ファイリングや書類整理は業務のなかでも基本的な作業です。しかし、単調で地味な作業だからといって手を抜いてしまうと、重要な書類を紛失したり、誤って破棄してしまったりと、さまざまなトラブルに発展する可能性もあります。また、最近ではテレワークや業務のペーパーレス化にともない、ファイリングの方法も変わりつつあります。
そこで今回の記事では、ファイリングの悩みを解決するためのコツを紹介するとともに、テレワークにも対応できる文書管理システムの一例も含めて詳しく解説します。
文書管理システムの製品比較記事を見る
ファイリングの重要性
業務で必要な書類を保管、管理するうえでファイリングは不可欠です。適正にファイリングされていないと、必要なときに必要な書類が見つけられなかったり、書類を探し出したりするために業務時間の大半を費やしてしまった、ということにもなりかねません。効率的に業務を進めるうえでも、ファイリングは極めて重要な作業といえるのです。
ファイリングの代表的な手法3選
一口にファイリングといっても、さまざまな手法が存在します。今回は代表的な3つの方法について解説します。
1、バーティカルタイプ
バーティカルタイプとは、書類をフォルダにまとめて縦置きに保管する方法です。引き出しやキャビネットに収納することが多く、たとえば「請求書」や「納品書」「領収書」など、同じカテゴリーごとの書類をまとめるのが一般的です。
バーティカルタイプは書類をファイリングせずにフォルダにまとめておくだけなので、書類を保管したり取り出したりするときも楽です。
ただし、フォルダを取り出したタイミングなどに、誤って書類を紛失したり他のフォルダに紛れ込んだりするリスクもあるため注意が必要です。
2、バインダータイプ
バインダータイプとは、その名の通りバインダーなどに書類をファイリングして保管する方法です。ファイルにラベルを記載して本棚のように保管しておくのが一般的で、欲しい書類をすぐに見つけやすく、しっかりとファイリングされてあるため書類を紛失する心配もありません。
ただし、書類が届くたびにファイリングをしなければならず、手間がかかるのがデメリットでもあります。
3、ボックスタイプ
ボックスタイプとは、ボックス状のファイルに書類を保管する方法です。書類を紛失したり誤って別のファイルに収納したりするリスクを軽減できますが、一般的なファイルやフォルダと異なり、ボックスの大きさが決まっているため、収納スペースの効率性は低いのがデメリットです。
一方で、たとえば請求書のボックスファイルの中に取引先ごとのフォルダを用意しておけば書類が探しやすく、書類の種類を細分化しやすいメリットもあります。
ファイリングでありがちな悩みを解決するコツ
ファイリングを行ううえでさまざまな悩みを抱えることがありますが、解決するためにはどのような方法があるのでしょうか。ファイリングのコツもあわせて詳しく解説します。
1、不要な書類が処分できずに溜まっていく
業務を行っていると膨大な書類が溜まっていきます。しかし、処分するタイミングが分からず、「いつか必要になるかもしれない」と考え取っておくと、キャビネットや本棚などが書類やファイルで埋め尽くされることもあります。
そのため、ファイリングの際は書類を保管する期間をあらかじめ決めておくことが重要です。どうしても処分に迷う場合や、自分だけでは判断が難しい場合は、古い書類から倉庫などに移動させておくのもひとつの方法です。
2、必要な書類を誤って処分してしまう
本来必要な書類だったのにもかかわらず、不要な書類と勘違いして処分してしまうこともあります。また、不要だと思って処分した後で、顧客対応で書類が必要になったというケースも考えられます。
このようなトラブルやミスを防ぐためにも、必要な書類は「請求書」や「納品書」などのカテゴリーごと、または取引先や顧客ごとにラベルや付箋などをつけて区別しておくことが重要です。
ペーパーレス化に向けたファイリング
業務効率化に向けてペーパーレス化に取り組む企業が増えています。しかし、顧客や取引先から届く書類や、法律の問題などで書類を印刷しなければならないケースもあるでしょう。また、過去に業務で使用してきた書類の取り扱いも頭を悩ませるポイントのひとつ。
そこで、ペーパーレス化を実現するうえで不可欠なツールなのが文書管理システムです。文書管理システムとは、紙に印刷された文書をデジタルデータとして格納および管理しておくためのツールです。書類に記載された文書をデータとして残しておけば、書類を物理的に破棄しても後で確認できるほか、保管スペースの削減にもつながります。
法律で定められているような原本管理が必要な書類以外は、文書管理システムをうまく活用することでペーパーレスによる業務改革が実現できます。
文書管理システムの製品比較記事を見る
おすすめの文書管理システム3選
文書管理システムにはさまざまなツールがありますが、今回はその中からおすすめの3つのシステムを紹介します。
1、FileBlog
FileBlogは株式会社鉄飛テクノロジーが提供している文書管理システムです。ファイルサーバーでの文書管理機能はもちろん、フォルダごとに説明文や属性を付与して物理的に書類を管理する感覚で分類することも可能。もちろん、文書管理システムのメリットであるワード検索で目的の書類を探し出すこともできます。
2、楽々Document Plus
楽々Document Plusは住友電工情報システム株式会社が提供している文書管理システムです。契約書や紙に記載された図面などをスキャナで読み取り、PDFのデジタルデータに変換。データの回覧や承認といったワークフローにも対応しているため、ペーパーレスでの業務にもスムーズに対応できます。
また、登録されたデータの印刷やダウンロードを禁止することもできるため、機密情報や個人情報の漏えいといったセキュリティ対策にも有効です。
3、Flow
Flowはソフトバンクのグループ企業であるSBテクノロジー株式会社が提供している文書管理システムです。Microsoft365の機能である「SharePoint Online」を基盤としたシステムで、クラウド型のワークフローシステムに付随してさまざまな文書をオンライン上で管理できる機能が搭載されています。
初期設定やワークフローの申請書作成が簡単で、PCはもちろんスマートフォンやタブレット端末でも申請および承認が可能。業務のペーパーレス化やテレワークにも不可欠なシステムといえるでしょう。
業務効率化にも直結するファイリング
書類のファイリングは一見地味な作業ではありますが、業務をスムーズに進めるうえでも基本的かつ不可欠なものです。物理的に書類を管理することは簡単でも、ペーパーレス化を実現しようとしたとき、代替としてどのような運用を行うか頭を悩ませる企業は多いです。
また、最近ではテレワークのニーズが高まってきたこともあり、新しい働き方に対応したファイリングにも注目が集まっています。文書管理システムはテレワークを促進するうえでも極めて重要なツールといえるでしょう。
今回紹介した文書管理システムも含めて、まずは資料請求で複数社を比較し、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
文書管理システムの製品比較記事を見る
