給与明細の電子化には、ペーパーレス化や郵送や配布に伴う人件費の削減などメリットが多く、導入する企業が増えています。本稿では、給与明細を電子化することでできることや、メリット・デメリットについて解説します。また、おすすめのWeb給与明細システムも紹介していますのでぜひご一読ください。
給与明細の電子化とは
給与明細電子化とはその名の通り、紙で手渡しで行っていた給与明細を電子データ化し交付することです。電子化はペーパレス化をはじめさまざまなメリットがあるため、既に多くの企業で実施されています。しかし、タイミングが掴めずまだ切り替えできていないという企業もいるでしょう。ですが、以前よりテレワーク導入がグッと進んでいる今こそ切り替えに適したタイミングかもしれません。
給与明細電子化の方法
給与明細を電子化し交付するにはいくつか方法がありますが、おすすめなのはWeb給与明細システムの導入です。Web給与明細システムは、給与明細・賞与明細・源泉徴収票を自動で配布することができ、製品によってはスマホやタブレットなどの端末からの閲覧も可能です。配布する側は手間が軽減し、受け取る側も管理が楽になるので、双方にとってメリットがあると言えます。
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Web給与明細システムで実現できること3つ
ここからはWeb給与明細システムではどのようなことができるか、その基本機能を3つ紹介していきます。
1、給与明細書の自動配信
Web給与明細システムでは、作成した給与データを給料日にメールやWebで自動配信が可能です。従業員は、すぐに給与明細を確認できるだけでなく、長期休職などで長期間職場に行けない場合も、給与日当日に明細を確認できます。
給与明細の自動配信により、郵送や職場での配布作業にかかる人件費を削減でき、コスト面・人的リソースの節約ができる点は、企業側の大きなメリットです。
2、給与データの自動取り込みが可能
Web給与明細システムと給与計算システムを連携させることで、給与計算システムから給与データを自動的に取り込むことが可能です。給与データ取り込みの自動化により、給与データを手動で取り込む手間が不要になります。
また給与計算システムのデータ取り込みから給与明細の発行・配信まですべての工程を自動化することで、給与明細に関する業務の効率化が進みます。
3、給与明細書フォーマットの作成
Web給与明細システムでは、自社の形式に合わせて給与明細書フォーマットを作成できます。正社員用・パート用・アルバイト用など、雇用形態に合わせて複数のフォーマットも作成可能です。
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給与明細を電子化するメリット4つ
給与明細を電子化することで得られるメリットは、業務効率化やコスト削減などさまざまです。具体的にどのようなメリットがあるのかを解説します。
1、業務効率化
給与明細を電子化すると紙の給与明細書を扱う業務が大幅に効率化します。効率化できる主な業務は以下の通りです。
- 給与データから紙の給与明細書を作成する業務（印刷・給与データ連携など）
- 紙の給与明細書を各従業員に配布する業務
- 休職などで給与明細書を受け取れない従業員に向けた郵送業務
従業員の多い会社は、給与管理システムから紙の給与明細書に印刷するだけでも大きな負担です。また、紙の給与明細書を各従業員に配布する業務も、大人数・多拠点の場合は無視できません。育児休職などで給与明細書を手渡しできない場合は、自宅への郵送も必要です。
給与明細を電子化してWeb給与明細システムで自動配信することで、郵送や配布のコストはなくなります。
2、コスト削減
給与明細を電子化すると、紙の給与明細書を運用するときにかかっていたコストが削減できます。削減できるコストは、主に以下の通りです。
- 印刷代
- 紙代
- 郵送にかかる費用（郵送代、封筒代）
- 紙の給与明細書関連の業務（業務効率化で紹介した業務）にかかる人件費
紙での運用がなくなった場合、紙にかかる費用や印刷する際にかかる費用、郵送に必要となる封筒代や郵送代は削減できます。また、紙の給与明細書運用業務にかかっていた人件費も削減可能です。
3、給与明細管理の簡略化
紙の給与明細書を管理していると、過去のデータをすぐに調べたいと思った場合にも、保管している場所から必要な明細書を取り出して確認する手間がかかります。
Web給与明細システムで給与明細書を確認する場合は、システムにアクセスしてすぐに給与情報を確認可能です。給与データの保存期間が決まっている場合は、給与明細書のファイルをダウンロードする手間はかかりますが、紙の保存に比べると保存の手間は少なくなります。
4、紛失防止
紙の給与明細書は、どうしても紛失のリスクがあります。どこに保管したか忘れたり、どこかに置き忘れたりといったケースが想定されます。給与明細書には氏名や従業員番号など個人情報も含まれるので、セキュリティ面での紛失には注意しなければなりません。
給与明細を電子化していると、紙のように物理的な紛失リスクは回避できます。過去の給与明細書が必要になったときも、すぐにシステムから明細データをダウンロードして印刷するだけです。
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給与明細を電子化するデメリット4つ
大きなメリットのある給与明細電子化ですが、電子化によって発生するデメリットも存在します。給与明細の電子化を検討している場合は、どのようなデメリットがあるかも確認しておきましょう。
1、従業員側の同意が必要
