社内SNSは、手軽にコミュニケーションがとれる手段である一方、運用方法に問題があると本来の力を発揮することができないツールと言えます。この記事では社内SNSを上手に運用する方法についてご紹介します。参考になさってください。
社内SNSとは？
SNSは、Social Networking Service（ソーシャル・ネットワーキング・サービス）の略称です。FacebookやTwitter、Instagramなどが代表的なSNSツールといえます。
社内SNSとは、SNSを社内向けに特化させたコミュニティーサービスのことです。社内でのコミュニケーションを円滑にし、情報共有や業務の効率化を目的に導入する企業が増加しています。
社内SNSの運用方法を決めるポイント8選
社員同士の円滑なコミュニケーションを目的としたツールが社内SNSです。ファイルがアップロードできたり、個人・グループのチャット機能を持っていたりと、それぞれの企業で使いやすいようにカスタマイズされていることもあるようです。
今後、社内SNSの導入を考えている企業も多いと言われています。以下では社内SNSの運用方法について、8つのポイントをご紹介します。
社内SNSの運用方法1：投稿の時間帯を決める
社内SNSは、さまざまな情報を社内で共有できるというメリットがありますが、便利であるがゆえの弊害もあります。パソコンやスマホによって24時間どこからでもアクセスできるために、仕事とプライベートの区別がつきにくくなってしまうのです。
社内SNS運用方法のルールとして、まず投稿する時間帯を決めておきましょう。就業時間内のみにする、勤務時間を超えて利用しないなどのルールを設け、負担にならないようにします。
社内SNSの運用方法2：返信する期限を決める
多くの社内SNSでは、コミュニケーションの道具としてチャット機能が利用されています。チャットはメールと違い、あたかも同じ場所で情報交換を行っているようなスピード感が持ち味と言えます。
そのため、チャットの利用時間について共有しておかなければ、その良さが生かされないということにもなりかねません。スピード感を生かし、無駄を省くためためにも、返信する期限は決めておくといいでしょう。
社内SNSの運用方法3：アクセス権限を設定する
社内SNSは、コミュニケーションツールであるために誰でも情報を発信することができます。この機能によって情報共有がスムーズになりますが、かえってわかりにくくなってしまうことも考えられます。
社内SNS運用方法のルールとして、アクセス権限を設定しましょう。グループのリーダーや管理職の社員といった規則を定めておくと、情報が整理しやすくなります。情報の漏洩を防ぐためにも必要なことです。
社内SNSの運用方法4：既存のツールと使い分けをする
社内SNSを導入したら、他のコミュニケーションツールは使わないようにすることです。外部のサービスであるメールやLINEを利用してもいいとしておくと、情報共有の妨げになることも考えられます。
他のツールに頼ってしまうと、社内SNSの浸透にも影響があります。特に機密事項などの社外秘情報は社内SNSを利用することといった規則を設けた方がいいでしょう。
社内SNSの運用方法5：タスク管理を明確にする
社内SNSの1つとしてチャットワークを利用している企業もあることでしょう。チャットワークの代表的な機能にタスク管理があります。だれがその案件を担当するのか、明確にタスク化しておくことができます。
社内SNSの運用方法のルールとして、タスクの明確化をすることも重要です。はっきりさせることができれば、情報が多いなかでも責任の所在を曖昧にせずに済むでしょう。
社内SNSの運用方法6：導入する目的を明確にする
社内SNSの運用方法のルールの中でも、導入の目的を明確にしておくことが一番重要だといえます。社内SNSを導入するのはどんな目的からなのでしょうか。
企業によって目的はさまざまでしょう。「会議の回数を減らしたい」「社内のコミュニケーションを円滑にしたい」「情報共有を徹底したい」など、目的を明確にし、それに合ったツールを選ぶことが、社内SNSを有効に活用できるポイントでしょう。
社内SNSの運用方法7：役割を決める
社内SNSの運用方法のルールとして挙げられるポイントは、チームの役割を決めるということです。特にSNSを担当するチームを決めておくと、トラブルがあった時に素早く対応できるでしょう。
社内SNSの利用方法や、サーバーに問題が起きた時の対処方法、新機能導入など、担当するチームが決まっていれば説明の系統も明確になり、混乱が避けられます。
社内SNSの運用方法8：言葉遣いに気をつける
