文書保管サービス13選！各社サービスの比較からメリットまで解説

「資料が多すぎて保管場所がない」
「文書の保管に手間がかかっている」
などは、文書を保管管理する際によくある悩みだと思います。

契約書や見積書など、仕事をするうえで書類は数多く発生します。どれも必要な書類ですが、数が増えるほどに保管方法も考えなければいけません。探しやすいように収納の仕方を工夫したり、保管場所を増設したりして、どうにか対応している会社も多いのではないでしょうか。

もし会社で書類や資料の保管対応に追われているのであれば、文書保管サービスの利用がおすすめです。本記事は、文書保管サービス13選を比較紹介。メリットや選び方も、あわせて解説します。

書類の保管に手間や時間がかかっている方は、ぜひご覧ください。

文書保管サービスとは

文書保管サービスとは、保管が必要な書類を預かるサービスです。見積書や契約書、そのほかの各種書類を会社に代わって保管します。多くの場合、サービス提供会社が持つ保管専用倉庫にて、書類を管理します。

また、文書保管サービスは、単に書類を保管するだけに留まりません。書類を探しやすいようにラベリングしたり、保管の必要がなくなった書類を適切に処分したりといったサービスがついているものもあります。

このように、会社が持つ書類を預かり、適切に保管してくれるのが文書保管サービスです。それでは具体的にどのようなメリットがあるのか、見ていきましょう。

文書保管サービスの3つのメリット

文書保管サービスの概要について理解できたところで、ここからは文書保管サービスのメリットを3つに分けて説明します。

1. Web上で書類を簡単に検索・配送できる
2. 重要書類を安全に管理できる
3. 書類の保管スペースを削減できる

1つずつ解説していきます。

1　Web上で書類を簡単に検索・配送できる

文書保管サービスの多くは、預かった書類をWeb上のシステムで管理します。サービスによっては、資料1枚ごとにラベリングやタイトルをつけて管理することも可能です。たとえ大量の資料を預けていても、欲しい資料をWeb上から簡単に検索できます。これにより、資料探しの時間が削減され、業務効率のアップにつながります。

また、資料の配送手配もWeb上からおこなえます。預けている資料のなかで、ときには原本が必要になることもあるでしょう。そうした場合でも、手間なく自社に返送してもらえます。

2　重要書類を安全に管理できる

契約書や会計帳簿、製品の販売記録など、書類のなかには保管期限が決められているものがあります。書類によって保管年数は異なりますが、いずれも期間中は紛失しないよう適切な管理が必要です。

しかし、自社で管理していると、書類整理をした際に誤って廃棄する危険もあります。文書保管サービスに書類を預けることで、書類ごとの保管期限に沿って適切に管理が可能。自社で管理するよりも、誤廃棄の危険はずっと下がります。

期限が過ぎた書類については、溶解処理など適切な方法で廃棄されます。自分たちでいちいちシュレッダーにかける必要がないため、無駄な手間を削減できるでしょう。

3　書類の保管スペースを削減できる

書類を自社で保管する場合、当然その保管場所が必要になります。書類が増えれば増えるほど、必要な保管スペースも比例して増えます。会社によっては、書類専用の保管室を用意しているところもあるのではないでしょうか。

文書保管サービスを利用すれば、膨大な書類を全て預けられるため、社内の保管スペースを削減できます。すぐに使う一部の書類だけ手元に残しておけば、わざわざ大きな保管場所を用意する必要がありません。

無駄なスペースを削減すれば、新しい会議室など別の用途に使用できます。もしくはオフィスを縮小することで、経費削減につなげることもできるでしょう。

以上の3つが文書保管サービスのメリットでした。サービスを導入することで、業務効率アップや経費削減を図れます。しかし、文書保管サービスとひと口に言っても、さまざまなものがあります。次項は、文書保管サービスの選び方をご紹介します。

文書保管サービスの3つの選び方

文書保管サービスのメリットは理解したものの、どれを選べばいいのか迷う人もいるでしょう。そんな人に向けて、文書保管サービスの選び方を3つに分けて紹介します。

1. 保管方法およびセキュリティ対策はどうなっているか
2. 書類の配送スピードはどれくらいか
3. 保管場所の災害対策は施されているか

順番に解説しますので、ぜひ参考にしてください。

1　保管方法およびセキュリティ対策はどうなっているか

どのような書類を預けるかにもよりますが、会社によっては契約書や会計帳簿など重要書類の保管を考えているところもあるでしょう。

機密情報が載った書類をサービス会社に預けるうえで、保管方法やセキュリティ対策は大切なポイントです。セキュリティ対策が甘ければ、保管先から重要書類が紛失・流出してしまう可能性がないとは言い切れません。

