本連載では、「よく使うけど忘れやすいMicrosoft Officeの操作」をキーワードに、Officeアプリケーションの基本操作や各種機能の使い方を解説していく。今回は、Excelで名簿などを作成した際に、会員番号や社員番号などの通し番号に合わせて行を並べ替える方法を確認する。昇順、降順で簡単に並び順を変更できるので、覚えておきたいテクニックといえる。

本連載は、記事執筆時点で最新の状態にアップデートしたMicrosoft Office 2016をもとに制作しています

数値が入力されている列を選んで並べ替えを実行

Excelで社員名簿や会員名簿などを作成している場合、番号の若い順に並べ替えたくなるケースは少なくないはずだ。Excelでは、社員番号や会員番号などを入力している列を参照して、行の並び順を変更することが可能だ。「データ」タブの「並べ替えとフィルター」欄にあるアイコンから実行できる。

まずは並べ替えの基準となる数値が入力されている列の列番号部分をクリックして列全体を選択する

「データ」タブを選択してリボンを切り替え、「並べ替えとフィルター」欄にある「昇順」アイコンをクリック

「並べ替えの前に」画面が表示されているので、「選択範囲を拡張する」が選ばれていることを確認して「並べ替え」ボタンをクリックする

選択している列に書かれた数値の昇順(小さい順)に行が並べ替えられた

「並べ替えとフィルター」欄で「降順」アイコンをクリックすると、降順(大きい順)に並べ替えることも可能だ

行を並べ替える際に気を付けたいのが、「並べ替えの前に」画面で「選択範囲を拡張する」を選ぶことだ。もう1つの「現在選択されている範囲を並べ替える」を選んでしまうと、選択している列のみが並べ替えられてしまい、他の列との連携がバラバラになってしまうのだ。

「並べ替えの前に」画面で「現在選択されている範囲を並べ替える」を選んで並べ替えを実行してみる

並べ替えの基準として選択しているA列だけが並べ替えられる。B列、C列はそのままなので関連性がなくなってしまう