クラウド型文書管理システムおすすめ5選！価格や特徴を紹介

文書管理システムもクラウド化が進んでいます。中小企業でも導入しやすい点がクラウド型文書管理システムの魅力です。この記事では、おすすめのクラウド型文書管理システムを5製品紹介します。さらに、文書管理システムをクラウド化するメリットと製品選定のポイントについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。

文書管理システムをクラウド化する4つのメリット

文書管理システムのクラウド化により得られるメリットについて、4点にまとめて解説します。

オンプレミスの文書管理システムは、基本的に社内での利用を前提としています。テレワークなど社外からのアクセスも必要となる場合、クラウド型文書管理システムを導入することで、社外から簡単にアクセスできる環境を構築可能です。

クラウド型文書管理システムは、オンプレミスの文書管理システムに比べて低コストで導入できます。システムの運用管理はサービス提供者が行うため、常に最新の機能を利用可能です。セキュリティ対応もサービス提供者がすべて最新の状態に更新します。

文書管理システムは基本的に文書を蓄積し続け、文書のバージョン管理も行うため、利用し続けていると容量不足になります。オンプレミスのシステムなら自社で容量不足への対応が必要です。しかしクラウドサービスなら、プランを変更するだけで、手軽に容量不足対応ができます。

オンプレミス型のシステムは、システム環境全般の運用管理が必要です。一方、クラウド型のサービスは、運用管理はサービス提供者の作業範囲であり、運用管理のコストは月額料金に含まれています。

1人情シスなど情報システム部門にあまり多くの自社リソースを割けない企業は少なくありません。そのような企業にとって、クラウド型の文書管理システムは運用コスト面でも導入しやすい提供形態です。

クラウド型の文書管理システム導入を検討する場合、どういう視点で製品比較を行えばよいでしょうか。そこで、クラウド型文書管理システムを選ぶ際の比較ポイントを4点紹介します。

文書管理システムを導入する大きな理由のひとつとして、法令や各種制度への対応があります。文書管理が関係する法令としては、ISO9001やe文書法などが挙げられます。

ISO9001を取得している企業の場合、ISOで定められた文書管理方法（文書の適切な識別と記述・適切な形式・保管期間など）を踏襲しなければなりません。

e文書法は、電子文書に法的効果を持たせるために定められた法律です。e文書法では、文書管理について、タイムスタンプを付与して、「文書の存在」および「改ざんされていないこと」の証明が求められます。

製品によって、対応法令には違いがあります。製品検討時は、自社で対応するべき法令の確認と、その法令に対応している製品を選びましょう。

文書管理システムの使いやすさは、検索のしやすさがかなりの比重を占めます。クラウド型文書管理システムでも、検索のしやすさを重視して製品を比較検討しましょう。

検索の種類は、文書の全文検索、タイトルや作成者・更新者・作成日などの属性検索、索引やハッシュタグ等を利用した検索など多種多様です。実際に文書管理システムを利用する従業員に、無料トライアルプランなどを活用して操作性を確認・評価した上で、検索のしやすさも検証しましょう。

クラウド型文書管理システムは社外からもアクセスできるため、より一層きめ細やかなセキュリティ設定やアクセス制御が求められます。外部からの不正アクセスはもちろん、内部から機密データが漏れる可能性も考え、適切なセキュリティ設定やアクセス制御ができる製品を選びましょう。

製品によっては、契約プランをアップグレードしたり、オプションプランを契約したりすることでセキュリティを強化できるものもあります。自社が求めるセキュリティ対応機能を提供している製品かどうかも忘れず確認したいポイントです。

業務上作成した文書は、通常上司や他部署の承認を得る必要があります。文書の承認ワークフロー機能もあるクラウド型文書管理システムを導入すれば、別途ワークフロー製品を利用せずに済みます。

自社ですでにワークフロー製品を導入している場合は、システム連携が可能なクラウド型文書管理システムかどうかも確認しましょう。ワークフロー製品を導入していない場合は、ワークフロー機能も備えた製品の導入を検討しましょう。

クラウド型文書管理システムを導入するメリットと製品選定のポイントについて解説した内容を踏まえて、おすすめのクラウド型文書管理システムを5製品紹介します。

POINT

参考価格：初期費用300,000円
クラウド版年額600,000円（10ユーザー・50GBストレージ）
パッケージ版（Standard）3,795,000円・年間保守費495,000円
提供形態：パッケージソフト / オンプレミス / クラウド
対象従業員規模：全ての規模に対応
対象売上規模：全ての規模に対応

「SPA」は、通常の文書管理機能に加えて、紙文書を電子データ化するOCR機能と、取り込んだ文書の自動仕分け機能が特徴的な文書管理システムです。OCR機能は、活字・手書き・チェックボックスの文字に対応。手書き文字の認識に対しては、有償オプションで認識率の向上も可能です。

電子データ化した文書は、自動的に仕分けされ、全文検索できるよう登録されます。文書管理機能として求められる全文検索・バージョン管理や記録管理などもそろっています。また、「Box」や「Salesforce」などの外部サービス連携や企業間文書連携も可能です。

本製品は、紙文書を大量に抱えていて自動的に電子化したいというニーズや、外部サービス連携も行いたい場合に適した製品です。