働き方改革により、働く場所や時間などが変化しています。従来と異なる環境では、コミュニケーションが取りにくくなることもありますが、社内SNSを活用すれば新たなコミュニケーションを築けます。本記事では、働き方改革に活かせる社内SNSの特徴と機能を紹介します。
社内SNSとは？
SNSといえば、Facebookやツイッター、インスタグラムなどに代表されるコミュニケーションツールですが、このSNSを社内に持ち込む「社内SNS」がどのようなものかご存知でしょうか。
社内SNSは、SNSの機能を社内という閉じた環境に持ち込んだ、コミュニケーションの活性化を図るツールです。社内SNSではチャットやファイルアップロード機能などがよく使われています。
働き方改革での3つの勤務形態
働き方改革を実現させるためには、多種多様の対処方法があります。簡単にいえば、残業を減らす、勤務時間を減らす、働く環境を改善する、ということですが、どう実現させるのかは、企業の業務形態や個人の働く姿勢などによって異なります。
ここでは、働き方改革を実現させるために注目されている3つの勤務形態を紹介します。
働き方改革での勤務形態1：在宅勤務
在宅勤務とは、出勤せずに自宅で業務を行う勤務形態で、働き方改革でも注目されています。
一般的には、100%出社しない勤務形態ではなく、電話やFAXなどを利用してほかの社員とコミュニケーションをとって業務を進め、週に数日実施する形態とされています。
自宅でのインターネット環境も必須ではないため、働き方改革の第一歩として多くの職種で取り入れられています。
働き方改革での勤務形態2：モバイルワーク
モバイルワークは、職場である事務所を離れ、カフェや公園、移動中の電車の中などで働く形態です。モバイル機器を使って、インターネット環境を利用しながら実施されることが多いものの、インターネットから切断されていても進められる仕事もあります。
カフェや公園、電車の中など、多くの人が集まる公共の場所で仕事をすることから、業務情報の漏洩リスクを伴うので、十分なセキュリティ対策が必要になります。
働き方改革での勤務形態3：サテライトオフィス
サテライトオフィスは、就業場所まで赴かなくても、自宅近くや出先で使える、小規模オフィスのことです。
カフェや公園などの衆人環境ではなく、小規模ながらオフィスとしてセキュリティ対策の整った環境を使って業務を行えるという利点があります。
また、支店を設けるよりも低い予算で開設することができると考えられており、従業員も移動時間の短縮になる可能性もあります。働き方改革でも注目されている形態といえます。
社内SNS導入のメリット8つ
社内SNSを導入する企業が増えていますが、社内SNSはプライベートのSNSとは情報を共有する目的が異なります。ただし、共有する情報の種類は異なるものの、SNS利用者の間で情報を共有し、コミュニケーションを図るという点は共通しています。
働き方改革の一環として在宅勤務やテレワークが広がっている中で、社内SNSを導入していれば、コミュニケーションの分断を避けられます。ここでは導入のメリットを紹介します。
社内SNS導入メリット1：時間と場所の制約が軽減される
社内SNSが導入されていれば、在宅ワークやテレワークで会社から離れていても、社内にいるメンバーとのコミュニケーションを取りやすくなります。
働き方改革で自宅や外出先から社内にアクセスする場合でも、社内SNSを使えばチャットを使って言葉を交わすこともでき、チームで仕事をするために必要なデータやファイルの共有も行えます。
職場への出勤や外出先から戻る時間を節約できるうえ、職場にいるのに近い環境で働けます。
社内SNS導入メリット2：上下間でのコミュニケーションの活性化
社内SNSを活用すれば、滞りがちな「報連相」をタイムリーに行えるようになります。報連相のタイミングで上司がつかまらないという状態が減り、社内SNS上になんらかのメッセージや足跡を残しておけます。
