電子帳票システム19選を比較！各製品の特徴や選び方も解説

近年、帳票管理を電子化する企業が増えています。今はまだ導入できていないものの、いずれは対応したいと考えている担当者の方も多いでしょう。この記事では、おすすめの電子帳票システムを紹介します。あわせて、電子帳票システムのメリット・デメリット、選び方や運用する際の注意点も解説。電子帳票システムについて知りたい方や、おすすめ製品を探している方はぜひご覧ください。

電子帳票システムとは？

電子帳票システムとは、請求書や出納表といったあらゆる帳票をデジタル化し、作成・配信・管理するシステムのことです。従来の紙の帳票では、パソコンや手書きで作成・印刷・郵送・保管など、多くの手間がかかっていました。

一方、電子帳票システムは、デジタル上ですべての工程を完結できます。帳票に関する手間を減らすことができれば、業務効率アップやコスト削減につながるでしょう。

ちなみに、帳票類を電子データで保管する際は、電子帳簿保存法における「電子データの保存要件」を満たす必要があります。帳票を単にデジタルで扱っているだけでは、保存要件を満たすことはできません。

電子データの保存要件は「真実性の確保」と「可視性の確保」の2要素があり、それぞれに細かな要件が課されています。

法律上の細かな要件を、自己管理のみで満たすのは困難です。一方、電子帳票システムには、各種保存要件を満たした製品が数多くあります。法令遵守の観点からも、電子帳票システムは役立つでしょう。

電子帳票システムが普及した背景

電子帳票システム普及の背景には、帳票の電子データ化に関する法律が整備されたことが挙げられます。

1998年に電子帳簿保存法が施行され、国税関係書類の電子データへの移行が始まりました。続いて2005年にはe-文書法が施行。国税関係書だけでなく帳票類全般が対象になります。その後も改正を重ね、有効な電子データの範囲が拡大し、電子帳票システム導入のハードルが下がっていきました。

今後は2022年1月の改正で、税務署長による承認の撤廃、タイムスタンプ緩和などが施行予定です。電子帳票システムを導入しやすい環境が整っていくため、さらに普及していくことが予想されます。

電子帳票システムの6つの機能

電子帳票システムの主な機能6つを、以下の表にまとめました。

上記6つの機能を用いれば、帳票の作成から保管までをデジタル上で一元化できます。連携や検索といったサポート機能もあるので、帳票データを利用する際に特別な手間が発生することもありません。

では、電子帳票システムを導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか？

電子帳票システムの5つのメリット

1、帳票管理の一元化で業務効率化

電子帳票システムを使えば、帳票類をパソコンで一括管理できます。紙媒体では手作業だった帳票の記入、郵送、保管といった作業をパソコン上で行えるので、業務の効率化が見込めます。

また、システムが機械的に管理するため、人為的ミスの軽減も期待できるでしょう。たとえば、帳票の自動読み機能を用いると、データの誤入力や修正の防止に活用できます。帳票の自動配信機能を設定すれば、誤った帳票の送信やメールの宛先間違いといったミスをなくせるでしょう。

人為的ミスが軽減されれば時間のロスも減り、さらなる業務効率の改善が可能です。

2、コストや手間の削減

続いてのメリットは、コストや手間の削減です。電子帳票システムを導入すると、紙の帳票作成や管理の手間をなくせるので、人件費を削減できます。さらに、ペーパーレス化により、用紙、切手、封筒といた諸費用もなくせるでしょう。

また、検索してすぐに目的のデータにたどり着けるので、帳票ごとに保管場所から探す必要がありません。帳票の確認や共有がスムーズになり、余計な手間を減らすことができます。他にも、保存期間を過ぎたデータの自動破棄機能など、電子帳票システムには社員の工数を削減する機能が搭載されています。

3、安全な帳票保管

電子帳票システムを用いれば、安全な帳票保管を実現できます。電子帳票システムにはユーザー認証やロック機能が備わっているので、帳票の閲覧や編集を特定の社員のみに限定可能です。

データ編集のログが残るタイムスタンプ機能により、データ改ざん防止にもなります。紙の帳票で起こりうる物理的な盗難や紛失も、電子帳票システムでは起こりません。

帳票は、企業の情報が含まれる重要なものです。保管場所に施錠する紙の帳票管理に比べ、電子帳票システムはより堅牢に管理できます。

4、環境対策による社会貢献

環境対策による社会貢献もメリットの1つです。今や企業には、利益追求だけでなく、環境活動や寄付といった社会的責任も求められています。そこで、電子帳票システムを導入すれば、ペーパーレス化による環境対策が可能です。