保管場所は、入退室管理によって入れる人間を制限しているか。監視カメラやIDカード、または生体認証などによって、入退室の確認をおこなっているか。こうしたセキュリティ対策が施されているか、チェックする必要があります。

文書保管サービスとはいえ、他社に重要書類を預ける事実は変わりません。本当に預けても問題のないサービス会社か、保管方法やセキュリティ対策を確認しましょう。

2　書類の配送スピードはどれくらいか

保管した書類を返送してもらいたいとき、何日くらいで届くかということも確認が必要です。預けている書類のなかで、急きょ手元に必要になるときがあるかもしれません。

急に書類が必要になったとき、「即日返送」と「1週間後に返送」ではまるで話が違います。そのため、返送依頼を出してから、どれくらいで届くかをチェックしてください。

もちろん会社や部署によって、希望する配送スピードは異なるでしょう。あくまでも自分たちが望む配送日数を考えたうえで、検討することが大切です。

3　保管場所の災害対策は施されているか

文書保管サービスは書類を預かり、適切に管理します。とはいえ、紙のまま保管するため、仮に保管施設で火災が発生した場合、焼失する可能性もあります。

火災だけでなく、そのほかの災害の影響によって書類が失われる危険性もあるでしょう。そうした事態に備えて、各文書保管サービスがどのような災害対策をおこなっているか確認すべきです。

保管施設の災害対策はもちろん、立地や周辺環境の災害の有無もチェックしましょう。

文書保管サービスの選び方は以上の3つです。どのサービスを導入するか迷ったときは、紹介した選び方を基準に検討してみてください。文書保管サービスのメリットや選び方を踏まえて、次は実際のサービスを比較紹介します。

文書保管サービスの比較13選

ここまで文書保管サービスの概要やメリット、選び方を解説しました。ここからは、実際に提供されている文書保管サービス13選をご紹介。金額や特徴もあわせて解説するので、サービス選びの参考にしてください。

「文書保管管理」
佐川急便株式会社

佐川急便の「文書保管管理」サービスは、文書の集配・保管・溶解処理をおこないます。文書保管サービス専用のWebシステム があり、そこから保管・返却・廃棄を簡単に依頼できる仕組みです。

文書保管箱は自社で用意するほか、佐川急便の保管専用の箱が利用 できます。専用の箱はA3サイズで404円、A4サイズが344円で購入可能です。わざわざ自社で箱を用意する必要がないため、利便性の高いサービスです。

また、書類を溶解処理した後は60日以内に、専用Webサイトから「溶解処理証明書」を発行 できます。期限が過ぎた重要書類を、適切に処分したことを証明するのに役立ちます。

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「鈴与の文書情報管理」
鈴与株式会社

鈴与の「鈴与の文書情報管理」サービスは、専用の文書管理システムを用いて、文書の保管や返送、廃棄を依頼できます。文書を保管するドキュメントセンターは、 地震・火災などの防災構造となっているのもポイントです。

加えて、ICカードと指紋認証により、保管場所の入退室を管理します。監視カメラが24時間動作 しているため、非常にセキュアな保管環境と言えるでしょう。

不要になった文書を廃棄した後は、再生紙の原料としてリサイクルされます。リサイクル後は証明書が発行 されるため、どれくらいの量をリサイクルしたか、対外的にもアピールできます。

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「書類保管」
寺田倉庫株式会社

寺田倉庫の「書類保管」サービスでは、Webシステムから書類の在庫管理ができるだけでなく、24時間いつでも配送依頼 ができます。配送スピードも非常に早く、当日の朝11時までに依頼すれば、その日の午後に届く体制です。

文書の管理単位は箱やフォルダ単位はもちろん、1ファイルごとの管理も可能 となっています。つまり、取り出す頻度に応じて、細かく管理方法を変えることも可能です。

さらに、寺田倉庫のWebシステムには、文書廃棄期限の自動通知機能 も備わっています。期限が過ぎた重要書類を適切に廃棄できるため、不必要に書類を持ち続けることもありません。

