人気の賃貸管理システム比較9選！導入メリットや選び方も解説

「賃貸管理システムって何ができるの？」
「賃貸管理システムの選び方がわからない」
このように賃貸管理システムについてお悩みの方に向けて、本記事は以下の内容をご紹介します。

賃貸管理システムでできること・導入形態
賃貸管理システムのメリットや注意点
おすすめの賃貸管理システムの比較と選び方

現在の賃貸管理業務に悩んでいたり、賃貸管理システムの導入を迷っていたりする方はぜひご覧ください。

賃貸管理システムとは
賃貸管理システムを利用するメリット3つ
賃貸管理システムの注意点
おすすめの賃貸管理システム9選を比較
賃貸管理システムを選ぶポイント3つ
まとめ

賃貸管理システムとは

賃貸管理システムとは、自社で管理する賃貸物件の全ての情報を一括管理するシステムのことです。賃貸物件の家賃や間取りなどのデータ、入居状況、契約情報、顧客の個人情報、家賃の入出金、ポータルサイトへの掲載、書類の作成といった賃貸管理に関するあらゆる作業をおこなえます。システム上でシームレスに作業できるため、Excelや紙資料の管理よりも高い利便性が特徴です。

また、PCの扱いに慣れた事務担当だけでなく、営業担当などもすぐに使えるように操作性に配慮されたシステムが多くあります。接客をしながら簡単に物件情報の検索・閲覧ができるので、スムーズな顧客対応が可能になるでしょう。

賃貸管理システムの主な導入方法は、オンプレミス型とクラウド型の2つです。自社サーバーにインストールするオンプレミス型、インターネットを介して利用するクラウド型の2種類があります。導入する際は、自社環境に合う方法を選びましょう。近年は導入しやすいクラウド型が増加傾向にあります。

賃貸管理システムを利用するメリット3つ

自社の賃貸物件の一括管理を可能にするのが賃貸管理システムです。それでは具体的にどのようなメリットが得られるか、以下の3つに分けてご紹介します。

業務効率アップ
データ紛失やミスを最小限にする
契約獲得率の上昇

各メリットの内容を詳しく説明します。

1　業務効率アップ

賃貸管理システムを利用する1つめのメリットは、業務効率アップにつながることです。賃貸管理システムの役割は、物件や契約者の情報管理をするだけではありません。たとえば、以下のような作業も実施できます。

チラシや契約書・請求書などの書類作成
家賃の入出金
修繕管理
更新手続き
入居者やオーナーへの連絡

こうした業務の数々をシステム上で実施できるため、賃貸管理に関する業務効率化が可能になるわけです。紙資料やExcelで情報をバラバラに扱う場合、システムで管理するよりも手間がかかります。担当者がおらず、問い合わせに迅速な対応ができないケースもあるかもしれません。

賃貸管理システムなら情報共有も簡単になるため、誰でも素早い対応が可能に。業務の属人化防止といった観点からも、賃貸管理システムは業務効率アップに貢献します。

2　データ紛失やミスを最小限にする

賃貸管理システムを導入すると、データ紛失やミスなどのリスクを最小限に抑えられます。賃貸管理システムは、一部業務の自動化やタスクの通知設定が可能です。そのため、更新手続きの失念や入出金の金額ミス、期日の勘違いといったヒューマンエラーの防止につながります。

さらに、バックアップ機能があるので、誤ってデータを削除しても簡単に復元できます。セキュリティ機能が充実している製品を使えば、データの持ち出しや盗難も防げるでしょう。

一方で紙媒体やExcelなどの手作業だと、データの紛失・破損やヒューマンエラーのリスク管理は容易ではありません。繁忙期であれば、そのリスクはなおさら高まります。賃貸管理システムを用いると、日々の忙しさに左右されず、常に正確な管理をおこなえるでしょう。

3　契約獲得率の上昇

契約獲得率の上昇も、賃貸管理システムのメリットの1つです。賃貸管理システムには、物件掲載のポータルサイトの仕様に対応していたり、出稿連携していたりするものが多くあります。ポータルサイトへの掲載手続きが簡素化し、物件情報の露出の機会が増えれば、契約獲得率の上昇を期待できるでしょう。