環境対策に取り組んでいる企業として、自社にクリーンなイメージを与えられ、社会的信用の獲得につながるでしょう。

5、災害時のデータ消失リスク軽減

電子帳票システムで帳票を管理すると、災害時のデータ消失リスクを抑えられます。電子帳票システムにはバックアップ機能があるため、会社が災害にあってもクラウドや自社サーバーから復元可能です。

紙の帳票の場合、災害時に消失してしまうリスクが高く、業務再開に支障が出る恐れがあります。電子帳票システムのデータはすぐに復旧できるため、災害対策としても有効です。

以上の5つが電子帳票システムのメリットでした。反対に、デメリットにはどのような要素があるのか確認しましょう。

電子帳票システムの3つのデメリット

1、新たなコストが発生

電子帳票システムを導入すると、紙の帳票ではかからなかった費用や手間が発生します。たとえば、導入依頼の費用、スキャンするための複合機やシステムを組み込めるパソコンの購入費、運用費など。運用のためのワークフロー作成も必要になるでしょう。

紙の帳票作成に比べれば手間を削減できるとはいえ、少なからず新たな手間が発生する点は注意が必要です。

2、サイバー攻撃の対象になる可能性

帳票を電子データ化すると、帳票の情報がネットワークに接続されることになります。ネットワークに接続する以上、サイバー攻撃の標的になる可能性はゼロではありません。

社外に公開していない情報であれば、直接標的になる可能性は低いでしょう。ですが、万一社内ネットワークに侵入された場合、帳票データが盗まれてしまうかもしれません。

紙で保管している場合に比べて、物理的な盗難や破棄による脅威は少ないですが、こうした新たな脅威が発生することに留意しましょう。

3、運用が浸透するまでは紙と電子の帳票が混在

電子帳票システムを導入してすぐに、全帳票の電子化に対応するのは困難です。電子化しやすいもの、使用頻度の高いものから電子化させていく場合が多いでしょう。

導入初期は紙と電子の帳票が混在するため、帳票ごとにどちらかに対応しているか確認したり、間違ったりする可能性があるので注意が必要です。

電子帳票システムを導入・運用するときは、上記3つのデメリットに気をつけましょう。

おすすめの電子帳票システム19選

「EdiGate POST（エディゲートポスト）」
大興電子通信株式会社

「EdiGate/POST（エディゲートポスト）」は、仕入先との EDI（電子化）を低コスト・短納期で実現できるクラウド型のWEBｰEDIサービスです。

社内システムと連携することで、仕入先との注文書発行業務のコスト削減や納期確認作業を軽減。リードタイムの短縮も実現します。操作方法はシンプル。インターネットに接続するだけでEDIが利用できるので、仕入先にも負担がかかりません。

EDIの標準的な帳票機能（見積依頼書、注文書、納品書、検収一覧表）を搭載し、それらの帳票を電子化（PDF化など）して配布ができます。

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「NSW-OCR」
日本システムウエア株式会社

「NSW-OCR」は手書き書類や帳票を自動でデータ化するサービスです。AIが文字識別することにより、高い識字率96.77%を実現 (※2020年NSWによる調査結果)しており、定型フォーマットの紙帳票を手入力している企業のデータ化に役立ちます。

APIや周辺システムとの連携など、OCRを利用した運用効率化の支援もしており、RPA等の自動化対応サービスと組み合わせることで飛躍的な効率化も実現できるでしょう。

また、自動仕訳機能オプション、IPアドレス制限オプションなども利用可能。無料トライアルキャンペーンでお試し利用もできます。

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「DD-CONNECT（ディ・ディ・コネクト）」
大興電子通信株式会社

「DD-CONNECT（ディ・ディ・コネクト）」は、電子契約の専門スタッフが システムの導入に関わる全てのお悩みを一手に引き受けるサービスです。

単なるシステムの販売だけではなく、システム検討～導入準備～社内展開～取引先への説明～導入後のサポートサービスまで、セット化し、一貫したサービスを提供してくれます。

導入前のコンサルタントはもちろん、運営維持のための作業代行など、充実のアフターフォローもあるので、安心してシステム導入や運用をしていけるでしょう。

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「FiBridgeII」
JFEシステムズ株式会社

「FiBridgeII」は、超高速での変換や検索が強みの製品です。独自開発のデータベースや多重処理によって、超高速での処理を実現。 1分で1万ページも取り込めるスピードを誇ります。

