働き方改革や在宅勤務の普及により働き方にも多様性が生まれています。勤怠管理の面でも様々な働き方に対応する必要があるのではないでしょうか。この記事では勤怠管理の目的や方法を解説し、紙での勤怠管理に潜むリスクやデメリット、また勤怠管理ツールを導入した際のメリットを紹介していきます。
勤怠管理とは？
勤怠管理とは使用者が労働者の勤務時間、勤務状況を適切に管理することを言います。始業から終業までの労働者の勤務時間を適切に把握することは使用者の責務でもあります。
近年では平成29年1月20日に「労働時間の適正な把握のために使用者が構ずべき措置に関するガイドライン」が策定されたことや働き方改革の影響から、ますます勤怠管理が重要視されています。
労働時間の適切な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準
勤怠管理の目的
正確な給与計算と労働者保護の目的で勤怠管理が重要視されています。
特に労働者保護の目的においては超過労働時間削減のために勤怠管理による労働時間の適切な把握が必要です。
厚生労働省では時間外労働が月100時間または2~6か月平均で月80時間を超えると健康障害のリスクが高まるとされています。長時間の労働や深夜労働は身体に重大な影響を与える可能性があるのです。
このような事態を引き起こさないためにも勤怠管理は適切に行われる必要があります。
勤怠管理の方法
勤怠管理の方法には様々な種類があります。
代表として、紙媒体に直接記入するものやタイムカードやICカードを使用するもの、アプリやウェブツールを利用するものが挙げられます。
紙での勤怠管理
紙での勤怠管理は出勤時と退勤時に所定の出勤簿に従業員が記入する形で行われます。
手書きなので正確性に欠けることや、記入欄がずれてしまうと修正に手間がかかることもありますが、紙とペンがあれば簡単に記入することができるのでコストがかからないのが特徴です。
タイムカードでの勤怠管理
タイムカードでの勤怠管理は従業員がタイムレコーダーにカードを挿入し、機械が時間を記入する方法で行われます。集計も自動で行ってくれるタイプのものもあり紙での勤怠管理に比べると正確に記入、集計できると言えます。
正確な時間が記入されることや、集計の際に手間がかからないのでミスが起きにくいことがメリットです。また、単に時間を記録するだけの機能のものから、勤務時間を集計できるもの、データ化して給与計算ソフトに出力するところまでできるものと様々な種類があります。
ツールを使った勤怠管理
勤怠管理に使われるツールは有料のものから無料のものまで様々な種類があります。時間を記録するだけではなく、クラウド上でシフトを作成したり休暇申請を出すことも可能です。
打刻に関してもカードを持ち歩かなくてもウェブ上で打刻できるものなどもあるので、紙やタイムカードを使った勤怠管理とは大きく異なります。
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紙ベースの勤怠管理におけるリスク・デメリット3点
紙での勤怠管理には、どのようなリスクが潜んでいるのでしょうか。
具体的には、人の手による記入である点、管理の弱点となる手間や保管に関するリスクが挙げられます。また、人件費という観点からも紙での勤怠管理にはデメリットが見られます。
紙で勤怠管理を行うリスク・デメリット1：データの正確性に不安がある
紙を使った勤怠管理は従業員が記入します。人が記入するので残業時間を含めずに記入してしまう場合や記入漏れの可能性があります。また、出勤退勤の時刻を詐称できる可能性がある点も問題です。
また集計、計算も人が行うためその時にミスが起きる可能性もあります。データの正確性という点ではタイムカードや勤怠管理ツールに分があると言えるでしょう。
紙で勤怠管理を行うリスク・デメリット2：記入・管理にコストがかかる
リスク1でも触れたように、紙での勤怠管理は記入、集計を人の手で行います。この手間と時間がデメリットだと言えます。
記入項目が多ければ多いほど管理者の手間も増え、勤怠管理関連の作業に時間を奪われてしまいます。勤怠管理に管理者の人件費を当てていると考えると、よりデメリットであることがわかります。
紙で勤怠管理を行うリスク・デメリット3：紛失の恐れがある
紙で勤怠管理を行うことのリスクとして、紛失の恐れがあるということが挙げられます。
月に一度集計する時までに紙を保管しておく必要があり、従業員が多い場合などにはその保管場所も考えなければなりません。集計の際に紛失や漏れが見つかると適切な給与計算が出来なくなってしまうので注意が必要です。
出勤簿は3年間保管しなくてはならないと定められているため、過去3年分以上の紙媒体を保管しておく必要があり、やはりスペースなどの観点からもデメリットであると言えます。
また令和2年4月1日施行の労基法第109条では出勤簿の保管期間は、当分の間は3年とされていますが、5年に改正されることが決まっています。
労働基準法には5年と記されていますが、当分の間は3年となっています。 勤怠管理システムのおすすめ製品比較記事を見る
勤怠管理ツールを導入する4つのメリット
勤怠管理ツールは昨今の働き方にあった勤怠管理の方法と言えます。その理由は、後述する4つのメリットにあります。
代表的なものとしては出社せずとも出勤退勤ができることや、有給申請に余計な手間がかからないことがメリットです。
勤怠管理をツールに一元化してしまうことで人的コストや記入時のミスが減り正しく給与計算、勤怠管理が行えます。
勤怠管理ツールのメリット1：正確な勤怠データの把握
勤怠データの正確性がメリットの1つです。勤怠管理ツールを使えば誰がいつどこにいても正確に勤怠管理を行うことができます。
在宅で働いている従業員や派遣社員などイレギュラーな働き方も同様に管理できるので、紙での勤怠管理よりも複雑な条件でも正確にデータの記入、集計が行えます。
また、勤怠管理ツールを使うことでリアルタイムでの申請ができるため、シフトの作成や休暇取得もスムーズに行うことができます。
勤怠管理ツールのメリット2：勤怠管理・給与計算の効率化
紙やタイムカードでの勤怠管理は月ごとに紙やカードを収集して手作業でエクセルに打ち込むなどして計算する必要がありました。
しかし、勤怠管理ツールには給与計算ソフトに連携できる機能が備わっているものがあるので勤怠管理、給与計算の効率化に繋がります。
勤怠管理ツールのメリット3：法改正にも自動対応
勤怠管理をする上で重要になってくるのが労働基準法です。近年の働き方改革では「36協定」などの法改正がなされ働き方の見直しが図られました。
勤怠管理をする上でも法律の改正に対応していく必要がありますが、紙での勤怠管理の場合には法改正のたびに改正箇所の見直しをしなければなりません。
勤怠管理ツールにはそのような法改正にも対応しているものがあるので安心して勤怠管理をすることができます。
勤怠管理ツールのメリット4：管理コストの削減
紙での勤怠管理における管理コストは経理の人件費、紙代、印刷費などが挙げられます。中でも経理の人件費を手作業での勤怠管理や集計、給与計算に奪われてしまうことは効率的とは言えません。
勤怠管理ツールで自動管理することによって、同じ人件費でもより多くの仕事に着手できます。
勤怠管理ツールへの移行を検討しよう
今回は勤怠管理を紙で行うことによるリスク・デメリット、勤怠管理ツールを導入することで得られるメリットについて紹介しました。
勤怠管理ツールは正確性、法改正への対応、人件費などのコストパフォーマンスの上昇がメリットとして挙げられます。
今後法改正への対応や従業員の新たな働き方への変更を考えている方、勤怠管理にかかっている管理コストを削減したいと考えている方は、ぜひ資料請求ボタンから各社の勤怠管理サービスを比較し、自社に最適な勤怠管理ツール導入を検討してみてください。
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