建設業の請求書は書き方が難しい？注意点や効率化におすすめのツールを解説

ビジネス上の取引において不可欠なのが請求書の発行です。建設業においては他の業種とは異なり、独特の商慣習やルールに沿って請求書を作成しなければなりません。

そこで今回の記事では、建設業における請求書を作成する際のポイントや注意点、さらには請求書作成の効率化を実現するために不可欠なWeb請求書システムについても詳しく解説します。バックオフィス部門や営業部門の業務効率化を目指している建設業の経営者や、経理部門の担当者はぜひ参考にしてみてください。

建設業における請求書の特徴
請求書を作成する際の注意点2つ
請求書を作成する方法2つ
建設業の請求書作成にはWeb請求書システムが最適
建設業におすすめのWeb請求書システム3つ
建設業の請求書作成を効率化し生産性アップ

建設業における請求書の特徴

請求書とは一般的に、商品やサービスの売買契約を行い、1カ月ごと、または売買のたびに発行する書類のことを指します。請求書発行のタイミングは、取引先との契約条件によって取り決めを行うのが原則です。

しかし、建設業においては、一般的な小売業とは異なり、建物や家屋などを実際に引き渡すまでに何度かに分けて請求書を発行するのが一般的となっています。たとえば工事を始める前の「着手金」、工事中に支払う「中間金」、引き渡し時に支払う「最終金」などがあり、どのタイミングでどの程度の金額を支払うのかは、顧客との契約内容によって変わります。

請求書を作成する際の注意点2つ

建設業における請求書の作成にあたっては、いくつか注意しておかなければならないポイントがあります。今回はその中から、2つのポイントに絞って解説しましょう。

1、請求方法の事前説明

建設作業を依頼する顧客によっては、一般的な請求書発行のプロセスと同様に、すべての工事が完了してから一括で支払うものであると考えているケースも少なくありません。

しかし、冒頭でも紹介したように、建設業においては着手金や中間金、最終金など複数回に分けて入金されるのが慣例となっており、このような仕組みを事前に説明のうえ、他の業種とは異なるプロセスであることを事前に理解してもらうことが重要です。

2、専門用語を極力使わない

2点目のポイントとしては、明細書に内訳を記載する際に、専門用語を使わずに分かりやすい言葉で表現することが重要です。

建築関係の取引先などの場合は先方も内容を理解しやすいですが、一般の顧客が相手となると内訳に記載された内容が分からないケースも少なくありません。顧客からの不信感を招かないようにするためにも、十分な配慮が求められます。

請求書を作成する方法2つ

請求書を作成するためにはどのような方法があるのでしょうか。今回は代表的な2つの方法を紹介します。

1、表計算ソフト・文書作成ソフト

エクセルやワードなど、汎用的なソフトでも請求書を作成できます。日常業務で使用しているソフトを活用することでコストもかからず、もっとも手軽な方法といえるでしょう。また、使い慣れているソフトだからこそ、スムーズに操作ができるのも魅力のひとつです。

さらに、あらかじめ請求書のフォーマットを作成しておけば、内訳やそれぞれに対応した金額を入力するだけで請求書作成を効率化できます。最小限のコストに抑えられると同時に、工夫次第で業務効率化に貢献できるのは表計算ソフトや文書作成ソフトの大きなメリットといえるでしょう。

2、Web請求書システム

見積書や納品書の作成、入金管理など一連の業務内容を考えると、表計算ソフトや文書作成ソフトよりもWeb請求書システムの活用がおすすめです。たとえば、作成した見積書をベースに請求書にデータを引き継ぐことができ、会計担当者の業務負担軽減につながると期待できます。

表計算ソフトや文書作成ソフトは工夫次第で作業を効率化できますが、高度なスキルが求められることも事実です。関数やマクロなどを扱うスキルに自信がない方にとって、標準で便利な機能が網羅されているWeb請求書システムは安心して利用できるでしょう。

また、会社全体として生産性を上げるためには、会計ソフトとの連携が可能なWeb請求書システムの活用が適しているともいえます。

建設業の請求書作成にはWeb請求書システムが最適

クライアント先に訪問して見積もり内容を相談する場合などは、その場でデータの更新ができるWeb請求書システムが最適です。また、建設業はクライアント間だけではなく、部材の納入業者や外注工事会社など、数多くの関係先と請求書のやり取りを行うケースが多いもの。関係先が増えれば増えるほど経理上の管理が複雑化してしまいますが、Web請求書システムを活用すれば取引先ごとに合算請求や定期請求の作業も効率化できます。

取引先によっては書面での請求書送付を求めることもあれば、PDFなどのデータで求めるケースもあるでしょう。Web請求書システムはニーズに応じて臨機応変にさまざまな発行方法に対応できるのも大きな魅力のひとつといえます。

これらの理由から、建設業における請求書発行は表計算ソフトや文書作成ソフトよりも、Web請求書システムの活用が適していると考えられるのです。

建設業におすすめのWeb請求書システム3つ

一口にWeb請求書システムといってもさまざまなサービスがあり、どれを選べば良いのか迷ってしまう方も多いことでしょう。そこで、建設業におすすめのWeb請求書システムを3つ紹介します。

1、「BtoBプラットフォーム請求書」／株式会社インフォマート

BtoBプラットフォーム請求書は、50万社を超える企業から支持されているWeb請求書システムです。請求書の作成および承認がWebで完結し、請求書の発行コストが約67%、受領後の処理コストを77%削減できる効果が見込めます。

請求書のタイトルおよび帳票項目は自由に設定で、請求書の郵送代行にも対応。また、クラウドサービスとしての形態で提供されているため、複数の端末で場所を選ばずに請求書作成がスムーズに行えるのも大きなメリットといえます。

特に建設業における請求書では、帳票項目を自由に設定できるのは大きなポイントといえるでしょう。顧客や取引先にとって分かりやすい項目の請求書を作成するためには、不可欠な機能のひとつです。

2、「請求管理ロボ」／株式会社ROBOT PAYMENT

請求管理ロボは、大企業から中小企業まで幅広く対応しているWeb請求書システムです。Salesforceなどの営業支援システムや、会計ソフトとの連携も可能で請求書発行のプロセスおよび工数を大幅に削減できます。

また、CSVファイルからのインポートも可能で、データの引き継ぎが簡単な仕様となっており、これまでエクセルで請求書の作成および管理をしていた企業にとって最適なシステムといえるでしょう。「Web請求書システムを導入したは良いものの、その後のデータ移行作業が膨大になるのではないか」と不安に感じている方にとっても安心のシステムです。