上司と部下のコミュニケーションは、世代も異なるので難しいものですが、社内SNSという現代のツールを使うことで、働き方改革が進んでも、部下側も気後れせずに上司にコンタクトを取れます。
社内SNS導入メリット3：同僚間でのコミュニケーションの活性化
社内SNSを使ってコミュニケーションを活性化できるのは、上司と部下、先輩と後輩という上下の間柄だけではありません。
働き方改革の影響で、同じ職場に集合することが少なくなったとしても、同僚間でのコミュニケーションを複数の手段を使って気軽に取れます。
ちょっとした話ならチャットを使って、リアルタイムの会話を楽しめ、本格的に会議をするのなら、ミーティング機能でリモート会議も可能になります。
社内SNS導入メリット4：部門間でのコミュニケーションの活性化
所属部署が異なると、フロアも異なり、同じフロアだとしても行き来がないなど、部署間が分断されているという会社も少なくありません。
日ごろ関係性のなかった他部署の社員でも、社内SNS上では垣根がなくなりやすく、仕事上の相談もしやすくなります。
働き方改革で職場に不在な人が増えると、必要としている人が不在なことも多くなります。社内SNSを使えば、必要な人が不在でも、いつでもコンタクト可能になります。
社内SNS導入メリット5：ノウハウ共有化
社員ひとりひとりが培ったノウハウというのは、社員個人に蓄積し、ほかの社員に伝えたり共有したりするのが難しいものです。
社内SNSでは、言葉だけでなく画像や資料データを共有しながら会話（チャット）ができるので、意識せずにノウハウを共有していけます。
ノウハウが共有できれば、同じノウハウを培うための時間を削減できるので、働き方改革としての効果も得られます。
社内SNS導入メリット6：ビジョンや理念の浸透深化
企業理念や企業としての将来ビジョンなどは、会社の一室に掲げられていたり、企業の冊子として配られたりすることもありますが、大きな会社では末端の社員にまでは行き渡っていないのが現状です。
社内SNSを使えば、会社の規模が大きくても小さくても、同じ粒度で全社員の情報共有が行き渡るので、企業理念やビジョンも経営陣から積極的に伝えられます。
社内SNS導入メリット7：決定事項のスピードアップによる生産性向上
社内SNSを導入すれば、「現在不在なので対処できない」という事項が削減できます。たとえ社内不在であっても、社内SNSを通じて検討し、意識決定できるので、社員の外出率が高かったり、働き方改革で不在となる時間が長くなったりしても、先送りせずにすむでしょう。
意思決定が速やかに行われることで、業務全体の生産性が向上します。
社内SNS導入メリット8：社内エンゲージメントの高揚
社内SNSを使って、社員間のコミュニケーションの壁がなくなり、企業理念や将来ビジョンが社内全体に行き渡ることで、社内のエンゲージメントが高まるといわれています。
社内のエンゲージメントとは、愛社精神に近い、社員が自社に対して「貢献したい」と強く感じる状態です。社内におけるエンゲージメントが強いほど、社外へ提供するサービスや製品の品質も向上する傾向にあります。
社内SNS導入時の注意点5つ
社内SNSを導入することのメリットを紹介してきましたが、デメリットも存在します。デメリットを理解し、対策することで、よりメリット部分を享受できます。
ここでは、社内SNSを導入する際に注意すべき点を紹介します。
社内SNS導入時の注意点1：導入目的を明確化する
社内SNSを導入する際は、明確な目的をもって導入決定しましょう。導入後は、社内SNSの導入目的を明確に周知することも必要です。
漠然と「どの会社でも導入しているから」「社内のコミュニケーションが活性化されるらしいから」などの理由で導入するだけでは、誰も正しい方法で使ってくれない無駄なシステムになってしまう危険性さえあります。
自社が社内SNSを導入した目的を社員に周知しましょう。
社内SMS導入時の注意点2：会社と従業員の双方の利点を確認する
会社から「使いなさい」と押し付けられるだけでは、積極的に利用する人は増えません。社内SNSを使えば、会社だけでなく、利用者である従業員にとってもメリットがあることを明示することも大切です。
