっとした食事などは、経費と認められないからだ。この場合、複数の交通系ICカードを使い分けるといった工夫も必要であろう。

仕事で必要となったら領収書を

経費の精算の際に、その証拠となる領収書は必要である。きっぷのように金額がわかっているものでも、いまや領収書がかんたんに手に入るようになった。また、経費節減をいう会社のもとでは、割引のきっぷを買ったということを示すには領収書がいちばんである。たとえば「JR東日本の『トクだ値』を使いました」ということを示す場合である。スムーズな経費精算のために、領収書はしっかりと確保しよう。

著者プロフィール: 小林拓矢
1979年山梨県甲府市生まれ。早稲田大学卒。フリーライター。大学在学時は鉄道研究会に在籍。鉄道、時事社会その他についてウェブや雑誌・ムックに執筆。単著『早大を出た僕が入った3つの企業は、すべてブラックでした』(講談社)。ニッポン鉄道旅行研究会『週末鉄道旅行』(宝島社新書)に共著者として参加。

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