2006年（平成18年）4月1日施行の税制改正において、給与明細も電子交付が可能となりました。ただし法律では、給与明細の電子交付に対して、事前に従業員から承諾を得なければならない、と定められています。従業員からの承諾を得るよう、忘れず準備を整えなくてはならない点はデメリットと言えるでしょう。
2、給与システムとの相性がある
すでに給与システムを導入している場合、選択するWeb給与明細システムとの相性が悪い場合もある点には注意しなければなりません。給与システムとWeb給与明細システムとでは給与データのフォーマットが違う場合、データの整形作業が必要になり、その分コストがかかります。
3、情報漏洩の可能性がある
電子データにはつきまとうリスクとして、情報漏洩リスクがある点も要注意です。メールで給与明細データを送信する場合は、誤送信やハッキングなどの攻撃が予想されます。社内、あるいはWebから給与明細データをダウンロードした後の管理にも注意しないと、ファイル流出のリスクもあります。
ウイルス対策ソフトによるウイルスチェックや社内システムのセキュリティ対策は重要です。さらに、給与明細データの暗号化やパスワード付与など、できる限りの対策を検討しましょう。
4、利用料金が必要になる
紙の給与明細書の運用には、利用料金はかかりません。しかしWeb給与明細システムを導入するとシステムの導入コストや月額料金、保守運用コストなどが必要となります。紙の給与明細書にかかっていたコストとシステム導入・運用コストを天秤にかけ、コスト的にもメリットのある製品選びが重要です。
おすすめWeb給与明細システム5選
ここからは、おすすめのWeb給与明細システムを紹介します。給与明細の電子化を検討しているなら、ぜひチェックしてみてください。
1、SmartHR（株式会社SmartHR）
「SmartHR」は、人事労務管理に関する機能を豊富に備えたクラウド人事労務サービスです。電子給与明細や源泉徴収票の発行・配布はもちろんのこと、人事情報の管理・活用、電子申請、アカウント管理やマイナンバー管理もできます。
従業員数30名までならずっと無料で利用できる「¥0プラン」も用意されています。50名以下の企業向けにはスモールプランがあり、こちらも14日間試用できるため、操作感を確認する場合には試用版を活用しましょう。
2、マネーフォワードクラウド給与（株式会社マネーフォワード）
「マネーフォワードクラウド給与」もクラウドサービスとして利用できる給与計算サービスです。給与計算機能もWeb給与明細も備わっているため、連携の手間も不要で給与データからすぐに電子化した給与明細書を発行・配布できます。給与計算とWeb給与明細システムをセットで導入したい場合に適した製品です。
3、人事労務freee（freee株式会社）
「人事労務freee」は、年末調整や給与事務・勤怠管理などを管理できるクラウド人事労務サービスです。勤怠管理もできるため、勤怠データから給与計算・給与明細書の発行まですべてシステム内で処理できます。他社の勤怠管理システムやSlackなどとも連携可能で、自社の環境に合わせた使い方も可能です。
4、ジョブカン給与計算（株式会社Donuts）
「ジョブカン給与計算」は、給与計算・賞与計算など給与計算と明細発行機能がセットになったクラウド給与計算サービスです。機能は給与計算と明細発行に特化しており、勤怠管理はジョブカン勤怠管理と連携、従業員管理はジョブカン労務管理と連携するようになっています。
5、Pay-Look（株式会社クリックス）
「Pay-Look」は、シンプルなクラウドWeb給与明細サービスです。給与データのCSVファイルをPay-Lookにアップロードするだけで、給与明細を発行できます。シンプルなWeb給与明細機能だけを利用したい場合は、本サービスがおすすめです。
Web給与明細システムで給与明細を電子化する際の注意点3つ
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Web給与明細システムを利用して給与明細を電子化する際に注意したいポイントを3点紹介します。
1、従業員に同意を得なければいけない
先述のとおりWeb給与明細システムの導入前には、給与明細を電子化することについて従業員の同意を得なければなりません。システム導入前に、事前に承諾を得るよう準備を進めましょう。
給与明細の電子化に対する理解を得るための説明も重要です。Web給与明細システムを導入して給与明細書を電子化することで、従業員側にどのようなメリットがあるのかを十分説明するようにしましょう。
2、セキュリティ面を考慮する
電子データには、常に情報漏洩のリスクが付きまといます。企業側はセキュリティ体制を整えなくてはなりません。Web給与明細システムの認証で多要素認証がサポートされていれば導入する、給与明細データそのものや通信経路の暗号化など、可能な限りの対策を行いましょう。
従業員側も、Web給与明細システムや給与明細データの扱いには注意してください。ウイルス対策ソフトの導入やID・パスワードの管理などセキュリティ対策を行いましょう。
3、外部システムと連携できるかを把握する
自社ですでに導入している給与計算システムや勤怠管理システムなど、Web給与明細システムに関係するシステムと連携が可能かどうかも要確認です。製品を選定しても、既存システムとの連携が難しいと業務効率化の効果が低くなる可能性もあります。
Web給与明細システムで給与明細を電子化して業務効率化UP
Web給与明細システムを利用して給与明細を電子化することで、業務を効率化でき、さらに紙の給与明細書に関わるコストを削減できます。今後も、給与明細を電子化する流れは続くと考えられます。
どのWeb給与明細システムを選ぶか検討中の場合は、ぜひ以下の記事も参考にしていただき、製品の詳しい情報をご確認ください。
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