検索スピードだけでなく、操作性も魅力の1つ。メモを貼ったり、線を引いたりと、まるで紙を扱うように自由に操作できます。 豊富なオプション機能もあるので、さらなる利便性を求めて機能追加することも可能です。

セキュリティ面は、帳票ごとのアクセス権や機能の制限、操作ログの記録による不正防止といった機能が充実。安全に帳票管理できるでしょう。

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「楽楽明細」
株式会社ラクス

「楽楽明細」は、Web上で帳票発行できるクラウド型のサービスです。請求書や納品書、支払明細といった各種帳票を発行でき、早ければ 申込みから1ヶ月で利用できるスピードも持っています。

帳票発行に加えて、請求書の郵送代行サービス も実施。1通164円から依頼できるため、活用すれば請求書の封入や送付作業を削減できるでしょう。各種入力画面はわかりやすい仕様になっているため、パソコン操作が苦手な人でも安心です。

電子帳簿保存法に対応しており、国税関係書類から請求書まであらゆる帳票を管理できます。他にも、帳票の柔軟な発行方法、承認フローの設定、顧客からの返送機能といった、帳票管理業務をサポートする機能が満載です。

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「Contents EXpert/Digital Form」
NRIセキュアテクノロジーズ株式会社

「Contents EXpert/Digital Form」には高性能圧縮機能があり、 帳票データを平均で2割以下に圧縮 できます。帳票の電子化によって紙が減っても、データ量の増大を気にする人はいるでしょう。その点、「Contents EXpert/Digital Form」ならデータを圧縮して、サーバーへの負荷を軽減できます。

豊富な検索機能による、データの探しやすさも特長の1つ。たとえば、串刺し検索や、ユーザーによるコメント・付箋からの検索といった機能を搭載しています。これらの検索機能を用いれば、迅速に目的のデータを見つけられるでしょう。

また、セキュリティ対策として、監査認証機能があります。アクセスログや操作ログを出力することで、 帳票データの不正操作を監視します。

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「FNX e-帳票FAXサービス」
株式会社ネクスウェイ

「FNX e-帳票FAXサービス」は、クラウド型の帳票FAX送信サービスです。取引先によっては、紙でもらいたいという企業もあるでしょう。「FNX e-帳票FAXサービス」を使えば、帳票データをクラウドに送るだけで自動でFAXを送信してくれます。

いちいち帳票を印刷してFAXを送信する手間がないため、とても効率的です。サービス形態もクラウドなので、FAXのように サーバーや回線の準備も必要ありません。導入コストも低いサービスと言えるでしょう。

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「AUTO帳票EX」
日本テレネット株式会社

「AUTO帳票EX」も、クラウド型のFAX送信サービスです。自社で電話回線や機器を用意せずとも、データを アップロードするだけで指定した宛先にFAXを送信できます。

また、多数の他社製品と連携が可能です。連携によって郵送代行やWEB明細の発送もできるため、取引先の要望に応えつつも業務負荷を抑えられます。 料金は送信枚数による従量課金制 のため、使用した分しか費用がかかりません。それほどFAX送信が発生しない会社にとっては、お得な料金体系と言えます。

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「ナビエクスプレス」
NTTコムオンライン・マーケティング・ソリューション株式会社

「ナビエクスプレス」は、帳票の自動配信サービスです。帳票を全てWeb化して自動で配信 することで、紙の郵送に掛かる経済的・時間的コストを削減します。1送信あたり最大500MBまで送れるため、大容量のデータ送信であっても安心です。

各種セキュリティ対策も充実しています。SSL接続やサーバー上の暗号化 といったセキュリティ機能を搭載しているため、安全にデータを送信することが可能です。

加えて、トラッキング機能によって、送信先の受領確認ができます。従来の紙による郵送やFAXでは、本当に相手が受領したかは連絡がこないとわかりません。しかし、「ナビエクスプレス」はブラウザ上でデータのダウンロード状況がわかるため、確実なデータ送信が可能です。

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「Paples」
日鉄日立システムエンジニアリング株式会社

「Paples」の機能は、大きく5つに分けられます。作成、取込、保管・管理、活用、出力の5つで、それぞれの機能に特徴があります。たとえば作成なら、RDBやCSV形式の データを取り込むだけで、簡単に帳票作成 が可能です。帳票は他言語で設計できるので、日本語と英語の併記といったグローバルな帳票作成ができます。

保管・管理では、細かな設定を行えます。帳票の保管期間やユーザーの閲覧権限など、帳票の重要度に合わせて設定 できます。その他、「Paples」では多様なソリューションが用意されているので、目的に合わせて利用できるでしょう。