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「スマート書庫」
三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社

三井倉庫ビジネスパートナーズの「スマート倉庫」の特徴は、その価格です。月額保管料が1箱あたり100円 というリーズナブルさ。1箱から管理を依頼できるため、保管書類が少ない企業も利用しやすいでしょう。

文書の保管や返却は、スマート倉庫の無料管理ソフトウェアで依頼 できます。管理ソフトでは預けた書類だけでなく、社内の書類もあわせて一元管理が可能です。どこにどのような書類があるか、簡単に把握できます。

また、書類を預ける保管専用倉庫はセキュリティが完備されており、重要書類の保管も安心の環境となっています。

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「文書保管（書類保管）」
株式会社住友倉庫

住友倉庫の「文書保管（書類保管）」サービスは、文書の集配・保管・廃棄を扱っています。専用のWebシステムによって、集配依頼ができる仕組みです。しかし、専用Webサイトは単に集配依頼をするだけではありません。

自社倉庫・外部倉庫に関係なく、全ての書類をまとめて管理 できます。アクセス制限や承認機能も備わっているので、文書保存におけるセキュリティも高められるでしょう。 専用Webシステムは顧客ごとにカスタマイズしてくれるため、導入のしやすさも魅力的なポイントです。

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「デジ倉 機密文書保管サービス」
株式会社大塚商会

大塚商会の「デジ倉」の特徴は「ドキュメントオンデマンドデリバリーサービス」です。情報管理センターに 預けた文書を、PDFファイルに変換してメールで送られるサービスです。

たとえば、原本は不要だが見積書や契約書の内容を確認したいといった状況のとき、「ドキュメントオンデマンドデリバリーサービス」を活用すれば、 30分ほどで文書の確認が可能です。

デジ倉のもう1つのサービスである「機密文書抹消処理サービス」は、文字どおり機密文書を適切に廃棄します。保存期間が過ぎた文書を処分し、リサイクル資源として再利用します。

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「フジ・データ・セキュリティ（FDS）」
富士防災警備株式会社

富士防災警備による「フジ・データ・セキュリティ」は、文書の集配依頼がWebシステムだけでなく、FAXからでも可能です。そのため、Web環境がない場合でも、利用できるサービスです。

保管できる物は書類に留まらず、CDやDVDといった電磁記録媒体も預けられます 。つまり、紙の文書に加えて、電磁記録媒体に保存したデータも保管が可能です。

また、保管期限のある文書のうち、期限が近づいたものは「保存期限満了リスト」で通知 。廃棄依頼すれば、溶解処理にて適切に処分してくれます。

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「保管サービス」
東武デリバリー株式会社

東武デリバリーの「保管サービス」は、配送スピードに強みがあります。24時間体制のセキュリティ配送サービスを実施 しており、急な依頼にもスピーディに対応します。

保管可能な物もさまざま。磁気媒体やテープに、カルテといった医療記録も管理を依頼できます。書類に関しては、PDFやFAXでの送信依頼もできるため、急に確認が必要な場合でも安心です。

保管施設は、耐震・耐火・セキュリティの三拍子が揃った環境 です。災害や漏洩に万全を期した、堅牢な管理体制となっています。

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「世田谷レンタル収納スペース」
SBSロジコム株式会社

SBSロジコムの「世田谷レンタル収納スペース」は、ここまでのサービスと違ってレンタルスペースのサービスです。24時間365日、いつでもできる 小規模な収納スペースを月額4,000円～利用できます。

レンタルスペースなので、配送は自分でおこなう必要があります。しかし、収納する物に制限はないため、書類に限らず 家具や備品も自由に保管 できます。保管場所はビルの2階なので水害の心配がなく、24時間換気で質の高い収納環境を保っています。

保管したい物が書類だけでなく、オフィス備品も含まれる人におすすめのサービスです。

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「オフィス向けトランクルームサービス」
SBSロジコム株式会社

SBSロジコムが提供する「オフィス向けトランクルームサービス」は、社内文書・備品・オフィス家具をまとめて預けられる大規模トランクルームです。さまざまな物を単に預けられるだけでなく、 集荷・配送サービスも実施しています。