また、SEO対策やHP作成サービスも提供している製品であれば、検索エンジンからの閲覧回数も上がります。AIによる分析機能があるシステムなら、訴求力のある単語の抽出や文章生成のアシストが可能です。魅力的な文言でユーザーを惹きつけられるため、より一層の効果を望めます。

以上の3つが賃貸管理システムの主なメリットです。自社に導入した場合、業務面の利便性だけでなく、契約獲得の向上といった利益面のメリットも得られるでしょう。しかし、どのようなシステムにも利用する際には注意点が存在します。

賃貸管理システムの注意点

賃貸管理システムには多くのメリットがある一方で、わずかながら注意点もあります。たとえば、これまで紙資料やExcelで賃貸管理をしていた場合、いきなり賃貸管理システムに移行すると抵抗を覚える人がいるかもしれません。

突然、慣れた環境を捨てて、新たに操作を覚えさせられることに不満を持たれる可能性があります。ですので、移行する前に「なぜ導入するのか」や「システムのメリットや必要性」などを説明し、理解を得ることが重要です。

また、担当者が扱い方に慣れるまで、一時的に従来よりも業務効率が落ちることも考えられます。この場合は、操作に慣れるための試用期間を設けて、段階的に移行するのがおすすめです。

これらの注意点は、デメリットというほど大きな問題点ではありません。とはいえ、導入後のトラブルに発展する可能性もあるので、事前に把握し対策を講じておきましょう。そうすれば、次に紹介するおすすめの賃貸管理システムを導入した際も、スムーズに運用できます。

賃貸管理システムを選ぶポイント3つ

ここまで、賃貸管理システムのメリットやおすすめ製品の紹介をしてきました。最後に、システム選びのポイントを解説します。選定ポイントは以下の3つです。

必要な機能の有無
導入形態
導入後のサポート体制

具体的にどうやって選ぶのか、順番に見ていきましょう。

1　必要な機能の有無

賃貸管理システムを選ぶ際は、必要機能のチェックが欠かせません。そもそも必要とする機能がわからないのであれば、まずは自社が賃貸管理システムで実施したい業務を洗い出してみてください。下記の例を参考に、システムを使用する目的を明確化しましょう。

物件情報や契約状況などの管理業務のみをシステム上でおこないたい
システム上からポータルサイトに一括掲載したい
会計システムと連携して入出金操作や帳簿付けをしたい
入居者へ一括連絡が可能な「入居者専用アプリ」を使いたい

このように、目的がわかれば必要な機能も見えてきます。賃貸管理システムと一口に言っても、あらゆる機能に対応したものもあれば、一部機能に特化したものなど種類は異なります。賃貸管理システムは、自社の課題を解決できる機能を持つ製品を選びましょう。

2　導入形態

賃貸管理システムの導入形態も大事なポイントです。導入の方法は、オンプレミス型とクラウド型の2種類あります。予算や社内のIT環境から、自社にどちらが合うか検討しましょう。

オンプレミス型は初期費用が高い反面、ランニングコストを抑えられます。カスタマイズがしやすく、拡張性に優れる点もメリットです。自社でデータを保管するのでデータ流出リスクが低く、セキュリティ面でも安心して運用できます。

クラウド型の魅力は、低コストかつ簡単に導入できることです。ただし、サブスクリプション方式であるため月額費用が発生し、長期的に見ると割高になる可能性があります。運用面では、定期的にアップデートがおこなわれるので、不動産業関連の法律改正や税率の変化に素早い対応が可能です。

どちらもメリット・デメリットがあるため、それぞれの特徴を理解した上で、慎重に検討してください。

3　導入後のサポート体制

重要なポイントが、導入後のサポート体制です。不動産業界は、他業種に比べて法改正の影響を受けやすい傾向があります。そのため、法律や税率の改正に応じた素早いアップデートが必要です。適切なタイミングでのアップデートにも対応できるサポート体制が整っているか、問い合わせや資料請求のときにチェックしてください。

また、日頃から不具合修正や機能改善、システム更新を定期的にしているかといった基本的な点も大切です。不動産業の多くは土日に営業しているので、システムトラブル時にいつでも対応できるサービスが適しています。導入後のサポート体制をしっかり確認してから導入すれば、安定して運用できます。

上記3つのポイントを参考に、自社に最適な賃貸管理システムを選定してみてください。