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「活文 Report Manager」
株式会社日立ソリューションズ

「活文 Report Manager」は、帳票を自動で分類し保存・管理するシステムです。自動で帳票の情報を読み取り、あらかじめ設定した分類項目にしたがって振り分けられます。 人の手を使わず正確に分類するため、打ち間違いや分類先の間違いといった人為的ミスを減らせるでしょう。

他にも、保管期限を過ぎた帳票の自動廃棄、出力された帳票の自動転送といった、徹底的な 自動機能のサポートにより手間を極限まで削減 できます。保管庫に格納された帳票データは編集不可能となるため、改ざん防止にも役立ちます。

電子帳簿保存法の保存要件を満たした証の「JIIMA認証」を取得したシステムなので、国税関係書類もまとめて管理可能です。

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「FileVolante」
JFEシステムズ株式会社

「FileVolante」は、オープン系システムとの連携に特化した帳票の管理・保管システムです。各種帳票設計ツールにおいて汎用性が高いPDF形式を採用し、多くの設計ツールとの連携を可能にしました。 異なる設計ツールのデザインを取り込める柔軟性が魅力です。

階層別表示や作成日別表示などでデータが探しやすく、インターフェースもシンプルな構成で直感的に操作できます。

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「SPA」
ウイングアーク1st株式会社

「SPA」は、AI OCRによる文書を電子化・保管・管理するソリューションです。AI OCRとは、紙面や画像の文字を認識しデジタル化する技術のこと。SPA独自のAI OCRにより、手書き文字や複数行の文章を正確にデジタル化します。さらに、認識率99.2%と非常に高精度です。

タイムスタンプ、検索、証跡管理機能が搭載されているので、電子帳簿保存法に対応しています。

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「DX Suite」
AI inside株式会社

「DX Suite」は、文書を高精度で読み取り、電子化、分類、管理するシステムです。独自のAI OCR「Intelligent OCR」で、アップロードした画像の文字をデジタル化します。活字だけでなく、手書き文字も読み取り可能です。

デジタル化した文書は自動で仕分けされ、まとめてアップロードしても種類ごとに分類されます。クラウド型サービスのため、 簡単に導入・利用開始できます。

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「FILIST」
株式会社イーバイピー

「FILIST」は、帳票をPDF化して管理する電子帳票システムです。PDF内のテキストを読み取り、帳票ごとに自動で分類。WordやExcelなどの Officeファイルにも対応しており、アップロード時にPDF化して保管されます。

その他、多彩な検索方法、データへの手書きメモ、付箋といった帳票の閲覧・管理に役立つ機能 が充実しています。マルチデバイスに対応しているので、社外からも帳票データに即座にアクセスできるでしょう。

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「クラウドERP freee」
freee株式会社

「クラウドERP freee」は、クラウド内で請求書や稟議書の申請、発行、管理が可能なツールです。 クラウド上でデータを共有 するので、申請の承認や精算処理をスピーディーに行えます。また、取引先との見積書や請求書の作成・送信といったやり取りも、オンライン上で完結できます。取引先がオンラインに対応していない場合も、 1通150円から郵送依頼が可能です。

クラウドに特化しているため、税制改正や法定要件変更への対応、新機能追加の更新などはクライアントのシステムに自動反映されます。

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「FineReport」
Fanruanソフトウェア株式会社

「FineReport」は、帳票の作成・管理とBI分析も可能な多機能システム です。多様なグラフや地図で経営ダッシュボードを作成、帳票データと併せて分析することで経営の課題や目標を可視化 できます。

Web帳票はレイアウトから自由に設計できて、データ出力、管理、権限機能といった基本機能が搭載。モバイル端末からもアクセス可能で、バイヤーや営業担当なども現場から即座に帳票データを確認できます。

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「e-image」
三菱電機ITソリューションズ株式会社

「e-image」は、帳票データの取り込み、配信、管理を行う電子帳票システムです。帳票定義機能が読み取った 帳票を自動で分類するので、管理の手間を削減。

帳票データを確認する際は、高精度・高速な検索機能 を用いて、目的のデータをすぐに取り出せます。さらに、電子帳簿保存法に対応しているので、厳格な帳票管理が実現できます。

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「OCRデザイナー」
株式会社ユニオンシンク

「OCRデザイナー」は、文書の読み取り・保管システムです。スキャンした紙面から、自動的に文字を読み取ってテキストデータ化。テキスト情報だけでなく、 イメージ画像も保存できます。

