勤怠管理システムを導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。勤怠管理の効率化や打刻時間の把握以外にも、システム導入によるメリットは数多くあります。
本稿では、勤怠管理システムを導入することによって得られるメリットとデメリットについて解説します。また、製品選定時にチェックしたいポイントも紹介しますので、勤怠管理のシステム化を検討されている場合はぜひ参考にしてください。
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勤怠管理システムを導入する8つのメリット
勤怠管理システムは、従業員の勤怠状況をリアルタイムで管理できる便利なシステムで、導入するとさまざまなメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのかを順番に解説します。
1、打刻時間の正確な把握が可能
勤怠管理システム導入により、打刻時間の正確な把握が可能です。従来のタイムカードやPC上でWeb打刻を行うだけでは、打刻時間が正確だと保証することはできません。
しかし勤怠管理システムなら、GPSや生体認証（指紋認証や顔認証など）情報、PCの電源ON・OFF情報を組み合わせることで打刻時間を正確に把握できます。
2、不正打刻を防止
従来のタイムカード運用やPCからの打刻だけなら、打刻時間の不正な操作が可能です。また、長距離運転で直行直帰の多い運輸業や夜間勤務・休日出勤などの場合、正確な勤務時間の把握は困難です。
しかし先述のように打刻のタイミングで本人確認を行う仕組みなどがあれば、不正打刻を防止できます。スマホ対応をしている勤怠管理システムなら、GPSの位置情報も合わせて確認することで、勤務時間を把握しやすくなります。
3、労働基準法違反の防止
従業員の労働状況が把握できていないと、いつの間にかサービス残業や長時間労働などを見逃してしまい、労働基準法に違反する状況になりかねません。
勤怠管理システム導入により労働時間を正確に把握できるため、問題のある勤務状況を予防する機能を提供しています。例えば、36協定や4週4日の休日などのルールに違反している従業員がいる場合、労務管理者にアラートを上げる仕組みを持つ製品もあります。
4、リアルタイムな勤怠状況の可視化で管理しやすい
勤怠管理システムでは、リアルタイムに従業員の勤務状況を把握できる一覧を提供しています。各部門の役職者や人事の労務管理者は、常に最新の勤怠情報を確認できる仕組みです。
最新の勤怠状況を可視化することで、労務管理上問題になりそうな従業員や部署をいち早く把握。より早い段階での対策が可能になります。
5、労務管理業務効率化によるコスト削減
労務管理業務は、勤務時間や残業時間などの労働時間だけでなく、代替休暇・有給休暇など各種休暇の管理（申請と承認・取得状況・取得日数）も求められます。これらの情報をExcelなどで管理する手間は大きく、従業員数が増加すると対応しきれなくなります。
勤怠管理システムを導入することで、労働時間や休暇に関する情報は従業員の入力と同時に、すべてシステムが反映。労務管理者の手を煩わせることもありません。手作業によるミスもなくなります。
6、モバイルデバイス対応で働きやすさ向上
モバイルデバイス対応によって社外からの打刻が可能になると、打刻する従業員側も帰社する必要がなくなり、移動の負担が軽減されます。
またテレワークの勤怠管理もでき、従業員の働きやすさが向上します。
7、法改正対応の手間を軽減
勤怠管理に関する法令はしばしば改正されるため、そのたびに対応する必要があります。手作業で勤怠管理を行っている場合は、就業規則の改正とともにExcelの計算式なども修正が必要です。手作業で行うため、反映もれや修正ミスなどが起こる可能性もあるでしょう。
クラウド型の勤怠管理システムなら、システム側で法改正対応が行われるため、利用企業の負担はほとんどありません。オンプレミス型の勤怠管理システムの場合も、運用保守サービスの範囲内で法改正に対応されます。
ただし、法改正対応を有償で行っている製品もあるため、製品を比較検討する際は、法改正対応がどのようになっているかを確認する必要があります。
8、他システムとの連携によるバックオフィス業務効率化
勤怠管理システムは、他システムと連携することによって、さらなる業務効率化が可能となります。
特に給与計算システムとの連携は、負担の大きい給与計算業務の負担を大幅に軽減できるためおすすめの組み合わせです。勤怠管理システムで従業員が勤怠状況を入力するだけで、自動的に給与計算システム側で、雇用形態や就業形態に合わせた給与計算がリアルタイムでできるようになります。
また、健康管理システムと連携することで、従業員の健康状態もリアルタイムでのモニタリングが可能です。モニタリングの結果、長時間労働など勤務状況に問題のある従業員に対し、早めのフォローもできるようになり、従業員の健康を守るのに役立ちます。
ここまでで、勤怠管理システムを導入するメリットを8点紹介しました。次に、勤怠管理システム導入時に関係するデメリットについても解説します。
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勤怠管理システム導入時に注意したい4つのデメリット
勤怠管理システムは業務効率化に役立ちますが、導入時に注意したいデメリットもあります。デメリットも把握しておくことで、よりスムーズな導入ができるため確認しておきましょう。