プロジェクトメンバーは同じ場所で働くのが一般的でしたが、働き方改革で場所が分散することを不安に感じる人もいます。こうした人には、社内SNSを利用して従来どおりに近いコミュニケーションを取るビジョンを示しましょう。
社内SNS導入時の注意点3：規則規定を整備する
社内SNSをただ提供するだけでは、プライベートのSNS気分で利用する社員もでてきます。社内SNSが無法地帯とならないように、利用開始前に規則や規定をしっかりと定めておきましょう。
社内SNSは業務で利用するSNSとして、プライベートと業務の線引きがしっかりできるように、チャットの利用や写真のアップロードなどの許容範囲を、会社側からルールとして提示する必要があります。
社内SNS導入時の注意点4：操作性を確保する
社内SNSはコミュニケーション活性化のために、従業員に積極的に利用して欲しいシステムです。誰もが「使おう」と思えるかは、機能面の充実も重要ですが、操作性に負うところも重要なポイントになります。
便利な機能を実現するために複雑な操作が必要になってしまうと、ITスキルの低い人から敬遠されてしまいます。社内SNSには、社内の誰もが簡単に操作できるものを選びましょう。
社内SNS導入時の注意点5：使用時間を取り決める
社内SNSをプライベートのSNSと明確に区別するために、利用時間を決めておくことも1つの方法としてあげられます。
社内SNSを24時間利用可能にしておくと、会社でも家でもだらだらと使い続けてしまうこともあり、勤務時間過多となる可能性さえあります。
悪い意味での働き方改革となってしまうことのないよう、ツールによっては利用時間を業務時間内に限るという制限を設けておいた方が良いでしょう。
働き方改革に貢献できる社内SNSの4つの機能を紹介
社内SNSには、社内のコミュニケーションに利用できる機能がたくさんあります。ここでは、社内SNSの多くの機能の中から、働き方改革を後押ししてくれる代表的な機能を紹介します。
社内SNSの機能1：チャット
社内SNSの中でも多くの人に利用されているのがチャット機能です。パソコンやスマホなどの画面に会話が表示される「タイピングする会話」といえる機能です。
メールを使うと、相手がメールを読んだのか未読なのかわからなかったり、返事が来るまで時間がかかったりしますが、チャットならリアルタイムで会話できます。会話と異なり、履歴は文字で残せるのでエビデンスにすることも可能です。
社内SNSの機能2：グループ
社内SNSには、個人間でやり取りするチャット機能を複数人で行える「グループ」という機能もあります。部門やプロジェクトでグループを作成しておけば、業務に応じてグループチャットに参加するようになり、社内SNSも活気づきます。
グループ機能で、グループに参加するメンバー個々のタスクを投稿できる機能を使えば、社内SNSでプロジェクト管理も担えます。
社内SNSの機能3：カレンダー
社内SNSでは、カレンダー機能もしくはスケジュール機能として、SNS参加メンバーのスケジュール共有が行えます。
働き方改革の1つとして、在宅勤務やテレワークを導入している場合は、メンバーの動向がつかみにくくなりますが、カレンダーを共有することで動向を把握しやすくなります。
社内SNSの機能4：ファイル共有
離れた場所で勤務するメンバーと資料を共有する場合、メールに添付したりサーバーで共有したりしますが、社内SNSで共有すればもっと素早く簡単に共有できます。
社内SNSに共有したいファイルをアップロードすれば、チャットやSNSを通じた会議の中で、手軽に同じ資料を参照しながら業務を進められます。
社内SNSの運用で働き方改革を成功させよう
社内SNSは、使える機能はプライベートのSNSと似ていますが、目的を「業務」に特化することで、業務上で大きな役割を担ってくれるシステムとなり得ます。
働き方改革によって生まれる多くの制限を、社内SNSを上手に活用することで解消し、働き方改革の成功へと導きましょう。