高速処理機能で複数の文書を連続で読み取れる ため、作業時間の短縮・効率化が図れるでしょう。データをCSVに出力し、他システムとの連携も可能です。

電子帳票システムを選ぶ3つのポイント

1、最も重要視する使用方法を考える

電子帳票システムを選ぶときは、作成、配信、管理のどの使用方法を重視するのか考えましょう。最重視する使用方法によって、選ぶべき製品も変わってきます。たとえば、帳票の取扱量が多く自動作成したいなら、自動読み取り機能のある製品 がおすすめです。

また、社外での利用を検討しているならマルチデバイスに対応しているか、現在使っている帳票のフォーマットに使えるかといった点も確認してください。電子帳票システムを導入するときは、自社の利用状況や目的に合う製品を選ぶことが大切です。

2、紙媒体のデータの取り込みやすさ

紙で保管していた帳票が多い場合、紙媒体のデータの取り込みやすさが重要になります。とはいえ、初めて電子帳票システムを導入する企業は、導入以前の帳票は紙のまま保管するケースもあるでしょう。しかし、紙のまま保管すると資料の劣化や紛失といったリスクや、帳票探しの手間があります。

紙のまま保管するデメリットを考えると、電子帳票システムの導入にあわせて、それまでの帳票も電子保管するほうが良いでしょう。その際、紙面のスキャン保存、テキストの自動抽出といった機能があるとスムーズに作業できます。膨大な紙のデータを電子化する場合、取り込みやすい機能の有無は要チェックです。

3、処理速度はスムーズか

取引先や関連企業が多い会社は、帳票量も膨大です。膨大な帳票をスムーズに扱うためには、システムの高い処理能力が欠かせません。処理能力が低いと、以下のようなケースが起きる可能性があります。

• 読み取りの反映が遅く、自動帳票作成に時間がかかる
• 文字入力やスクロールの反応が遅い・フリーズする
• FAX回線が少なく、いつまでも送信が終わらない

こういった事態が起きると、作業効率が悪くなります。膨大な帳票を電子帳票システムで扱う場合は、製品の処理能力にも注目してみてください。

以上3つの選び方を踏まえて、最適な電子帳票システムを検討しましょう。最後に、電子帳票システム導入後の注意点をお話します。

電子帳票システムを運用する際の3つの注意点

1、導入・運用コストがかかる

1つめの注意点は、導入・運用コストがかかることです。電子帳票システム導入にかかる初期費用は、決して安くはありません。多機能な製品であれば便利な反面、費用もかさみます。

扱う帳票が少ないと、場合によっては削減した人件費や手間よりも、月々のシステム費のほうが高くなる可能性があります。電子帳票システムを導入する前に、導入・運用コストの見積もりを依頼し、現在の運用コストと比較してみてください。

2、安定した環境が必要

電子帳票システムを運用する場合、企業側の安定した環境が必要です。帳票の保管期間は7年、欠損金が生じた年度は10年と定められているので、最大で10年分の帳票データが蓄積します。ですので、保管データがいくら増えても、安定して動作する性能が必須となるでしょう。

また、電子帳票システムはデバイス上で扱うため、サーバーやシステムがダウンすると利用できません。クラウド型の場合はネットワークに接続できないと、データにアクセスできなくなります。電子帳票システムを運用する際は、膨大なデータを扱えるデバイスに加え、安定したシステム環境が重要です。

3、業務フローの再構築

電子帳票システムを新たに導入するときには、業務フローの再構築をしなくてはいけません。紙の帳票で行っていた手書きや手入力、封入、仕分けといった作業がなくなる代わりに、帳票を電子で扱うためのルール作りが必要になります。たとえば、帳票管理の新たな手順の作成や、担当者、教育手順などです。

導入前に業務フローを再構築しておけば、紙から電子へスムーズに移行できるでしょう。

まとめ

ここまで、電子帳票システム21製品の比較や機能について紹介しました。最後に、解説してきた内容をおさらいしましょう。

• 電子帳票システムは、帳票の作成・配信・管理を一元化する
• 電子帳票システムを導入すると、コストや管理の手間を削減できて、セキュリティ強化にもなる
• 利用目的や帳票の量に合わせて製品を選ぶ
• 導入する際は、コスパ面の検討や業務フローの再構築が必要

電子帳票システムを使えば、スムーズな帳票管理ができます。各製品をじっくりと比較検討し、自社に合う製品を選びましょう。電子帳票システムについてさらに詳しく知りたい方は、ぜひ製品の資料を請求してみてください。