近年導入する企業が増えている社内SNSとグループウェアですが、その違いを明確に語れない人も多いのではないでしょうか。この記事では両者の役割や機能、また代表的なサービスまでご紹介します。これからツールを検討する方はもちろん、見直したい方にもオススメの記事です。
グループウェアと社内SNSの違いは？
仕事を円滑に進め、社内効率を上げるために今や必須と言われているグループウェアと社内SNSですが、その違いを明確に語れない人は意外に多いのではないでしょうか。
この記事では、そもそもグループウェアや社内SNSが何を指すものなのかという定義から、主な機能や役割、それぞれのメリットや代表的なサービスまでご紹介します。
それぞれの違いと役割を理解し、自社に最適なツールを選べるようにしましょう。
グループウェアと社内SNSの違い
この2つ、一見似ていますが実は目的も機能も異なります。
グループウェアは社内予定管理やタスク管理など、仕事そのものの支援が目的のシステムです。このためスケジュール・ToDo・掲示板・ワークフローといった機能がついています。
一方、社内SNSはその名の通り、社内コミュニケーションを活性化するためのシステムです。このためメッセージ発信・グループチャットなどといった機能がついていることが特徴です。
グループウェアの役割
グループウェアの目的は、ズバリ「企業・組織の業務効率化」です。そのために勤怠管理やスケジュール管理、またファイル共有やワークフローなどの機能が含まれており、社内でのやり取りがより円滑になるよう設計されています。
このため、グループウェアの役割としては社内の双方向コミュニケーションというよりは、前述の社内共有・業務効率向上の部分を担っていると言えるでしょう。
社内SNSの役割
一方、社内SNSとは、登録された利用者同士がオンライン上で交流できる会員制サービス、つまりソーシャルネットワーキングサービス(SNS)を企業内利用向けに特化させた仕組みのことです。
1対1のやり取りだけでなく、グループチャットやファイル共有などの機能も含まれていることが一般的です。近年、社内のコミュニケーションをより活性化するためにこの社内SNSを取り入れる会社が増えてきています。
グループウェアの主な機能
それでは、グループウェアに搭載されている主な機能と用途をご紹介します。
まずは電子メール機能です。メーラーを使わずともやり取りができるのが特徴です。電子掲示板上でメッセージのやり取りが可能なものもあります。
またファイルをメンバー間で共有できるドキュメント機能や、自分だけでなくメンバーの予定を共有し把握できるスケジュール機能、書類の電子決済が可能なワークフロー機能、会議室予約機能まで充実しています。
社内SNSの主な機能
次に社内SNSの主な機能をご紹介します。
まずはチャット機能です。個人間はもちろん、複数のメンバー同士でメッセージのやり取りをしたり、画像を送りあったりできます。メールと異なり都度件名や宛先を入力する必要がないためより気軽なやり取りができることが特長です。
そのほかにも部署やプロジェクトごとでグループを作れる機能や、各種データをSNS上にアップロードできる機能、また通話機能がついているものもあります。
グループウェアのメリット3つ
それでは、グループウェアを自社に導入することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは3つの観点からグループウェアの利点をご紹介します。使い方次第でかなりの業務効率アップが図れるため、ぜひ注目してください。
グループウェアのメリット1：情報の伝達・共有が円滑に
社内の共有情報がある場合、仮に全社員へメールを配信するとなると大変です。そんな時、掲示板機能を使うと、全社員へ一律に情報共有ができ大変便利です。
特定のグループやプロジェクトメンバーごとに共有したい場合は、グループウェア上のメール機能を活用することで解決できます。履歴も残るため、管理もしやすくなります。
さらにグループウェアならファイルを暗号化したり、社員ごとに閲覧権限を設けたりすることも可能です。
グループウェアのメリット2：ペーパーレス化に一役買う
通常、業務をしていると結構な量の紙を使用します。紙面はかさばりますし、セキュリティを保持しながら管理保管するのも大変です。
これまで紙で管理していた書類をデータ化し、グループウェアのファイル共有で管理することによりペーパーレス化が実現できます。紙の書類だと毎回探す手間がかかりますが、システム上の情報であれば検索もでき、見逃しも防げます。単純な紙のコスト削減はもちろん、時間短縮にもつながります。
グループウェアのメリット3：効率的な会議ができる
先に挙げた会議室の予約機能を使えば、会議前の工数削減ができます。会議資料もペーパーレス化しておけば、印刷・配布の手間も省けます。
さらにビデオ会議機能があれば、遠隔地からも会議に参加できます。移動時間の短縮から会議参加負担の軽減、そして業務効率アップにもつながるメリットです。
プロジェクトと紐付けたオンライン会議にできれば、事前に議題立案をした上で解決策を探っていくプロセスも記録として残しておけます。
社内SNSのメリット3つ
次に、社内SNSを利用するメリットを3点ご紹介します。
グループウェアとは目的が違っていることから、主要なメリットももちろん変わってきます。導入するにあたっては自社にとって何がメリットになるかをしっかりと見定めて取り入れたいものです。
社内SNSのメリット1：コミュニケーションがとりやすい
社内SNSでは堅い定型の挨拶文を挟まずに要件だけを伝えることが一般的です。また、スマートフォンやタブレットなどのモバイル機器からもアクセス可能なため、いつでもどこでも瞬時にやり取りできるメリットがあります。
