【2021年版】メール誤送信防止ツールおすすめ14選比較！機能や特徴を解説

機密情報や個人情報をやりとりする際に特に注意したいのがメールの誤送信。誰でも一度はヒヤリとしたことがあるのではないでしょうか。宛先の間違いや添付ファイルの誤りによって、思いもよらないセキュリティインシデントにつながる可能性があります。

そんなメール誤送信の発生を軽減してくれるのが、メール誤送信防止ツールです。この記事では、メール誤送信を防ぐための対策やメール誤送信防止ツールの主な機能を解説します。おすすめのメール誤送信防止ツールも紹介しますので参考にしてみてください。

メール誤送信で起こる情報漏えいリスク

情報漏えいでまず考えられるのが、個人情報の漏えいです。大量の個人情報漏えいは大々的にニュースなどにも取り上げられ、企業の社会的信用を低下させます。特にクレジットカード情報や銀行の口座情報など金銭に関わる情報の流出は、莫大な損害になる可能性があります。

また、機密情報の漏えいも企業にとっては大きなリスクです。商品の製造に関わる企業秘密などが漏えいすることで、悪意のある第三者に不正利用されてしまう可能性があり、大きな損害を被る恐れがあります。

メール誤送信を防ぐための5つの対策

メール誤送信を防ぐためには日頃からの対策が必要です。ここでは特に効果的な対策を5つ紹介します。

1、宛先の予測入力機能を無効にする

メーラーにはメールアドレスを途中まで入力すると、後に続くアドレスの候補を自動的に補完してくれる機能があります。便利な機能ではありますが、似たようなメールアドレスが複数あった場合、アドレスの選択ミスをしてしまう可能性があります。

メールアドレスの誤入力を防ぐためにも、予測入力機能は無効化しておいた方が良いでしょう。

2、アドレス帳を整理し、不要な宛先は削除しておく

アドレス帳は日頃からチェックする癖をつけておきましょう。間違いの起こらないよう社内用と社外用をわけたり、会社名や部署名ごとに整理したりするなどの工夫をすると良いでしょう。また、不要になったメールアドレスはアドレス帳から削除することで、メール誤送信の発生を防げます。

3、第三者チェックを実施する

作成したメールは、上長や第三者にチェックしてもらい間違いがないことを確認した上で送信するようにしましょう。手間はかかりますが、誤送信を防ぐ方法として効果的です。

また、Ccに関係者を指定しておくことで、万が一誤送信が発生した場合の早期発見に繋がります。

4、時間を置いて送信する

作成したメールはすぐに送信せず、下書きなどに保存しておいて一定時間を置いて送るようにしてみてください。誤送信は送信ボタンを押した後に気付くことが多いと言われています。下書きに入れたものをあらためて読み直すことで、誤りに気づくことができるでしょう。

5、メール誤送信防止ツールを導入する

最も確実なのは、メール誤送信防止ツールを導入する方法です。メール誤送信防止ツールには、送信取り消しの機能や添付ファイルの自動暗号化機能など、メールの誤送信対策のための機能が充実しています。

情報流出のリスクを考えると、メール誤送信防止ツールの導入は必須ともいえます。

メール誤送信防止ツールとは

メール誤送信防止ツールとは、その名のとおりメールの誤送信を防止するためのツールです。メール誤送信防止ツールを導入することでメールの宛先を間違えたり、メールに添付するファイルの内容を間違えたりする可能性が低くなります。

送信を取り消す機能やメールの添付ファイルを自動的に暗号化する機能などが備わっており、ヒューマンエラーの防止に大きく貢献します。

メール誤送信防止ツールの主な機能5点

メール誤送信防止ツールの特徴的な機能を5点解説します。

1、宛先チェック機能

メール送信時に送信確認画面を表示。送信先メールアドレス、件名、内容、添付ファイルの内容などそれぞれにチェックボックスがあり、すべてにチェックを入れないと送信できないようになっています。送信前の最終確認に使います。

2、自動BCC変換機能

ToやCcに大量のメールアドレスを設定して送信した際に、強制的にアドレスをBccに変換します。Bccに変換されたメールアドレスは受信者からは見えないため、不要にメールアドレスが流出するのを防ぎます。

3、宛先制限機能

ユーザによって閲覧可能なメールアドレスを制限する機能です。個人ごとや部署ごとに設定することで、アドレス帳に業務上必要のないメールアドレスが表示されてしまうことを防げます。宛先間違いによる誤送信の確率が低くなります。