社内SNS運用方法のポイントとして、ビジネスチャットを利用する上での言葉遣いに気を付けましょう。チャットは、厳密にはリアルタイムではありませんが、相手とのやりとりにメールほどの時間がかからないところが利点です。
そのため、ビジネスメールのように定型文での挨拶や連絡先を記載しておく必要はありません。とはいえビジネス上のやり取りですから、それにふさわしい言葉遣いをするような配慮を心がけましょう。
社内SNSによるメリット4つ
社内SNSの運用方法について見てきましたが、導入によるメリットは具体的にはどのようなものなのでしょうか。
「情報共有」「人間関係の構築」「スケジュール管理」「業務効率の向上」の4つの点についてご紹介します。
社内SNSによるメリット1：情報の共有がスムーズになる
1つ目のメリットは、情報共有がスムーズになることです。従来の情報共有は、会議でのやりとりや共有ファイルの確認、メールでの情報交換などでなされましたが、これには時間もかかり、個人的な差も生まれやすいといえるでしょう。
その点、社内SNSは1つの手段で全員が同じ意識を持つことが可能になります。情報共有に割いていた時間を短縮することも期待できます。
社内SNSによるメリット2：人間関係を構築する
メリットの2つ目は、人間関係の構築に役立つということです。社内の、それまでは接点のなかった人ともオンラインで簡単につながれるため、コミュニケーションの垣根が低くなると思われます。
コミュニケーションがオープンになることで、社員同士の交流が活発になることも期待できます。風通しのよい社内環境は、働く人の満足にもつながるのではないでしょうか。
社内SNSによるメリット3：スケジュール管理がしやすくなる
メリットの3つ目は、スケジュール管理がしやすくなるということです。ツールを使えば社内の行事から業務予定まで、スケジュールを一括して管理することができます。
グループ内のスケジュールも共有できるため、確認の手間が省けます。会議の時間を調整したり外出の予定を立てたりするのにも役に立つでしょう。
社内SNSによるメリット4：業務効率が上がる
メリットの4つ目は、業務効率が上がる点です。情報共有がスムーズになれば、それだけで時間が短縮できます。またチャットを利用することで、煩雑なやりとりから解放されることも期待できます。
1つの課題を全員が共有することで、問題解決の糸口も多くなり、一人一人が問題意識を持つことにもつながります。組織としての一体化が図られることで、業務の大幅な効率アップが見込めます。
社内SNSの運用方法を決めるときの注意点3つ
導入に成功すれば大きなメリットが見込める社内SNSですが、運用を決める際に、注意すべき点はどんなことでしょうか。
「業務への影響」「使用の強要」「不公平感の発生」の3つの面から考えてみます。
運用方法を決めるときの注意点1：業務への影響
運用方法を決めるときの1つ目の注意点は、日常的な業務に与える影響を考慮することです。うまく使えば業務の効率化が期待できる社内SNSですが、使い方を間違えると基本的な業務に支障が起きる可能性があります。
社内SNSの利用が業務時間を削るものだという認識を社員が持たないように、運用ルールを明確にしておきましょう。導入時にはっきりさせておくことが、定着への一歩だと言えます。
運用方法を決めるときの注意点2：使用を強要しない
運用方法を決めるときの2つ目の注意点は、使用を強要しないということです。SNSへの投稿は自主的にするのが一般的ですが、昨今では人材不足の会社が多く、それぞれの社員が仕事を抱えています。
社内SNS導入の目的は、あくまでも業務改善です。楽しい内容の投稿があればそれは評価できますが、強要はできません。SNSは必要な情報を共有するツールだと、社員には認識してもらいましょう。
運用方法を決めるときの注意点3：不公平感の発生
運用方法を決めるときの3つ目の注意点は、不公平感が発生しないようにすることです。
頻繁に利用する社員にはコミュニティが広がるメリットがある一方で、自分ばかりが発信している状況に不公平感を抱くこともあるでしょう。反対に利用しない社員にとっては、疎外感を感じる原因になることも考えられます。
導入前にルールを策定しておけば、問題を防ぐことができるでしょう。
問題のない社内SNSの運用方法を確立しましょう
情報の共有や業務の効率化が期待できる社内SNSですが、せっかく導入してもうまく運用されないという例も見られるようです。
まず、導入の目的を明確にして、それを社内で共有しましょう。また、問題を未然に防ぐためのルール作りは欠かせません。
社内SNSが本来の価値を発揮できるような環境を整えて、運用方法を確立しましょう。