さらに、社外の方ともコミュニケーションが取れるタイプのビジネスチャットを導入すれば、社内外問わずコミュケーションを円滑にでき、ひいては業務成果の向上にも結びつきます。
社内SNSのメリット2：アイディアが浮かびやすい
社員間のコミュニケーションが取りやすくなることで、自部署や部門、また拠点に関係なくリアルタイムな意見交換ができるようになります。その結果おのずとさまざまな声が上がりやすくなり、新しいアイディアも浮かびやすくなります。
従来の業務の改善や新規事業につながるアイディアなど、社歴に関係なく意見出しができるオープンな場があることは、社員の仕事への満足度を上げることにもつながるため大きなメリットです。
社内SNSのメリット3：人間関係の問題が減ることもある
社員間での自由なやり取りができながらも、会社の公式ツールとして大元の管理がなされている社内SNSは、人間関係の改善につながることもあります。
関係性がギクシャクしやすい要因として、やはり相互理解の機会が少ないことが挙げられます。これに対し社内SNSでコミュニケーションを円滑にすることで、お互いの気持ちがわかりやすくなり、結果社員の離職率を下げられたという例もあります。
代表的なグループウェアサービス3つ
現在提供されているグループウェアにはさまざまな種類がありますが、ここではその中でも数々の実績がある代表的なサービスを3つご紹介します。
皆さんも聞いたことのあるサービスが多いと思いますが、それぞれの特徴を掴んだ上で導入検討の参考にしてみてください。
代表的なグループウェアサービス1：Office 365
Microsoft社の提供するクラウドサービスです。グループウェアだけでなく、最新のMicrosoft Officeをセットで利用できることが特徴です。Windowsユーザーであれば多様な活用法があり、おすすめです。
メールやスケジュール機能を有したExchange Online、ファイル共有のSharePoint Online、オンライン会議システムのMicrosoft Teamsまで網羅されています。
代表的なグループウェアサービス2：desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）
日立ソリューションズが提供する、415万人が利用するグループウェアです。このdesknet's NEOには、なんと25種類以上のアプリが搭載されています。
ワークフローやウェブメール、文書管理から安否確認など、日常業務で必要な機能はすべて網羅されているため、これ1つで安心です。
また、同胞されているAppSuiteという業務アプリ作成ツールで自社用にパーツをカスタマイズすることもでき、非常に便利です。
代表的なグループウェアサービス3：サイボウズOffice
サイボウズOfficeは、中堅・中小企業でのシェアが12年連続1位を記録している実績のあるサービスです。日本語のマニュアルやサポートが充実していることはもちろん、クラウド版ならスマートフォンからも操作できるのが便利です。
1ユーザーあたり月額500円から利用できる低価格も魅力です。30日間の無料お試しもできるので、まず使ってみての比較検討もできます。
代表的な社内SNSサービス3つ
社員間のコミュニケーションツールとして欠かせない存在になってきた社内SNSですが、各社から多種多様です。
ここでは代表的な3つのサービスをご紹介します。それぞれ特徴があるので、自社に合うものを選んでみてください。
代表的な社内SNSサービス1：Chatwork（チャットワーク）
Chatwork（チャットワーク） は、日本で生まれたビジネス向けチャットツールです。
特徴はタスク管理機能で、自分自身のTodoはもちろん、他のメンバーにタスクを出すこともできます。タスク完了にすると指示出ししたメンバーにも通知されるため、確認もスムーズです。
もちろんスマホ向けのアプリもあり、通知も受けられます。その他、ビデオ通話機能やファイル共有機能も充実しており、使い勝手の良いサービスです。
代表的な社内SNSサービス2：Slack（スラック）
Slack（スラック） は、世界的に愛されているチャットツールです。300以上の外部サービスとボタン一つで連携可能で、自分たち仕様にカスタマイズしやすいのが特徴です。
また「チャンネル」というグループを作成し、その中でメンバー同士のやり取りができます。自分がメンションされたら通知が来たり、大事なメッセージはピン留めできたりするため、メールのように重要な情報が埋もれてしまうこともありません。
代表的な社内SNSサービス3：Talknote（トークノート）
Talknote（トークノート） は、エンゲージメントクラウドと呼ばれる独自のサービスです。その特徴は、AIにより社員の業務状況を分析できる機能があることです。利用者、つまり社員・従業員のアクセス情報から、アクションリズムの解析やオーバーワークの検知まで行えます。
もちろんグループ・メッセージ機能もあるため通常の社内SNSとして活用でき、その上で上記の機能からさらなるパフォーマンス向上も期待できます。
グループウェアと社内SNSの違いを理解しよう
ここまでグループウェアと社内SNSの違いと活用法についてお伝えしてきました。それぞれに目的があり、役割があり、メリットがあることがわかったと思います。
ぜひ自社での活用シーンや解決したい課題に照らして、どのツールを導入するかを見極めてみてください。うまく組み合わせて取り入れることで、これまでにない業務効率の向上や社内コミュニケーションの活性化がなされることでしょう。