4、自動暗号化機能

メールに添付されたファイルを自動的に暗号化（パスワード付きZIPなどに変換）。万が一誤送信が発生しても受信者はパスワードがないと添付ファイルが開けないようになっています。パスワードは添付ファイル付きメールとは別のメールで通知されます。

5、上長承認機能

送信者が送信したメールは一時的に送信を保留され、上長が承認してはじめて送信される機能です。上長だけでなく第三者を設定することも可能です。第三者の目で宛先、内容、添付ファイルなどを再確認できるので、セキュリティが強化されます。

メール誤送信防止ツール導入の3つのメリット

次にメール誤送信防止ツールを導入するメリットを解説します。

1、コスト削減

メール誤送信対策を手動で行うには、時間、人件費などのコストがかかります。メール誤送信防止ツールを導入した方が、トータルで考えるとコスト削減になる可能性が高いでしょう。

また、仮にメール誤送信が発生してしまった場合、企業が負う損害は莫大なものになりかねません。メール誤送信防止ツールの導入で誤送信を防止することで、こうしたリスク回避も行えます。

2、信頼低下の防止

メール誤送信により、大量の個人情報の流出などが発生してしまった場合、大々的にニュースに報じられるでしょう。顧客からの信用はもちろん、社会的な信用も失ってしまうことになります。ビジネスを行う上で信用を失うことは大きな痛手です。再び築き上げるまでには多くの時間を要するでしょう。

メール誤送信防止ツールを導入すれば、情報の流出が発生する可能性は限りなく低くなります。信頼低下の防止の観点でもメール誤送信防止ツールの導入は必須といえるでしょう。

3、作業効率化

メール誤送信防止対策を人の手で行うには非常に手間がかかります。また、人の目に頼るとどうしてもミスが発生してしまいます。

メール誤送信防止ツールを導入すれば、効率よく安全にメール運用を行うことができます。メール送信にかける時間を大幅に削減することが可能です。

メール誤送信防止ツールの比較のポイント3つ

メール誤送信防止ツールはどのように選べば良いのでしょうか。ここでは比較のポイントを3つ解説します。

1、無料トライアルの有無

できれば本運用の前に無料トライアルが行えるものが望ましいでしょう。必要な機能が揃っていると思っていても、実際は現場の運用にそぐわない場面が出てくることがあるかもしれません。現場の運用とマッチするかどうか事前に確認することは非常に重要です。せっかく導入しても使われない状態のままになってしまうと、余分なコストがかかるだけになってしまいます。

無料トライアルがないものを選ぶ場合は、機能はもちろんサポートが充実しているかも確認しておいた方が良いでしょう。

2、機能

先に紹介した主な機能のほかにもさまざまな機能が装備されています。セキュリティポリシーに従った条件を事前に設定しておいて、条件に当てはまった場合に決まった挙動（送信拒否、送信保留、添付ファイル暗号化など）を行ってくれるという機能もあり、非常に便利です。

自社の持つ課題と照らし合わせてみて、どういった機能が必要なのかをよく確認しましょう。同じ機能でもツールによって設定などの細かい部分が異なることがあります。

3、料金体系

料金体系も気になるところです。アカウントあたりの請求をしているところが多いようですが、ツールによっては初期費用がかかる場合もあります。社員数が多い企業では、1アカウントあたりの価格が低額なものを選ぶと良いでしょう。

メール誤送信防止ツール14選

「ホッとLookPlus」
SCSK Minoriソリューションズ株式会社

「ホッとLookPlus」はOutlook専用の誤送信防止アドインです。社外ドメイン、添付ファイルがあるメールを自動的に判別し、確認画面をポップアップ。いつものOutlookでメール誤送信防止を簡単に行えます。

社外ドメイン宛てメールは確認画面を必ず表示する上に、添付ファイルがあればさらに二段階チェック。外部送信先、添付ファイルをチェックして確認しないとメール送信できません。また、社外ドメインのハイライト表示、フォントサイズ変更により、視認性を高めることで見落としを防ぎます。

サーバー不要、Outlook環境にインストールのみで使えるので導入も簡単です。

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「PlayBacMail Online」
SCSK Minoriソリューションズ株式会社

「PlayBacMail Online」は強力なメール誤送信対策を、1ユーザー150円/月で提供するクラウドサービスです。

宛先間違いや添付ファイルのミス、BCC忘れによるメールアドレス流出などを利用者の負担を少なく防ぎます。また、利用状況のレポートにあわせて誤送信対策に必要な様々な機能が提供されており、ユーザー設定の委任機能など、利用状況に応じた誤送信対策が可能です。