1、就業規則への対応が難しい可能性
勤務管理システムは、どこまで複雑な就業規則に対応できるか製品によって違いがあります。せっかく選んだ製品なのに、就業規則をシステム上ですべて再現できない可能性もあります。
雇用形態や勤務形態が多い場合や、多くの職種がある企業の場合、就業規則が複雑になるケースが多く見られます。雇用形態なら正社員・契約社員・地域限定社員・パート・アルバイトなどが、勤務形態ならフレックス制度やシフト制などがあり、組み合わせが複雑になります。
製品導入前にはメーカーに相談し、自社の就業規則がどこまでシステム上で実現できるか確認を忘れないようにしましょう。
2、想定以上に導入コストがかかる場合がある
自社の就業規則を再現できるシステムが見つからない場合は、必要に応じてカスタマイズも検討する必要があります。しかしカスタマイズには多額の費用が掛かるため、想定以上に導入コストがかかる可能性があります。
製品選定時には、メーカーに問い合わせて、自社の就業規則がどこまで再現できるか、またその場合いくらかかるのかをあらかじめ確認しましょう。
3、社内浸透の工数がかかる
従業員に対するシステム利用の説明会を複数回開催する、操作マニュアル作成、といった作業は工数がかかります。システム導入直後は問い合わせ対応もある程度多いと考えて予算を確保しなければなりません。
勤怠管理システムを社内に浸透させるためにはある程度工数がかかると考えて、スケジューリングや予算確保を進めましょう。
4、費用対効果が見えにくく経営層の理解が得られない場合も
勤怠管理システムの費用対効果は、目には見えにくいため経営層の理解が得られないこともあります。事前に1年間の勤怠管理業務にかかる工数と勤怠管理システム導入後1年間の総コストを試算しておき、費用対効果を数値で示すことが重要です。
勤怠管理システム選定時のチェックポイント6つ
勤怠管理システムを選定する際、確認しておきたいポイントを解説します。これらのチェックポイントを確認して、自社に合った製品を選ぶようにしましょう。
1、自社の勤務形態、雇用形態に対応しているか
自社の勤務形態や雇用形態に対応しているかどうかは、勤務管理システムを選定する際必須の確認事項です。どこまで対応しているかは、メーカー側にしか分からないため、気になる製品があれば個別に問い合わせをして、どこまで対応可能かを確認しましょう。
また、自社と似た就業規則の同業他社の導入実績がある製品なら、カスタマイズが必要だったか確認することも重要です。カスタマイズが必要な場合は費用が多くかかるため、事前に把握しておきたいポイントです。
2、自社に適した提供形態か
勤怠管理システムの提供形態は、大きくオンプレミス型・クラウド型に分かれます。オンプレミス型の勤怠管理システムは、自社内にサーバー環境を構築するため導入コストや保守運用の人件費も必要ですが、自由なカスタマイズが可能です。
クラウド型の勤怠管理システムは、複数の打刻方法が利用でき、モバイルデバイス対応も標準で利用可能です。ただし、カスタマイズできる範囲がオンプレミス型に比べて少ない点はクラウド型のデメリットです。
近年は、低コスト・短期間で導入できるクラウド型の勤怠管理システムが人気です。ただ、特殊な就業規則でカスタマイズが必要な場合は、オンプレミス型の方が向いています。
3、従業員や管理者にとって使いやすいか
勤怠管理システムは、日々利用するシステムです。そのため操作性の確認も、製品選定時には欠かせません。無料プランや期間限定のトライアル版など、操作確認ができる方法があれば、従業員や管理者に実際の操作性を確認してもらい、より使いやすいシステムを選びましょう。
4、自社の利用したい打刻方法が提供されているか
勤怠管理システムが提供する打刻方法は、製品により異なります。打刻方法には、入館証、スマートフォン、自席のパソコンなどがありますが、自社の環境によっては利用できる打刻方法が限られる点は要注意です。
自社の利用したい打刻方法が提供されているかも、忘れずご確認ください。
5、既存システムとの連携しやすさ
既存システム、特に給与計算システムと連携しやすいかも、勤怠管理システムを選定する際の確認ポイントです。
人事系のシステムには、勤務管理や給与計算などの機能単位で提供され、好きな機能を選択して使えるものもあります。すでに自社で使っている給与計算システムがあれば、そのシステムと連携可能かどうか確認してみましょう。
6、サポート体制は求めるレベルか
勤怠管理システムの導入前後は、操作マニュアルの作成や従業員への説明会、問い合わせ対応などの作業が山積みになります。これらの作業を支援するサポート体制が整っているかどうかも確認が必要です。
手厚いサポート体制を望む場合は、求めるレベルのサポートメニューが整っているか、専任の担当者がつくかなどを確認しましょう。
勤怠管理システムを導入して業務効率化を！
勤怠管理システムを導入することで、労務管理の業務を効率化できます。また従業員の勤務状況をリアルタイムで把握して、労務管理上問題のある従業員へいち早く対応することも可能です。
勤怠管理システムを選ぶ際は、自社の就業規則にすべて対応できるかどうかや操作性を確認し、使いやすく就業規則を確実に再現できる製品を選びましょう。
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