トランクルームサービスであれば、保管したい物は顧客自身が配送すると考えている人も多いでしょう。しかし、SBSロジコムのトランクルームなら配送を委託できるので、大きな家具や備品も楽に預けられます。非常に利便性の高いトランクルームサービスといえるでしょう。

さらに、預けた物の在庫管理も運営会社に任せられます 。在庫管理は顧客自身でおこなうトランクルームも多いなか、運営会社に任せられるのは魅力的なポイントです。

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「文書保管・機密書類保管」
東日本倉庫株式会社

東日本倉庫の「文書保管・機密書類保管サービス」は、専用の書類保管倉庫で文書を保管します。しかも、国土交通省により、管理体制が優れた倉庫の証である 「優良トランクルーム」に認定されています。

ダンボール1箱単位からの保管はもちろん、クリアケース1枚単位からでも利用可能 です。預けた書類は、顧客の希望にあわせてメールやFAXでデータを送信してくれます。原本が必要な場合でも、返送依頼の翌営業日には届く配送体制です。

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「データマネジメント・ソリューション」
株式会社アズコムデータセキュリティ

アズコムデータセキュリティの「データマネジメント・ソリューション」は、セキュリティに力を入れている文書保管サービスです。まず会社が、プライバシーマークやISMSといった 情報セキュリティに関する資格を取得しています。

そのうえで、文書を保管するセキュリティセンターには、監視カメラや赤外線センサーを用いた厳格な入退室管理を導入 。防火・消火対策も整っており、安心・安全の管理施設といえるでしょう。

肝心の保管サービスは、文書以外にも電子データなど各種記録媒体の保管に対応しています。24時間以内の返送や書類のデジタル化も実施しているため、利便性の高サービスです。

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「文書保管」
丸八倉庫株式会社

丸八倉庫の「文書保管」は、文書保管に特化した都市型トランクルームサービス です。トランクルームサービスとは言っても、ほかの文書保管サービスと同様に、文書の集配・保管・廃棄をおこなっています。大手金融機関や証券会社など、機密情報を多く取り扱う業界での実績もあります。

セキュリティには静脈認証システムが採用 されており、高セキュリティ環境で文書を保管。24時間管理体制の厳重なトランクルームとなっています。そのほか、耐震・耐火・防塵と災害対策もじゅうぶんに施された施設です。

以上、文書保管サービス13選を紹介しました。次は導入するときの注意点を解説しますので、併せて参考にしてみてください。

文書保管サービスを利用するときの2つの注意点

最後に、文書保管サービスを利用するときの注意点を2つご紹介します。

1. 費用対効果を考える
2. 全ての書類を保管しない

導入してから後悔しないよう、注意点も踏まえて利用を検討しましょう。

1　費用対効果を考える

文書保管サービスを利用するうえで、まずは「費用対効果」を考えましょう。費用対効果が低いのに導入したら、逆にサービス利用のコストが高くつくかもしれません。そのためにも、保管したい書類がどれくらいあるのかを確かめてみてください。

たとえば、自社で管理できる量の書類しかない場合、サービス利用のメリットは低くなるでしょう。もしくは、すぐに使う予定のある書類ばかりでは、返送の手続きがかえって時間的なコストに感じるかもしれません。

文書保管サービスはただ導入すればいいものではなく、活用してこそ意味があります。サービスの利用コスト以上に、メリットがあるのかをじゅうぶんに検討しましょう。

2　全ての書類を保管しない

文書保管サービスを利用するうえで、「全ての書類を保管しない」ことにも注意してください。書類を預けられるからと言って、なんでもかんでも保管する必要はありません。

近日中に使う書類や使用頻度が高い書類を預けると、使う度に返送手続きの手間がかかります。反対に、過去の会計帳簿や契約書のような「使用する機会はないけど、保管期限がある書類」は、文書保管サービスの利用に向いた書類です。

まずは書類の使用頻度を整理しましょう。使用頻度が低い書類を預けるようにすれば、文書保管サービスのメリットをじゅうぶんに活用できます。

まとめ

ここまで、文書保管サービスの製品紹介およびメリットや選び方について解説しました。文書保管サービスには、以下3つのメリットがあります。

1. Web上で書類を簡単に検索・配送できる
2. 重要書類を安全に管理できる
3. 書類の保管スペースを削減できる

サービスを利用すれば、文書を探す手間や保管スペースを減らせます。その結果、業務効率の改善や経費削減につながるでしょう。