堅牢なクラウド環境での運用で、24時間365日のサポート体制も万全。30日間の無料トライアルもあるので気軽に試すことが可能です。

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「メールディーラー」
株式会社ラクス

送信完了後から一定時間内であれば送信を取り消すことが可能 です。取り消し可能時間は5秒、10秒、15秒から選択できます。メール送信後、すぐにミスに気づいた場合に役立ちます。

ログインユーザごとに閲覧可能な顧客情報を設定可能 です。閲覧権限のないユーザはメールアドレスの情報を見ることができないため、不要な誤送信メールの防止に貢献します。

メール送信時は送信確認画面が表示 されます。確認画面で、あらためて宛先や添付ファイルに誤りがないか確認することが可能です。添付ファイルは自動的に暗号化されて送信されます。

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「HENNGE One」
HENNGE株式会社

HENNGE Email DLPでは、メールの送信一時保留機能、キーワードによるフィルタリング、自動暗号化機能 を備えています。

ポリシーは柔軟に設定が可能 で、たとえば「添付ファイルがある」という条件の場合に「自動暗号化を行う」といった処理を紐づけたり、「送信先に特定のドメインが含まれる」場合に「送信不可とする」といった処理を紐づけたりすることが可能です。

HENNGE Email Archiveでは、すべての送受信メールがアーカイブ されます。過去のメールをチェックしたい場合に簡単に検索可能です。

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「CipherCraft/Mail」
NTTテクノクロス株式会社

メール送信前にポップアップで送信先アドレス、本文、添付ファイルの内容確認を促します。 ファイルの送信が伴うメールは検出され注意喚起 されます。注意喚起の画面からファイルの内容を簡単に確認でき、誤ったファイルの送信を防ぐことが可能です。

メールに添付ファイルがある場合は自動でZIPパスワード化 します。添付ファイルの暗号化は社外へ送信するときだけ行うなどの設定も可能です。

一時保留機能を使えば、メールを送信して一定時間経過するまではメールの送信が行われません。万が一メールを誤送信してしまっても、 後から送信をキャンセルすることが可能です。

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「＠Securemail Plus Filter」
株式会社ケイティケイソリューションズ

メール送信後にクラウド上でメールの送信を一時保留 します。誤送信メールは送信を取り消すことが可能です。上長や第三者により保留メールの宛先、本文、添付ファイルの内容がチェックできます。チェックしたメールは承認処理を行うことではじめて送信可能となります。

送信ブロック機能では私用のメールアドレス宛にメール送信することを禁止 できます。添付ファイル付きのメール送信のブロックも可能です。ファイルのやりとりを、メールを使って行うということを防げます。ブロックされたメールは管理者へ通知されます。

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「matriXgate」
アイマトリックス株式会社

メールの送受信において、外的な脅威から企業を守るゲートウェイ製品です。

メールに添付されたファイルは自動的に暗号化 され、情報漏えいリスクを軽減します。送信メールの一時保留機能も有しており、一定時間内であれば送信の取り消しができるため、誤送信の防止が可能です。

上長承認機能により、誤送信や情報漏えいにつながるメールは送信前にチェックできます。 上長が出張などで不在の場合には、承認権限の委譲を行うこともできます。

送信メールに含まれる個人情報を検出し追跡することも可能。情報漏えいを防止します。送信メールのみでなく、受信メールやWebに対するセキュリティも万全です。

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「Coo Kai 誤送信防止ツール（for Outlook）」
株式会社ピーエスシー

Outlookへのアドオン追加で手軽に使用することができます。

設定したドメイン以外へのメール送信に対してはダイアログが表示 され、チェックを行った上で送信する必要があります。この動作により、宛先の誤りを防げる可能性が高くなります。

送信先のメールアドレスの数もチェックします。指定した数より宛先の数が多い場合も警告ダイアログが表示 され、一括送信時の二重チェックが可能です。

添付ファイルが付与されたメールを送信する場合も、同様に警告ダイアログが表示 されます。チェックを入れないと送信できない仕様になっています。

送信を保留する時間設定ができ、指定された時間内であれば送信のキャンセルが可能です。

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「CX+」
株式会社ポンテム

メールに関するあらゆる課題を解決するオールインワンメール管理システムです。日頃からよく利用している 案内文をテンプレート化し登録。メール本文における誤りをなくします。

ほかのメンバーが対応中のメールには、対応者の名前と鍵マークが表示され、さらにメールを開くと警告文が表示されます。 対応の重複による誤送信を防ぎます。

案件ごとのやりとりはタイムツリーで時系列に表示 されます。現在どのようなステータスなのか直感的にわかるので、誤ったメールのやりとりを削減できるでしょう。

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「safeAttachクラウドサービス」
クロス･ヘッド株式会社

Microsoft365やG Suiteの環境下でもメールセキュリティの強化が行える誤送信防止サービスです。

メール保留機能では、メールの送信を一時保留 します。メールを送信する前に間違いに気づくことで誤送信を防ぐことが可能です。

第三者承認機能では、保留されたメールを上長や第三者が事前確認した上でメール送信を行うことができます。

Bcc強制変換機能では、ルールや条件に合致した場合、To、Ccに指定されたメールアドレスを強制的にBccに指定 。取引先のメールアドレスなどが第三者に漏えいしてしまうことを防ぎます。

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「Microsoft365 with IIJ」
株式会社インターネットイニシアティブ

管理者は、メール送信の保留時間や保留を行いたくないメールアドレス、ドメインの設定を行ったり、 メールサイズや添付ファイルの有無による保留の設定 を行ったりすることができます。さらに保留時間経過後の処理を設定することも簡単です。

メール添付されたファイルは自動で暗号化されるので、暗号のかけ忘れを防止 できます。宛先や添付ファイルの誤りなどに気づいた場合は、パスワード送信メールを取り消すことで誤送信による情報漏えいを防ぐことが可能です。

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「Mail Safe」
SBテクノロジー株式会社

送信メールの内容を精査して、 添付ファイル暗号化、添付ファイルWebダウンロード、一時保留、送信拒否といった条件による処理設定が可能です。

添付ファイルの暗号化では、自動的に添付ファイルにパスワードを付与。添付ファイルWebダウンロードでは、 添付ファイルのサイズが一定の値を超えると自動で添付からWebダウンロードの機能へ切り替え てくれます。一時保留では設定した時間、送信を保留。送信拒否は条件によって送信を取りやめます。

必要な機能がまとめてパッケージングされ、クラウドで提供されます。管理画面もわかりやすくユーザ負担を軽減します。

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「IIJセキュアMXサービス」
株式会社インターネットイニシアティブ

誤送信防止だけでなく迷惑メール対策などの受信メール対策にも活用 できます。送受信メールに対してさまざまなフィルタを適用することが可能です。よく使用されるフィルタは初期設定として用意 されており、さらにフィルタを追加することでより強固なセキュリティを担保します。

一定時間の送信保留や添付ファイルの暗号化はもちろん、 送信メールのサイズ、キーワード、添付ファイル、メールアドレスを細かく条件化して、フィルタによって検出 。検出されたメールは管理者へ通知が届くようになっています。フィルタで検知されたメールを送信拒否や破棄するといったアクションも選択可能です。

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「USEN GATE 02」
株式会社 USEN ICT Solutions

メール送信後一定時間は送信が保留され、保留されたメールは管理画面から削除可能 。メール送信者以外に上長やあらかじめ設定された第三者がメールを削除することもできます。

添付ファイルは自動的に暗号化ZIPにして送信 され、パスワードはまず送信者に送られます。宛先や添付ファイルの内容に誤りがなければ、送信者は受信者にパスワードを通知。こうすることで万が一誤った宛先に添付ファイル付きのメールを送信したとしても、パスワードを送らないという対策が可能です。

宛先に多数のメールアドレスが指定された場合、強制的にBccに変換して送信 してくれます。自動変換が行われた場合は送信者および管理者へ通知が行われます。

まとめ

メールの誤送信による情報流出は企業に多大な損害を与えます。普段からメール誤送信を防止するための対策は必要です。しかし、人の手によって対策を行ったとしても、どうしてもミスは発生してしまいます。

そこで活躍するのがメール誤送信防止ツールです。メール誤送信防止ツールには、宛先チェック機能や添付ファイルの自動暗号化、上長承認機能などメールの誤送信防止を対策する機能が搭載されています。

メール誤送信防止ツールを導入することで、誤送信の確率を限りなく低くすることができます。コストの削減や信頼性低下の防止、作業効率の向上などに貢献し、メール運用以外の業務に注力することが可能です。

ここではおすすめのメール誤送信防止ツールも紹介しました。気になる製品がある場合は製品資料を請求してみましょう。